Написание навыков - Общение со словами

Из всех классов, которые я получил в колледже и аспирантуре, эти два, которые помогли мне больше всего в моей карьере, были английская композиция и деловой английский. В этих классах я изучил эффективные навыки письма, которые я использовал в каждой работе, которую я когда-либо имел. Никакой другой работы, кроме моей работы на этом сайте, не было написано как часть моего описания работы. Несмотря на это, я должен был писать на каждой работе, и было само собой разумеющимся, что я смогу это сделать.

Это относится к большинству заданий - нужно ли писать внутренние заметки, отвечать на запросы клиентов или помогать создавать рекламные материалы. Написание красивой прозы и поэзии - это талант. Написание эффективно, однако, является навыком, который можно изучить.

Организуйте свое письмо

Если вы составляете записку своему сотруднику или отчет для своего босса, вы должны решить, какую информацию вы хотите передать. Вот как это сделать:

1. Перечислите каждый предмет, который вам нужно обсудить в своей записке или отчете.
2. Поместите их в порядок - от большинства до наименее важных.
3. Напишите краткое описание всей вашей записки - это будет ваш первый абзац.
4. Разверните по каждому элементу, указанному в шаге 1.
5. Если какое-либо действие должно быть принято получателем, укажите, что в вашем заключительном абзаце.

Некоторые советы

Избегайте многословия. Скажите вслух, что вы пытаетесь написать. Слушайте, как звучат слова. Например, предложение: «Я узнал, что я должен взглянуть на наши прошлые цифры продаж, чтобы придумать план, чтобы помочь нам переоценить нашу технику продаж», можно было бы проще сказать: «Я должен принять посмотрите наши прошлые показатели продаж, чтобы переоценить нашу технику продаж ».

Напишите для своей аудитории.

Используйте простой язык. Вы не хотите, чтобы читателю нужен словарь, чтобы расшифровать то, что вы пытаетесь сказать. Вы не должны пытаться произвести впечатление на своего читателя своим огромным лексиконом. Скорее всего, вы расстроят своего читателя. Большинство людей одновременно манипулируют несколькими задачами и заинтересованы в получении только необходимой информации.

Вы несете ответственность за то, чтобы это произошло. Вместо того, чтобы сказать: «Его стадный характер признает его превосходным кандидатом на эту работу», говорят: «Его дружелюбие делает его лучшим кандидатом на эту работу».

Держитесь подальше от жаргона, который ваш читатель может не понимать. Если ваша работа очень техническая, но человек, с которым вы пишете, не хорошо разбирается в этой области, придерживайтесь слов, которые человек поймет. Например, если вы являетесь разработчиком веб-сайта, это предложение в памятке вашему клиенту, психологу, не имеет смысла: «Что бы вы хотели, чтобы я использовал BGCOLOR для вашего сайта: # ADD8E6 или #FFFFFF?» Любой, кто владеет дизайном веб-страниц, знает, что этот вопрос можно перевести на «Что бы вы хотели, чтобы цвет фона вашего сайта был: Голубой или Белый?«Однако не ожидайте, что ваш клиент будет более знаком с этим техническим жаргоном, чем с ее обсуждением психологического термина, такого как трихотилломания.

Клише в день удерживает читателя - или, по крайней мере, это не заставляя его или ее помнить, что вы говорите. Вы хотите, чтобы ваше письмо было запоминающимся. Поскольку мы часто слышим клише, мы становимся десенсибилизированными к ним. Таким образом, слова не уникально связаны с вашим письмом.

Вместо того, Не откладывайте до завтрашнего дня то, что вы можете сделать сегодня »в записке подчиненному, которую вы пытаетесь мотивировать. Просто скажите:« Прекратите откладывать. Теперь выполняйте работу ».

Когда это возможно, используйте активный голос. Активный голос делает ваше предложение сильнее и обычно короче. Давайте попробуем эти примеры. Пассивный голос:« Продажи увеличились из-за сети, которую я сделал ». Активный голос : «Моя сеть увеличила продажи».

Не избыточно. Нет необходимости говорить «2 стр. м. во второй половине дня »или« беременная беременная женщина ». Говоря« 2 с. м. »или« 2 во второй половине дня »или« беременная женщина »или« беременная женщина »все передают то, что вы хотите сказать, и менее многословны.

Конечно, обратите внимание на грамматику. Используйте« Струнк »и« Белый » > Элементы стиля , доступные в Интернете. Хороший словарь должен быть рядом, вместе с тезаурусом. Тезаурус позволит вам сохранить ваше письмо свежим, помогая вам найти множество слов для использования. из этих ресурсов доступны в Интернете.

Корректировка - одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать. Поскольку вы, вероятно, выполняете большую часть своей работы на компьютере, у вас есть доступ к автоматическим написаниям и грамматическим шашкам. используемые в неправильном контексте, могут быть пропущены компьютеризированными контролерами орфографии. Например, предложение «Сотрудникам, посещающим слишком собрания, два узнать о программном обеспечении gnu», будет проходить проверку орфографии без обнаружения орфографических ошибок. Попросите кого-нибудь еще проверить ваш документ, если это возможно. Если позволяет время, поставьте свои композиции на прочь, и исправьте его позже, или даже лучше, на следующий день.