Налоговые задачи начисления заработной платы для работодателей

Вопрос: Какие задачи начисления заработной платы на конец года я должен заботиться?

В дополнение к налоговому планированию, декабрь также является временем для завершения задач начисления заработной платы на конец года и подготовки к новому отчетному году. Вот несколько напоминаний, которые помогут вам закрыть свою зарплату в этом году и приготовьтесь к налогам на заработную плату в следующем году

Форма сотрудника W-4 - Свидетельство о пособии по удержанию работников

Сотрудники могут заполнять формы W-4 в любое время, и конец календарного года - это хорошее время, чтобы напомнить им пересмотреть свой W-4, чтобы убедиться, что информация точна и сумма они хотят удержаться от федеральных подоходных налогов.

Если вашему государству требуется подоходный налог, работники должны также проверить форму удержания подоходного налога своего государства на изменения и суммы удержания. Просто напоминание о том, что сотрудники могут менять свои формы W-4 так часто, как они хотят в течение года, но не более одного раза для любой зарплаты.

Форма для некоммерческого W-9 - Запрос идентификационного номера налогоплательщика и сертификация

Форма W-9 похожа на форму W-2, но предназначена для не-сотрудников. Форма W-9 используется для проверки адреса и идентификационного номера лица. Идентификационный номер налогоплательщика является более важной информацией, поскольку IRS использует это для соответствия 1099 годам, поданным налогоплательщиками с 1099 годами, поданными работодателями.

Заказать формы W-2 и формы 1099-MISC

Если вы отправляете свои собственные формы W-2 (сводка на конец года для сотрудников) и формы 1099-MISC (конец года сводка налогов для независимых подрядчиков), сейчас настало время заказать формы для этого налогового года.

Если у вас есть служба расчета заработной платы, проверьте, чтобы у них было то, что им нужно, чтобы подготовить эти формы в январе. Помните, что формы W-2 и формы 1099-MISC должны быть представлены отдельным лицам до конца января.

Вы можете получить формы W-2 из магазинов канцелярских товаров или из IRS. Вы не можете использовать форму W-2, которую вы загружаете из Интернета, поскольку красные чернила в Copy A являются специальными и не могут быть скопированы.

Вы должны использовать официальную форму.

Подробнее о W-2 и 1099s

Подтвердить имена сотрудников и номера социального страхования (SSN)

Прежде чем подготовить формы W-2, обратитесь в Администрацию социального обеспечения, чтобы убедиться, что имена сотрудников и номера социального страхования и точны. Дополнительную информацию см. В разделе «Бизнес-услуги SSA».

Проверять информацию, не связанную с сотрудниками, перед отправкой 1099-MISC-форм.

Перед отправкой не-работника, например, подрядчика или бизнеса, которые вы заплатили, вы должны подтвердить идентификационный номер налогоплательщика для этого лица. Как указано выше, вам нужно отправить форму W-9, чтобы получить адрес и идентификационный номер налогоплательщика.

Налоговые задачи начисления заработной платы на конец года

• Обязательно заработная плата сотрудника записывается в правильном году. Использование концепции учета конструктивной квитанции как даты, когда лицо имеет неограниченный доступ к средствам, является тем, что имеет значение. Итак, положите заработную плату в правильный год, используя дату зарплаты. Если вы платите зарплату работникам за последнюю неделю декабря, но зарплата датируется в январе, этот доход рассчитывается в январе. Исключением является то, что по какой-то причине вы предварительно платите заработную плату в декабре, для наемных работников, за заработную плату, которую они должны платить за январь. Узнайте больше о сроках выплаты зарплаты сотрудникам на конец года, а также о других сроках погашения доходов и расходов на конец года.
• Определите, как вы будете иметь дело с зарплатами сотрудников, которые не были обналичены в течение длительного времени. Вы должны приложить искренние усилия, чтобы найти сотрудника (используйте сертифицированные письма, чтобы вы могли показать, что письмо было недостижимым). Если вы не можете найти сотрудника, вам требуется закон штата об отказе от зарплаты в вашем государственном отделе доходов. Они будут продолжать работать, чтобы найти человека. Вам также необходимо будет учитывать обязательство по начислению заработной платы за незапланированную зарплату в вашей учетной системе. Способ, которым он обрабатывается, зависит от вероятности того, что сотрудник наденет чек.
• Определите налогооблагаемые суммы для сотрудников W-2s для определенных льгот, включая проценты для личного использования автотранспортных средств компании и мобильных телефонов собственниками и работниками и оплачиваемые образовательные расходы, оплачиваемые работодателем, которые могут облагаться налогом. Проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом о требованиях к отчетности для этих преимуществ.