5 Различий между проектами и бизнесом как обычно

Вы действительно работаете над проектом? Или вы занимаетесь повседневной деятельностью своего бизнеса?

Когда я говорю с людьми в командах, они часто говорят мне, что они не уверены, работают ли они над проектом или «просто» делают бизнес как обычно. Обе роли требуются в организации и в равной степени действительны, но это может помочь понять, над чем вы работаете, чтобы вы могли лучше видеть, где она вписывается в организацию в целом.

Давайте раскроем разницу, чтобы вы были уверены в том, что такое проект и что является частью бизнеса, как обычно. Существует пять основных отличий между проектной работой и бизнесом как обычной работой. Вы часто увидите «бизнес как обычно», сокращенно BAU.

1. Проекты меняют бизнес; BAU определяет изменение

Во-первых, есть разница в том, как обрабатывается изменение.

Бизнес, как обычно, управляет бизнесом. Они держат свет. Они обслуживают клиентов, и они поражают цели. Команды BAU также первыми узнают, когда существующие бизнес-процессы не работают и больше не подходят для цели. Когда это происходит, команды BAU - это те, кто идентифицирует необходимость изменений.

Менеджер, как часть стратегического обзора, может предложить, какие изменения необходимо сделать для этого подразделения или бизнес-единицы для достижения своих целей. Или, яркая искра в отделе может выдвинуть предложение о внесении изменений через схему предложений сотрудников.

На другом конце спектра у вас может быть полное деловое дело, подготовленное старшим менеджером для внесения изменений, необходимых для того, чтобы помочь их подразделению достичь своих целей за год.

Это не просто оптимизация бизнес-процессов. Те, кто работает в роли BAU, могут также осознать, что изменение имеет важное значение из-за изменений в нормативной базе или в рамках конкурентной ситуации для организации.

Сотрудники Frontline работают над реализацией стратегии, и они знают, что хотят быть разными, чтобы добраться туда.

Проекты - это механизм реализации этих изменений. Проекты обеспечивают изменение функций BAU и через них с помощью управления проектами. Мы уточним, что такое управление проектами. Организация проекта работает над тем, чтобы внести изменения, которые были определены командами BAU. Это происходит после того, как он прошел процесс утверждения проекта, который обычно является деловым делом и одобрением высшего руководства.

Это не означает, что люди в роли проекта никогда не могут предложить улучшения в деловой практике, но они будут делать это под своей ролью в качестве сотрудника, а не как часть их роли в проекте.

Этот раскол, который вы также услышите, как «изменить бизнес, запустить бизнес», заметен и в конце проектов.Изменение, которое реализует проект, заключается в предоставлении результата. Это может быть часть нового программного обеспечения, здания, нового сервиса или чего-то еще. Команда BAU несет ответственность за то, чтобы использовать это и эффективно использовать его для обеспечения преимуществ для бизнеса. Другими словами, проект предоставляет возможности для получения преимуществ, а операции BAU используют эту возможность для получения преимуществ.

2. Проекты Управление рисками; BAU снижает риск

Для того чтобы бизнес как обычные функции были эффективными, вы обнаружите, что команды BAU стремятся смягчить весь риск для операций. Уверенность в неуверенности в бизнесе для лучшей организационной стабильности и повторяемости процессов - это хорошо.

Проекты, по своей природе уникальности и неопределенности, требуют элемента риска. Компания делает шаг в неизвестность, просто выполняя проект, поскольку он вводит изменения и доставляет то, чего раньше не было.

Таким образом, проектные команды рискуют по-разному подойти к стороне BAU организации. Руководители проектов стремятся управлять рисками, как положительными, так и отрицательными, для получения наилучших результатов. Это может включать смягчение риска, чтобы попытаться ограничить вероятность того, что это произойдет, но оно включает и другие стратегии управления рисками.

Маловероятно, что вы когда-либо погасите риск в проекте, но вы можете сделать это по хорошим операционным причинам для своей работы BAU.

3. Проекты привязаны к времени; BAU Isgoing

Проекты имеют начало, середину и конец. Это жизненный цикл проекта. Фактически, наиболее определяющей характеристикой проекта является то, что он заканчивается. В течение этого времени руководитель проекта и команда проекта работают над проектом. Затем команда расформируется во время передачи и закрытия фазы в конце.

BAU не останавливается. Конечно, вы можете закрыть функцию или остановить процесс, если это больше не требуется для бизнеса - хотя это будет управляться как проект! , Функция BAU производит текущую работу без предсказуемой даты окончания.

4. Проекты могут быть капитализированы; BAU часто не может быть

Проекты могут быть капитализированы и часто BAU не может быть - вы полагаетесь на операционные расходы для вашего текущего бизнеса, как обычно. Другими словами, учетные процедуры для проектов и «другие» задачи различны.

Финансирование проекта часто связано с введением актива в эксплуатацию, что означает, что затраты могут быть капитализированы. В некоторых случаях, в зависимости от того, где вы находитесь в мире, и местных правил бухгалтерского учета, вы даже можете взять стоимость проекта ниже линии.

Расходы BAU обычно считаются операционными (операционными) и отслеживаются в отчетах о прибылях и убытках компании.

Финансирование проектов и финансирование бизнеса в целом - это очень специализированная область, поэтому всегда лучше советоваться с вашими финансовыми экспертами, прежде чем принимать какие-либо суждения о том, что должно и не должно быть капитализировано в вашей организации. Правила бухгалтерского учета отличаются от страны к стране и даже от организации к организации, где отдельные предприятия имеют определенные процессы и способы ведения дел.

Если есть сомнения, всегда проверяйте!

5. Проекты привлекают кросс-функциональные группы; BAU вовлекает функциональные команды

Наконец, есть большая разница в составе проектных команд. Проекты, как правило, включают в себя многодисциплинарные группы экспертов, объединенных для обеспечения конкретного результата. Знать, как мотивировать команду проекта, важно, потому что иногда проекты начинаются без того, чтобы цель была передана всем. Если у людей нет четкого понимания того, над чем они работают, тогда они, как правило, не выполняют свою лучшую работу.

Команды проекта состоят из людей, которые выполняют определенные роли. Это не должности, а должности в рамках проекта с четкими обязанностями. Основные роли в команде проекта:

• Спонсор проекта
• Руководитель проекта
• Старший поставщик (организация, ответственная за выполнение работы, которая может быть внутренней командой, такой как ИТ или внешний подрядчик или поставщик) > Клиент (это может быть внутренний клиент, такой как другой менеджер отдела, или в организации клиентских служб, клиент, для которого вы выполняете проект)
• Эксперты по предметной тематике (люди, привлеченные в команду либо на время проекта или его части, которые используют свой опыт для содействия успеху проекта).
• Узнайте больше о ролях в команде проекта.

Работа BAU, с другой стороны, управляется функциональными командами. Они являются экспертами в своем собственном праве, но группируются как подразделение и, как правило, с меньшим количеством взаимных функциональных совпадений с другими отделами, чем проектные группы.

Как правило, очень ясно, на что они должны работать, и цели для команды. У них будут четкие цели и видение роли, которую департамент играет в компании. Примером может служить команда клиентов, которые работают как часть более крупного отдела обслуживания клиентов, обрабатывая звонки и электронные письма от клиентов о вашем продукте.

Это сложно: есть перекрытие. Например, руководитель группы в этом клиентском call-центре является специалистом в своей области. Они могут быть переданы команде проекта для управления рабочим пакетом и ресурсами, связанными с доставкой части проекта, относящейся к контакту с клиентом. Но в своей проектной работе они берут на себя роль эксперта по предметным вопросам, а не руководителя группы обслуживания клиентов. Будучи членом проектной команды, они будут нести ответственность за свою часть бюджета проекта и имеют высокую степень усмотрения в отношении того, как эта работа выполняется для достижения конечных целей. Возможно, они не имеют этого в своей роли BAU.

Конфликт между BAU и проектами

Работа над проектом и работа BAU могут сидеть рядом друг с другом, но чаще всего есть напряжение. Это происходит потому, что проекты пытаются изменить статус-кво. Статус-кво работает очень хорошо, и люди не по большей части, как изменение, так что там всегда будет немного напряженности.

Во-вторых, когда вы просите людей присоединиться к вашей проектной команде, они могут страдать от конфликта лояльности.Является ли их первая ответственность перед своей повседневной работой или проектом? Здесь могут помочь ясные цели и сильная приверженность проекту от руководства, а также поддержание путей коммуникации, чтобы они знали, что должно быть в компании и в командных приоритетах.

В-третьих, сохранение бизнеса всегда является приоритетом. Это имеет значение для проектных групп, которые могут увидеть сокращение своих ресурсов, ключевые ресурсы отступили на роли BAU и временные рамки, отсроченные, потому что работа, которая должна быть направлена ​​на ежедневную работу организации, направлена ​​на то, чтобы сосредоточиться.

Менеджеры проектов могут разочароваться в этом, но это всегда будет так, и это должно быть. Нет смысла предлагать фантастический проект, если компания разорилась тем временем, и никто не может использовать то, что вы создали!

Учитывая эти рекомендации, должно быть легко увидеть, работаете ли вы над проектами или BAU или обоими.