Как сделать обычно скучную рабочую встречу более захватывающей

Встречи - неотъемлемая часть бизнеса. Вы делитесь информацией, идеями мозгового штурма, генерируете решения и создаете процессы и системы. Проблема в том, что многие из этих встреч болезненно скучны, а это означает, что люди, которые посещают, настраивают свои мозги.

Если люди не обращают внимания и сосредоточены, встреча - это просто пустая трата времени каждого. Как вы можете делать скучные встречи более захватывающими, чтобы они что-то делали?

Вот 5 практических советов:

1. Ban SmartPhones

Да, это похоже на то, чтобы рассказывать людям бросать своих детей в логово волков перед тем, как прийти на собрание. Люди будут настаивать на том, что у них должны быть свои телефоны. В конце концов, может произойти чрезвычайная ситуация. Да. Мир может прийти к концу во время вашей ежеквартальной встречи по планированию, но это маловероятно.

Проблема с сегодняшней технологией заключается в том, что она позволяет сосредоточиться на том, чего не стоит перед вами - на собрании. Самое смешное, если бы люди были лицом к лицу с людьми, которых они писали во время вашей встречи, они бы переписывали кого-то еще. Телефоны остаются в столах.

Без телефона во время вашей встречи происходят две вещи. Вы вынуждены оставаться в настоящем, а время простоя - общаться с другими участниками. Почему это важно? Потому что вы найдете ваши встречи более интересными, когда вы знаете своих коллег.

Как вы их узнаете? Говоря с ними.

Что вы будете делать, когда у вас есть телефон? Вы не разговариваете с новыми людьми.

2. Подготовка, подготовка, подготовка

Встреча, на которой ведущий или модератор приходит поздно, не имеет повестки дня, а крылья его скучны и утомительны. Хорошо подготовленная встреча может быть увлекательной и привлекательной. Когда у лидера есть план и цель, встреча будет интереснее.

Когда нет направления или цели, встреча не будет интересной.

Другая часть подготовки улучшает ваши собственные навыки. Вы были на совещаниях, которые были продуктивными и интерактивными, и заставили вас почувствовать, что вы можете идти вперед и совершать великие дела. И вы присутствовали на собраниях, где вы вполне уверены, что если вы заснете, никто не пропустит вас, и вы не пропустите ничего важного. Разница заключается в том, кто проводит собрание.

Если ваши встречи скучны, взгляните в зеркало. Найдите способ улучшить. Вы можете принять формальный класс (ваш отдел по работе с персоналом может помочь вам с предложениями), вы можете попросить обратную связь и наставничество у коллеги, чьи навыки встречи вы восхищаетесь, или вы можете взять онлайн-класс. Большая помощь доступна для вас, и многие из них бесплатны для принятия, когда вы хотите сделать ваши обычные скучные встречи более захватывающими.

3. Каждый участвует

Почему все должны участвовать? Ну, потому что, если участие не является необходимым, вы можете справиться с этой проблемой по электронной почте. Шутки в сторону. Существует очень мало случаев, когда вам нужно привлечь группу для передачи информации.

Да, есть некоторые вещи, такие как массовые увольнения или полная реструктуризация компании, которые улучшатся, если у вас есть менеджер, говорящий со всей группой, но в большинстве случаев встречи всегда должны быть интерактивными.

Как интерактивно? Ну, это зависит от цели встречи. Если это сеанс мозгового штурма, все должны говорить. Если кто-то не говорит, позвоните этому человеку. Интроверты могут не понравиться этому типу собрания - и вы не должны делать встречи высокого давления для интровертов, размещая их на месте.

Но культура вашей встречи должна гарантировать, что все участвуют в этих сеансах мозгового штурма, и они должны знать, что их участие требуется заранее.

Если это совещание по планированию или заседание по установлению цели или даже ежеквартальное собрание отчетов, должно быть время для ввода, задавать вопросы или делать комментарии. Атмосфера должна поощрять участие, но с несколькими ограничениями (см. Ниже).

4. Не позволяйте любому человеку доминировать

Если вы возглавляете собрание, естественно, что вы должны говорить больше всего.

После того, как вы, однако, не хотите, чтобы другой человек доминировал в разговоре. Это может сделать собрание утомительным. Не забудьте перенаправить комментарии и обратиться к людям, которые, как вы знаете, являются экспертами в этой области, чтобы рассеять навязчивый болтун.

Например, когда Джейн сделала свой четвертый комментарий и начинает идти на пятый, прервите ее как можно красивее, сказав: «Спасибо, Джейн, мы знаем вашу позицию. Я хотел бы услышать, что скажет Карен. И Джим и Боб еще не имели возможности поговорить.

Иногда вам придется поговорить с Janes вашего офиса перед встречей, чтобы напомнить им, что цель совместного собрания - делиться идеями со всеми, а если она доминирует, встреча не будет такой успешный. Или, сразу же после встречи хорошо работает, так как при необходимости вы будете иметь свежие примеры.

Люди, которые нашли время для участия в собрании, приносящие свои знания и опыт, заслуживают возможности высказаться и поделиться своим мнением. Как лидер, вы можете научиться контролировать поведение, которое подрывает собрание.

5. Сделать действительные предметы

Встреча, которая заканчивается без каких-либо действий, была пустой тратой времени. Это информационный дамп, и в этом случае встреча не была лучшим способом. Интересная и захватывающая встреча заканчивается тем, что люди могут и должны делать - либо для достижения своих индивидуальных целей, либо целей компании, или, в идеале, обоих. Если люди не уходят, зная, что их последующие шаги, то встреча не удалась.

В дополнение к тому, чтобы иметь элементы, способные действовать, необходимо следить за ними. Это может произойти на второй встрече или по отдельности, но это должно произойти. Люди будут настраиваться, если они знают, что все элементы действия предназначены для показа.

Встречи никогда не будут заменять поездки в Диснейленд для волнения, но вы можете сделать их более захватывающими, интересными и продуктивными. Сделайте эти пять изменений, и вы сделаете свои обычные скучные встречи более захватывающими для людей, которые посещают. И это хорошо для успеха вашей организации.