Что такое компенсация расходов на рабочем месте?

Расходы по возмещению расходов - это способ оплаты сотрудников, когда они тратят свои собственные деньги на связанные с бизнесом расходы. Эти расходы обычно возникают, когда работник путешествует по делам, но может возникать в других ситуациях, связанных с работой.

Расходы на поездку могут включать в себя проживание, полеты, наземный транспорт, подсказки для шоппинга, питание и другие непредвиденные расходы, которые сотрудник может испытывать в дороге.

Другие бизнес-расходы могут включать такие предметы, как прием клиентов или потенциальных сотрудников на обед, приобретение книг или других учебных материалов, которые работодатель покрывает или дорожные расходы, чтобы перерабатывать имущество компании.

Виды расходов, возмещаемых организацией, можно найти в политике командировки, развлечений и общих возмещаемых расходов компании в руководстве для сотрудников. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, потому что ваш работодатель может покрывать расходы, такие как химчистка и членство в тренажерном зале при длительных поездках.

Клиентские развлечения в деловых поездках - это еще один возмещаемый расход, но знайте политику вашей компании, чтобы вы не превышали лимиты расходов. Вы хотите продемонстрировать гостеприимство и вежливость, не превысив бюджет вашего работодателя для таких расходов.

Популярными сейчас являются кредитные карты компаний, которым доверяют люди, которые являются сотрудниками старшего уровня, и другим сотрудникам, которые часто должны путешествовать по делам.

Вместо того, чтобы оплачивать расходы за свои деньги, сотрудники взимают все, кроме непредвиденных обстоятельств и подсказок, к кредитной карте компании.

Это удобный подход к возмещению расходов для работника, поскольку счета за кредитную карту документируют точные расходы без того, чтобы работник имел возможность сохранять квитанции и заполнять отчеты о командировочных расходах.

Заполнение отчета о возмещении расходов

Как в случае использования кредитной карты кредитной картой, так и при оплате наличными, работникам, вероятно, придется заполнить отчет о возмещении расходов по возвращении из поездки. С кредитной карточкой компании им придется объяснять менее очевидные расходы, которые появляются на счете кредитной карты (гораздо проще, чем заполнять отчет о расходах с нуля). Они также будут взимать плату с компании за дополнительные непредвиденные расходы, которые они платили за свои деньги или кредитную карту.

Когда сотрудник оплачивает наличные деньги, ему или ей нужно будет перечислять и время от времени оправдывать каждый расход, за который испрашивается возмещение. Они рассматриваются в бухгалтерском учете, как и заявления компании кредитной карты. Неоправданные расходы или те, которые исключены политикой компании, не возмещаются, следовательно, необходимо знать политику вашей компании в отношении деловых поездок.

Большинство компаний установили дату, по которой должны быть представлены отчеты о возмещении расходов, чтобы гарантировать возврат сотрудников и надлежащий учет. Сотрудники должны внимательно соблюдать эти правила, поскольку некоторые организации не возмещают расходы, которые были включены после истечения срока. Знайте правила вашей компании.

Еще один способ оплаты командировочных командировочных расходов - суточные.

Необычный вопрос читателя, связанный с возмещением расходов

Читатель спросил: «Наши внешние торговые представители имеют большие территории (несколько штатов) и регулярно путешествуют, часто требуя ночевки, и это было доведено до моего сведения через бухгалтерию, что торговый представитель взял с собой питомца в одну такую ​​поездку и взимал плату за домашнее животное отеля за кредитную карточку компании. Она утверждала, что отель не будет выделять плату, и она планировала возместить компании.

«Я я ошарашен и ищу предложения о том, как справиться с этой ситуацией. Мои кадровые инстинкты говорят мне написать этого сотрудника за неправильное использование средств компании, но я получаю сопротивление от управления продажами, которые хотят, чтобы я сделал определенную политику в отношении домашних животных.

«Наше использование кредитной карты компании четко гласит:« Эта карта должна использоваться только для ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РАСХОДОВ ».

Личное использование карты может привести к конфискации карты или ее прекращению. нести ответственность за несанкционированные сборы. «Вы писали о такой теме в прошлом?»

Ответ от персонала: Вот что вам нужно учитывать. Пришел ли сотрудник к бухгалтерскому учету и объяснил проблему, что отель не смог отделить плату за домашних животных? Или, она была поймана путем тщательного анализа ее расходов в бухгалтерском учете?

Во-первых, трудно поверить, что отель не смог отделить плату за домашних животных. Во-вторых, если отель не смог отделить плату за домашнее животное, как она узнала, что вернуть к бухгалтерскому учету?

Если она планировала заплатить за обвинение домашнего животного только в том случае, если ее поймали, и она не добровольно предложила заплатить, учитывая вашу политику, она заслуживает дисциплинарного взыскания. Это также будет зависеть от того, как вы относились к подобным ситуациям в прошлом. Были ли другие сотрудники возмещены компанией за различные расходы и не были приняты дисциплинарные меры?

Часто, когда вы смотрите в ситуацию, вы обнаружите, что существует политика, с одной стороны, и то, как она была реализована и применяется с другой стороны. Вы не хотите относиться к этому человеку по-другому, чем к другим сотрудникам в прошлом.

Дисциплинарные меры не в порядке, если другие сотрудники просто компенсировали компании в прошлом за аналогичные расходы. Помните, что я не адвокат, так что это мнение только коллеги HR.

Проведение политики проезда с домашними животными не рекомендуется, поскольку это пример того, как компания вмешивается в личную жизнь сотрудника и преувеличивает его. Если сотрудники хотят платить за своего питомца, чтобы путешествовать с ними, это не касается компании.

До тех пор, пока домашнее животное не влияет на стоимость проживания, или на способность участвовать в деловых поездках, это не дело работодателя. Сотрудник, конечно же, должен заплатить любые дополнительные сборы, которые порождает путешествующих домашних животных.

Ваша политика в области поездок немного запутанна и может использовать усиление в части «ответственности за несанкционированные платежи», когда политика уже заявила, что разрешены только расходы компании.

Подробнее: 10 советов по снижению стоимости деловых поездок | Если сотрудники разделяют номера?

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверная, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.