Способы недовольства ваших заинтересованных сторон проекта

В качестве менеджера проекта часть вашей работы заключается в том, чтобы заинтересованные стороны - это ваша проектная команда и ключевые клиенты и поставщики - получили то, что им нужно от проекта. Ваши заинтересованные стороны должны быть вашими ключевыми чемпионами. Они должны поддерживать вас, помогая достигать целей проекта и следя за тем, чтобы все двигались в одном направлении.

Но их легко раздражать. И когда это произойдет, они могут превратиться в людей, которые больше не хотят ничего делать с вашим проектом.

Это огромный риск для менеджера проекта, потому что вам нужна их помощь и поддержка для успеха. Без их ввода вы не сможете выполнить свой проект.

Вот способы раздражать ваших участников проекта и то, что вы должны делать вместо этого.

Ошибка общения

Коммуникация должна составлять около 80% того, что вы делаете в качестве менеджера проекта. Когда вы не сообщите своей команде, поставщикам или клиентам, что происходит, тогда они быстро разозлятся. Хуже того, они, как правило, заполняют пробелы своим объяснением происходящего, что, вероятно, неточно и может нанести ущерб репутации проекта.

Сделайте вместо этого: Составьте четкие отчеты о проекте. Встречайте их индивидуально и в группах и информируйте их на каждом шагу. Составьте план коммуникаций проекта и выполните анализ заинтересованных сторон, чтобы вы могли решить, кто должен услышать, что и когда им нужно его услышать.

Используйте эти 15 коммуникационных инструментов, чтобы помочь получить сообщение.

Неспособность задать свое мнение

Коммуникация - это одно, но, как правило, это обновление статуса и отслеживание проектов. Вам нужно сделать больше, чтобы вовлечь их в проект.

Это может раздражать людей, когда они являются экспертом по предмету в определенной области, и вы не просите их внести свой вклад в то, что они имеют высокую квалификацию для комментариев.

Менеджеры проектов могут попасть в ловушку, полагая, что им нужно делать все и сами принимать все решения, но это совсем не так.

Сделайте вместо этого: Спросите их мнение о том, как справляться с проблемами проекта по мере их возникновения. Учитывайте их взгляды. Вам не нужно делать то, что они предлагают, но это помогает строить отношения, если вы слушаете.

Вы можете сделать это на собраниях проектов и быть в курсе, когда они придут к вам с предложениями. Если это ваша команда, убедитесь, что у них есть достаточная возможность взглянуть на них.

Полагая, что ваши квалификации дают вам сверхспособности

Будучи PMP®, вы не становитесь лучшим менеджером проектов в мире (хотя это может помочь немного). Наличие сертификата PRINCE2® Practitioner или APMP или любое другое обозначение управления проектами не делает вас неуязвимыми.

Разговоры о вашей квалификации все время и то, как книги делают вещи, - это верный способ раздражать ваших заинтересованных сторон. Они не хотят слышать о ваших больших оценках на экзамене или о том, как вы применяете методологию в своем проекте. На самом деле все, что они хотят, это то, что проект идет хорошо. Они не очень заботятся о том, как вы туда попали, большую часть времени.

Не предполагайте, что, поскольку у вас есть квалификация и вы знаете, как управлять рисками, например, вы не поймаете риск проекта.

Это случается с лучшими из нас! Так что лучше быть скромным и целеустремленным, эффективно использовать свои навыки на практике, не веря, что они поставили вас выше ваших сверстников.

Сделайте вместо этого: Ваша квалификация должна спокойно дать вам уверенность в том, чтобы делать свою работу в меру своих возможностей, но вы обнаружите, что многие люди, которые работают в качестве менеджеров проектов, имеют сертификаты. Фактически, многие люди, которые работают в специализированных отраслях, имеют сертификаты, и для многих компаний полномочия в вашей области знаний, будь то архитектура, учет или управление проектами, являются просто гигиеническим фактором.

Не ожидайте, что ваши заинтересованные стороны будут впечатлены и не будут говорить о них все время. Продемонстрируйте свои навыки, успешно доставив проект и показывая, как вы применяете знания, которые вы узнали в классе.

Изменение срока

Когда все подписались на контрольные точки проекта и знают, что происходит, когда вы можете работать гармонично, как одна команда.

Когда вы меняете сроки и никому не говорите, тогда люди начинают раздражаться.

Читать дальше: Что такое веха проекта?

Изменение дат оказывает огромное влияние на работу других людей. Они, возможно, заказали время для отдыха вокруг своей критической работы над проектом. Возможно, им пришлось засыпать ресурсы в других командах, потому что кто-то нужен в проекте в определенное время. Если вы измените даты, не понимая весь этот фон, вы можете поставить проект под угрозу.

Сделайте вместо этого: Ваш спонсор проекта поймет, не удастся ли вы достичь согласованных этапов. Вещи меняются. В объем вашего проекта добавляются новые предметы или вещи. Но не ваша работа заключается в согласовании изменений только в сроки.

Работайте со своей командой проекта, чтобы понять влияние изменений. Затем предложите решение своему спонсору проекта, объяснив обоснование изменения дат. Убедитесь, что все заинтересованные стороны знают об изменениях и о том, как это может повлиять на их работу. Затем, со всем соглашением, внесите изменения и обновите свою проектную документацию. Вы никогда не должны просто вносить изменения в даты, не дав первой команде знать в первую очередь.

Тратить свое время

Встречи! Мы все любим их, не так ли? Они должны быть эффективными, хорошо управляемыми и широко использовать время каждого.

Но это не всегда так. Много раз участники жалуются, что они тратили свое время на собрания. Не было повестки дня, или решение, которое они ожидали сделать, не было сделано, потому что в комнате были не те люди.

У вас также есть другие возможности тратить свое время - это не просто встречи. Не загромождайте свой почтовый ящик, помещая их в копию электронных писем, когда им этого не нужно.

Вместо этого: У заинтересованных сторон проектов есть и другая работа, поэтому им нужно использовать свое время с умом. Убедитесь, что ваши встречи имеют повестку дня. Планируйте их, приглашайте нужных людей и следите за тем, чтобы вы следили за ними.

Читать далее: 6 способов подготовки к собранию проекта.

Только отправлять письма соответствующим людям. Если вам нужно кого-то кого-то, убедитесь, что они понимают, почему для них важно знать, и избегать страшного «ответа на все», насколько это возможно.

Просто помните о том, что другие люди заняты и что ваш проект не является их главным приоритетом все время (если это когда-либо).