Руководство по управлению малым бизнесом для управления запасами

Прежде чем малый бизнес может разумно дать обещание предоставить своих клиентов, он должен иметь некоторую уверенность в том, что у него есть то, что заказали его клиенты. Для того, чтобы малый бизнес мог контролировать свой инвентарь таким образом, ему необходимы процессы для подсчета, проверки и аудита всех предметов в его инвентаре.

Цель любой системы управления запасами должна состоять в том, чтобы иметь 100% -ную точность. Это означает, что вы не только знаете, что у вас есть, но и сколько доступно для отправки.

Как узнать, есть ли проблема управления запасами?

Существует несколько методов, которые можно использовать для проверки ваших процессов управления запасами. Один из методов - пройти обзор недавно пропущенных поставок вашим клиентам. Были ли какие-либо из этих пропущенных поставок из-за недостаточного понимания того, что у вас есть и доступно для отправки?

Например, у вас могло быть 100 штук каждой части А, а у каждого клиента - 100. Но они не нуждались в том, чтобы вы отправили его до следующей недели, так что 100 из каждой части A сидели на вашем складе. На следующий день другой клиент позвонил и попросил 100 из каждой части A. Вы были вдали от офиса, заботясь о сорока миллиона других вещей, о которых должен заботиться владелец малого бизнеса, поэтому ваш другой сотрудник взял вызов , Тот другой сотрудник проверил и увидел 100 из каждой части А, сидящей там, и отправил ее вторым клиентом. На следующей неделе вам нужно было отправить 100 из каждой части А первому клиенту, и его там не было.

У вашего малого бизнеса может быть проблема с управлением запасами. Важно знать не только то, что есть у вашего малого бизнеса, но и то, что у вас есть, что доступно для отправки. В приведенном выше случае, в то время как ваш один сотрудник увидел, что у вас есть 100 единиц части A для отправки, не было никакого процесса, чтобы сообщить ей, что каждый из 100 был назначен другому клиенту.

Аудит на листе

Другим методом, который вы можете использовать для проверки вашего контроля за запасами, является проведение индивидуального аудита. Это означает, что вы выходите на пол вашего склада (или складскую комнату, или шкаф для прихожей, или гараж - везде, где ваш малый бизнес хранит свой инвентарь), и вы выбираете несколько предметов для подсчета.

Мы обсудим, сколько элементов будет подсчитано позже, но когда вы закончите, вы затем перечислите эти номера счетчиков в свою систему, отслеживая инвентарь. Это может быть ваша WMS (система управления складом), ERP / MRP (планирование ресурсов предприятия / планирование материальных потребностей), электронная таблица Excel, книга книги или, возможно, куча Post-Its. Если у вас нет системы, которая отслеживает ваш инвентарь, даже если это всего лишь куча Post-Its, у вас есть проблема управления запасами.

В ходе проверок по принципу «один-на-лист» вы затем сравниваете количество физических счетов, которое вы только что сделали, с тем, что, по вашему мнению, имело ваша система управления запасами. Опять же, ваша цель должна быть 100% -ной точностью. Если ваши номера физического счета не совпадали точно с тем, что считала ваша система управления запасами, знаете ли вы, почему? И можете ли вы реализовать контрмеры, чтобы это не повторилось?

Некоторые из наиболее распространенных причин, которые не учитываются, не включают:

• Вы получили от вашего поставщика отгрузку, но вы не учитывали детали в коробках. Упаковочный лист не должен считаться 100% точным. Откройте ящики и подсчитайте содержимое. Если ваш поставщик заявляет, что отправил вам 1 000 частей, и они отправили вам только 990 деталей, и вы не поймаете ошибку - у вас есть не только проблема с управлением запасами, но вы можете в конечном итоге отказаться от своих собственных клиентов.
• Вы отправили детали клиенту, но не уменьшили свой инвентарь правильно. Или вообще. Убедитесь, что вы вычитаете исходящие отправления из итогов инвентаризации в реальном времени.
• Проблемы с качеством заставили вас удалить часть вашего инвентаря из вашей полезной кучи запасов. Однако ваша система управления запасами не имеет возможности различать используемые и не используемые, поэтому ваша система говорит, что у вас есть больше, чем вы можете использовать. Наличие возможности различать используемые и неиспользуемые инвентарь - это не только важная функция, которая позволяет отслеживать детали с проблемами качества, но также может быть механизмом распределения запасов для клиента при сохранении этих запасных частей.
• Являются ли ваши продукты ценными и легко уйти? У компании, которая продает наковальни, может быть меньше проблемы с воровством, чем компания, которая продает золотые монеты. Убедитесь, что ваш контрольный план инвентаризации включает в себя способ обеспечения безопасности ваших продуктов. И реализуйте программу подсчета циклов, которая поможет вам отслеживать ваш инвентарь.

Что такое программа подсчета циклов?

Программа подсчета циклов - это то, что происходит во время этих подсчетов между листами. Программа подсчета циклов - это процесс, с помощью которого вы регулярно рассчитываете процент ваших частей, чтобы в течение года вы их подсчитали (или, по крайней мере, все ваши самые ценные части).

Вы можете использовать программу подсчета циклов в сочетании с годовым физическим инвентарем, что обычно помогает уменьшить отклонения этих физических запасов. Некоторые компании используют количество циклов вместо ежегодных физических запасов, но я не рекомендую это делать.

Чтобы определить параметры вашей программы подсчета циклов, вам необходимо определить:

• Сколько общих частей вы должны учитывать?
• Собираетесь ли вы их пересчитать в течение года? Если нет, как вы собираетесь определить точку отсечки? Как правило, компании следуют правилу 80-20, т.е. е. 80% стоимости вашего инвентаря приходится на 20% ваших частей, поэтому сосредоточьтесь на подсчете 20%.
• Как часто вы будете рассчитывать?
• Кто будет проводить подсчет?Если ваша компания достаточно велика, счетчик циклов должен быть тем, у кого производительность труда привязана к точности инвентаря. Это помогает устранить любой потенциальный конфликт интересов в процессе подсчета циклов. Счет цикла - это аудит, а не инструмент оценки эффективности работы.
• Как будет проводиться подсчет? Предпочтительным методом является процесс от пола до листа. Счетчик циклов должен иметь список номеров деталей и мест. Счетчик затем выходит на пол и подсчитывает их. Он не должен представлять себе, сколько из них ожидать. Другой метод - подсчет количества листов. Это противоположность метода «от пола до листа». Метод «от пола до пола» начинается, когда вы передаете счетчику список деталей и их соответствующие значения в соответствии с вашей системой отслеживания запасов. Счетчик затем проверяет физические величины на полках по сравнению с подсчетом системы.

Понимая приведенные выше факторы процесса цикла, вы можете построить свою программу подсчета циклов. Например, если у вас есть 500 номеров деталей для подсчета, и вы можете рассчитывать один раз в неделю, вы можете рассчитывать 10 частей в неделю (или только два раза в день). К концу 50-недельного года вы будете считать все 500 номеров. Просто помните, чтобы подсчитывать разные номера деталей с каждым количеством, чтобы избежать чрезмерного подсчета номера одной части и подсчета другого.

Во время этого процесса важно знать, когда подсчет инвентаря отключен. Вот почему счетчик циклов не должен быть руководителем склада или клерком инвентарного контроля. Человеческая натура для тех сотрудников, которые могут внедрить исправления, не увеличивая основные проблемы для руководства. Являясь владельцем или менеджером малого бизнеса, вам необходимо знать, когда процессы управления базовыми ресурсами не работают, поэтому вы можете внедрять контрмеры для предотвращения проблем, связанных с нисходящим потоком.

Решение проблем управления запасами

Программа подсчета циклов в сочетании с годовой физической инвентаризацией имеет большое значение для решения проблем управления запасами. Программы подсчета циклов помогают выявить недостатки в управлении запасами, но вам решать внести изменения, чтобы исправить проблемы, которые обнаруживает ваша программа подсчета циклов.