Шесть шагов для укрепления управления вашим бизнесом

По мере роста бизнеса и изменения процессов для ведения бизнеса, естественно, необходимо развиваться. Я описываю все процессы и события, необходимые для обмена результатами, обсуждения планов на будущее, выявления проблем для решения проблем и управления менеджерами и сотрудниками по правильным вопросам в качестве операционной процедуры бизнеса.

Определенная рабочая процедура, поддерживаемая последовательной каденцией правильных встреч и мероприятий, необходима для ведения и развития здорового бизнеса.

В этой статье приводятся рекомендации по созданию рабочей процедуры для вашего бизнеса или команды, независимо от того, являетесь ли вы генеральным директором, генеральным менеджером или менеджером функциональных линий.

Когда рост требует перехода на рабочий режим: пример из практики

Члены этой небольшой фирмы-разработчики программного обеспечения гордятся тем, что остаются верными случайной культуре, созданной основателем в ранние дни запуска. Они приписывали эту свободную среду, свободную от процесса и бюрократии, заставляя свою фирму отличным местом для работы и позволяя максимальному творчеству течь от инженеров фирмы.

Этот свободный стиль работы работал нормально, а бизнес оставался небольшим. Однако, благодаря некоторому из этого фантастического творчества и результирующего продукта хита, фирма поймала рост продаж, а население сотрудников взорвалось в море новых сотрудников. Так же и проблемы. В опросе работника были отмечены следующие проблемы как серьезные проблемы:

• Плохая коммуникация и координация между функциями.
• Отсутствие сотрудничества для ежедневного решения проблем.
• Путаница по ключевым проектам и стратегическим приоритетам.
• Отсутствие понимания эффективности компании и будущих целей.
• Узкие места процесса, которые оставались неразрешенными в течение длительных периодов времени.
• Отсутствие связи между отдельными целями и организационными целями.

Зная, что случайная культура прошедших дней больше не функционирует в быстрорастущей фирме, руководители и ключевые участники приступили к созданию операционной процедуры - серии встреч и процессов, направленных на улучшение коммуникации и сотрудничество.

В то время как идея добавления процесса в их творческую среду была неудобной, добавление только правильного типа процессов и событий помогло значительно улучшить связь и координацию в организации . Последующие опросы сотрудников отражали меньше критического или пожаротушения и были сосредоточены на укреплении того, что рассматривалось снова как прекрасное место для работы.

Шесть шагов к созданию операционной процедуры, которая укрепляет вашу фирму:

Разработанная выше программная фирма разработала свою операционную процедуру поэтапно, сосредоточившись сначала на улучшении коммуникации и совместной работы, а затем сосредоточившись на привлечении большего числа людей, вовлеченных в работу стратегии ,Вот шесть шагов, которые менеджеры этой фирмы предприняли для укрепления своей фирмы:

1. Найдите правильную отправную точку. Учитывая проблемы коммуникации, команда в фирме-разработчике программного обеспечения решила, что руководители всех функций будут встречаться еженедельно, чтобы выявлять и распространять основные проблемы или возможности, в которых требуется помощь.

Вместо того, чтобы выступать в качестве совещания по статусу, где каждый участник будет описывать свою текущую деятельность, участники с проблемами или возможностями будут описывать свою ситуацию и потребности. Люди вызвались или были назначены на помощь, и эта инициатива была отслежена до конца в отчете, доступном для всех сотрудников. В конечном итоге команда приняла название Вопросы и возможности для этого еженедельного собрания.

Поскольку координация и сотрудничество вокруг элементов, обозначенных в проблемах и возможностях , улучшились, продолжительность еженедельного собрания сократилась до менее 30 минут. Участники согласились, что это небольшие инвестиции с большой отдачей.

2. Постройте свои успехи. В результате положительного прогресса, достигнутого на встрече Вопросы и возможности , , менеджеры программной фирмы в дальнейшем стремились улучшить осведомленность о финансовых результатах и ​​согласовании ключевых целей. Они создали форум Monthly Results Discussion , который проходил через веб-семинар.

Генеральный директор и руководители описывали результаты за предыдущий месяц, определяли прогресс и проблемы с ключевыми показателями эффективности и рассматривали цели высокого уровня для баланса квартала и года. Сотрудникам было предложено задавать вопросы посредством обмена мгновенными сообщениями, и все вопросы и ответы повторялись в следующем распространении электронной почты не позднее следующего дня. Записи были заархивированы для удобного просмотра окружающих, которые не смогли присутствовать на живом сеансе.

По мере того, как этот новый ежемесячный опрос результатов набирал обороты, время, необходимое для его подготовки и доставки, сократилось до менее чем одного часа с учетом объема вопросов сотрудников. Сотрудники, привыкшие никогда не слышать, как фирма работает, стали крупнейшими болельщиками этой новой сессии и ее прозрачностью по количеству и показателям эффективности.

3. Начните новых сотрудников с правой стороны . Учитывая быстрые темпы нового найма, топ-менеджеры фирмы и отдельные вкладчики определили, что новый процесс работы с персоналом будет включать в себя сессию «Обед с руководителями», в которой руководители представят себя и свои функции, а также расскажут об истории фирмы, настоящем и будущее. Никаких тем не было предела, и новым сотрудникам было предложено спросить о стратегии, финансовых результатах, рыночных возможностях, ключевых приоритетах и ​​способах продвижения в организации.

4. Взгляните внутрь один раз в квартал в операционных обзорах с глубоким погружением. Сессии, описанные выше, незамедлительно помогли улучшить коммуникацию и сотрудничество и обеспечить, чтобы все были на одной странице для достижения результатов и целей. Однако необходимо было объективно взглянуть на то, как работает бизнес, и определить необходимые улучшения. Появился ежеквартальный обзор работы .

В отличие от сессий вопросов и возможностей и ежемесячных результатов , ежеквартальный обзор работы сосредоточился на анализе каждой функциональной области и анализе общей производительности и ключевых показателей. Чувствительный к тому, что они не хотят, чтобы они служили «сеансами похвастаться», были установлены основные правила для поощрения выявления проблемных областей и разрешения опроса со стороны всех других участников собрания. После нескольких ранних ранних сессий эта встреча превратилась в важную часть процесса непрерывного совершенствования фирмы. Функциональные и бизнес-менеджеры научились быть прозрачными в отношении своих проблем и успехов, и, что важно, ключевые цели для укрепления были определены для каждой области с результатами, которые должны быть представлены на совещании в следующем квартале.

Еще один шаг, который помог этим квартальным обзорам, состоял в том, чтобы расширить участие в группе наблюдателей . Каждому менеджеру отчетов или руководителю бизнеса было позволено приглашать нескольких членов команды на сессию для прослушивания и изучения общего бизнеса. Затем этим спокойным участникам было предъявлено обвинение в представлении информации о собраниях их более широким командам.

5. Формализуйте процесс взгляда наружу . Ряд технических руководителей программной фирмы росли в связи с тем, что новый рабочий режим был ориентирован исключительно на внутреннюю деятельность и не позволял получать информацию и наблюдения извне. Чтобы помочь справиться с этими проблемами, техническим менеджерам были предоставлены бюджеты для работы с целью поощрения внешних исследований, в том числе участие в конференциях и семинарах, посещение клиентов и изучение рынков, не связанных, но потенциально интересных для фирмы. Единственные условия инвестиций заключались в том, что технические менеджеры должны были включать сотрудников из других функций в свои исследования, а также сообщать о них и оценивать контент и идеи, полученные в результате внешней разведки. В конце концов, процесс был связан с тем, в котором были созданы идеи и разработаны бизнес-кейсы для новых занятий.

6. Создайте группы, ориентированные на рынок и ориентированные на клиента, для работы над стратегией . Вышеупомянутые сессии были посвящены коммуникации, сотрудничеству, решению проблем и постоянному совершенствованию, но они не затрагивали липкую проблему разработки стратегии и стратегии. Это было решено путем создания групп, ориентированных на рынок, которым поручено определять необходимые стратегии и определять планы, необходимые для воплощения этих стратегий в жизнь. Каждой команде был назначен исполнительный спонсор и руководитель проекта, а участники были взяты из ключевых функциональных ролей, а не только из управленческих ролей.

Хотя эти команды не заменили ответственности топ-менеджеров за общее руководство по стратегии, они предложили отличный способ привлечь больше сотрудников к процессу как для ввода, так и для скоординированного выполнения. Руководители выступали в качестве наблюдательных советов и принимали окончательные решения об общих уровнях инвестиций, а команды владели реализацией стратегий. Подход к управлению проектами для реализации стратегии оказался невероятно полезным для организации и контроля различных инициатив.

Eight Key Takeaways для менеджеров:

1. Улучшение координации и контроля над бизнесом не означает навязывания неожиданных, больших объемов процесса и бюрократии. Пройдите перед тем, как вы запустите.
2. Общение всегда есть проблема: сначала начните.
3. Расширьте участие, а не ограничивайте его.
4. Выйдите за рамки краткосрочных исправлений связи для создания процессов и мероприятий, направленных на улучшение бизнеса в долгосрочной перспективе.
5. Будьте последовательны и прилежны с вашей операционной процедурой.
6. Вызовите людей смотреть за пределы бизнеса как ключевую часть укрепления бизнеса.
7. Разбивайте стратегию из зала заседаний и в руки ваших сотрудников, но направляйте их и тренируйте.
8. Используйте методы управления проектами для содействия реализации стратегии.

Итог:

В мире, характеризующемся изменением и усложнением, вы не можете позволить себе поддерживать вчерашний подход к работе, даже если он случайный и удобный. Хорошие менеджеры и бизнес-операторы постоянно стремятся определить подходы и процессы, которые улучшают взаимодействие и взаимодействие, а также предоставляют всем работникам более широкие возможности для участия. Если ваша фирма имеет устаревшую рутину, подумайте об обновлении ее с помощью идей, представленных на нашем примере с программным обеспечением. Если у вашей фирмы нет согласованного операционного подхода, настало время для менеджеров и ключевых участников активизировать и создать их.