Должны ли вы предоставить работнику автомобиль компании?

Предоставление сотрудникам использования автомобиля компании звучит как хорошая идея. Но, как всегда, это сложнее, чем может показаться, особенно в отношении налогов.

В этой статье рассказывается о некоторых проблемах, связанных с драйверами сотрудников автомобилей компании.

Только для использования в бизнесе вычитается

Независимо от того, кто управляет автомобилем или владеет автомобилем, только бизнес-использование этого автомобиля вычитается за счет бизнеса. Тот, кто управляет автомобилем, должен хранить хорошие данные о времени вождения для бизнеса.

Деловое мероприятие должно быть записано в день его совершения, и оно должно содержать сведения о цели, дате и местоположении или пробеге.

Вы можете предоставить работникам автоматическое пособие

Большинство предприятий предоставляют сотрудникам автоматическое пособие для возмещения расходов за счет вождения автомобиля в коммерческих целях. Пособие может быть предоставлено в дополнение к предоставлению автомобиля сотруднику.

Это пособие не является облагаемой налогом выгоду для работника, если оно предоставляется через подотчетный план. Подписанный план - это набор процедур, которые ваш бизнес устанавливает для адекватного учета денежных средств, предоставляемых сотруднику. IRS хочет удостовериться, что вы не даете сотрудникам льготы, но это законные деловые расходы, выплачиваемые сотрудником и возмещенные вами.

Вы должны использовать отчетный план IRS

В принципе, чтобы иметь подотчетный план, автоматические расходы должны иметь законную деловую цель, работник должен предоставить вам адекватные записи, показывающие использование бизнеса и потраченные суммы, а работник должен вернуть любые избыточные компенсации в течение разумного промежутка времени.

Автокредит, который вы предоставляете сотрудникам, можно определить, используя либо стандартную ставку IRS (разный каждый год), либо фактические расходы. Метод, который вы используете, зависит от вас, с некоторыми ограничениями.

Если вы не настроите и не используете план ответственности, любое пособие или возмещение, которое вы предоставляете сотрудникам для вождения, облагается налогом, и вы должны включать суммы возмещения в свою оплату и удерживать налоги.

Использование автомобиля в качестве рабочего условия выгодно

Преимущество рабочего состояния, согласно IRS, - это «имущество и услуги, которые вы предоставляете сотруднику, чтобы работник мог выполнять свою работу. " Это пособие исключается из дохода работника при допущении, что работник может принять вычет по личной налоговой декларации. В случае с автомобилем компании. Помните, что это просто коммерческое использование автомобиля, которое (а) допустимо как бизнес-расходы и (б) не облагается налогом работнику в качестве выгоды.

Но, использование персоналом автомобиля по личным причинам не вычитается как бизнес-расходы, как работнику, так и вашему бизнесу.Вот как это работает:

Личное использование автомобиля компании является облагаемым налогом пособием

В принципе, все, что вы даете сотрудникам, облагается налогом. Если вы предоставляете сотруднику использование автомобиля, личное использование работником рассматривается IRS как безналичное дополнительное пособие.

Intuit Payroll говорит: «Часть стоимости автомобиля считается частью общей компенсации работника для целей налогообложения». Вы должны учитывать стоимость этого пособия и показывать его на вознаграждение работника и, конечно же, удерживать федеральную и государственные налоги и налоги FICA (налоги на социальное обеспечение и Medicare) из этой суммы, так же как и из других выплат и пособий.

Автомобили являются собственностью бизнеса

Одно последнее примечание: транспортные средства для бизнеса относятся к специальному классу имущества для целей налогообложения бизнеса. Они считаются перечисленным имуществом, которое включает имущество, которое может использоваться как по деловым, так и по личным причинам.

Независимо от того, отдаете ли вы машину сотруднику или используете его самостоятельно, если автомобиль используется менее чем в 50% случаев для деловых целей, вы все же можете вычесть из бизнеса, но вам нужно использовать прямолинейную амортизации.

Если вы решите предоставить автомобиль компании сотруднику

Давайте посмотрим на пример, чтобы увидеть, как все это работает:

Ваш бизнес арендует автомобиль и дает его Мэри для использования в бизнесе вождения.

Мэри должна сохранить хорошие записи о расколе между бизнесом и личным использованием и предоставить вашей компании подробные отчеты. Для этого предположим, что она управляет 50% для бизнеса и 50% для личного использования.

Независимо от того, кто управляет автомобилем, аренда находится в названии компании, поэтому лизинговый платеж вычитается как бизнес-счет, но только в той степени, в какой он используется в коммерческих целях. (Если автомобиль приобретен, амортизация на автомобиле вычитается, опять же только для деловой части его использования.)

Если вы возмещаете Мэри за свои командировочные расходы, вам не нужно учитывать это возмещение, подлежащее налогообложению, если у вас есть отчетный план, как описано выше.

Но значение автомобиля для личного времени вождения должно быть включено в доход Мэри (и применяется удержание). Если ежемесячная арендная плата на автомобилях компании Mary Mary составляет 500 долларов США, вы должны включить в нее зарплату в размере 250 долларов США в месяц.

Почему важно хранить хорошие отчеты по использованию бизнеса?

Как вы можете видеть из приведенного выше обсуждения, очень важно, чтобы водитель автомобиля компании сохранил отличные показатели, чтобы доказать, что вождение бизнеса.

Это доказательство необходимо:

• Таким образом, вы можете возместить расходы на вождение сотрудников и не включать их в оплату работника
• Чтобы доказать, что вы используете бизнес, чтобы вам не пришлось включать эту часть стоимости автомобиля в оплата труда,
• Таким образом, вы можете вычесть больше расходов на амортизацию и
• Таким образом, вы можете использовать больше стоимости автомобиля для своих других деловых расходов.

Дополнительная информация в публикациях IRS

• Публикация IRS 535 - Вычитание бизнес-расходов
• Публикация IRS 15-B - Налоговое руководство работодателя по льготам Fringe
• Публикация IRS 463 - Путешествия, развлечения, подарки и расходы на автомобиль > IRS Tax Topic 510 - Бизнес-использование автомобиля
• Отказ от ответственности: Эта статья предназначена только для общих информационных целей.Это не предназначено для налоговых или юридических консультаций. Проконсультируйтесь с вашими налоговыми и финансовыми консультантами, прежде чем начинать раздавать сотрудникам ключи от автомобилей компании.