Записи Арендодатели должны хранить налоги

Одна из больших преимуществ быть арендодателем - это налоговые вычеты, которыми вы можете воспользоваться. Однако эти вычеты могут быть сложными, поэтому важно, чтобы вы продолжали вести подробные записи всех важных документов, доходов и расходов в течение года. Организация и хранение надлежащих документов может помочь вам максимизировать ваши вычеты и уменьшить стресс.

4 причины хранения записей

1. Вам будет намного легче подать ваши налоги.
2. Все записанное поможет вам не пропустить какие-либо вычеты, что сэкономит вам деньги.
3. Это поможет вам убедиться, что вы подаете точные претензии. Вместо того, чтобы угадывать: «Я думаю, что я заплатил этому подрядчику 1 000 долларов», быстро подтянув электронную таблицу, вы узнаете, что 17 июля вы заплатили ему 850 долларов.
4. Если вы прошли аудит или у IRS есть вопросы об элементах вашей налоговой декларации, у вас будет доказательство, подтверждающее вашу заявку. Если у вас нет этой документации, вы обнаружите, что тратите время и деньги, пытаясь найти доказательство. Хуже того, если вы не можете получить квитанцию, ваше требование не будет выполнено, и вам даже придется заплатить дополнительные налоги и штрафы.

Какие записи следует отслеживать?

Короткий ответ: вы должны следить за всем! IRS известно для аудита малого бизнеса, особенно тех, которые показывают потерю в течение последовательных лет. Кроме того, многие агенты IRS не понимают налоговые нюансы, которые применяются к инвесторам в недвижимость, что делает их более подверженными сомнению вашу регистрацию.

Вам нужно будет иметь доказательство, если IRS задаст вопрос по любому из ваших предметов или даже в повседневном бизнесе, если кто-то попытается подвергнуть сомнению платеж.

Два типа записей, которые вам нужно сохранить, - это постоянные записи и краткосрочные записи.

1. Постоянные записи

Это документы, которые вы хотите сохранить на неопределенный срок.

Каковы некоторые примеры постоянных записей?

Это документы, которые будут важны и ценны для вас задолго до текущего налогового года, например:

• Все арендаторы.
• Любые юридические документы - штрафы, отчеты об инспекциях, выступления в суде.
• Любой вид разрешения, который вы вывезли на имущество.
• Все, что вы хотели бы обесценить - например, свойство или улучшения.
• Если у вас есть ваша компания, зарегистрированная как LLC, LP, S Corporation или другое, вы захотите сохранить все записи, относящиеся к этому.
• Страховые полисы.
• Кредитные документы - такие как ипотечные кредиты.
• Налоги на прошлые годы.
• Название собственности / акт.

2. Краткосрочные отчеты

В краткосрочной перспективе я не имею в виду пару месяцев. Вы захотите сохранить документы, которые считаете важными, чтобы требовать от ваших налогов в течение как минимум пяти лет.Как долго это зависит от вашего уровня комфорта. Это поможет вам в случае, если вас когда-либо проверяют или подают в суд.

Каковы некоторые примеры краткосрочных отчетов?

Все, что считается доходами или расходами за данный налоговый год, например:

• Расходы на рекламу для вашего бизнеса или имущества.
• Расходы на развлечения - например, обеды или обеды для текущих или потенциальных клиентов.
• Проценты, выплачиваемые по ипотеке и любые кредитные карты для использования в бизнесе.
• Юридические / профессиональные сборы - для бухгалтеров, юристов, страховых агентов, риэлторов.
• Офисные расходы - Интернет, вторая телефонная линия для бизнеса, канцелярские принадлежности, вычет домашнего офиса, если у вас есть домашний офис, используемый исключительно для бизнеса.
• Арендная плата.
• Выполненные ремонтные работы.
• Получены депозиты безопасности. - Когда арендатор арендуется, если вы храните часть гарантийного депозита, вы должны записать его как доход. Если вы храните часть денег для оплаты ремонта, деньги, которые вы тратите на ремонт, считаются расходами, которые вы можете вычесть по своим налогам.
• Путевые расходы для бизнеса - такие, как мили, предназначенные для аренды.
• Утилиты оплачены.
• Заработная плата, выплачиваемая сотрудникам или независимым подрядчикам.

Как мне отслеживать мои записи?

Вы должны хранить цифровую копию (компьютер) и бумажную копию всех ваших записей.

1. Цифровая копия

Вам нужно будет использовать электронную таблицу или такую ​​программу, как Quicken Rental Property Manager, чтобы отслеживать ваши доходы и расходы.

Вы должны сделать это, как только придет доход или произойдет счет. Вы хотите включить как можно более подробную информацию:

• Дата,
• Время,
• Кому это было выплачено или кто вам заплатил,
• Характер дохода или расхода
• Сумма.
• Вы даже можете указать, как он был оплачен или понесен (наличные деньги, номер чека, кредитная карта, денежный перевод и т. Д.).

Уровень детализации зависит от программного обеспечения, которое вы используете или создаете. Некоторые программы будут напрямую связаны с вашими банковскими счетами и будут записывать ваши доходы и расходы для вас.

Даже если вы выбираете менее дорогостоящую программу или сохраняете свои записи в личных таблицах, вы все равно должны создавать отдельные записи для каждого свойства, для каждого типа расходов и для отдельных видов дохода. Дело в том, чтобы записать как можно больше информации во время транзакции, чтобы вы могли легко создавать финансовые отчеты в будущем.

Вы всегда должны резервировать их на компакт-диске, на внешнем жестком диске, в облаке и даже с бумажной копией. Они должны быть распечатаны в конце каждого месяца и / или в конце года.

2. Жесткая копия

Вам нужно убедиться, что у вас есть бумажная копия ваших самых важных документов. Если возможно, вы захотите сохранить их в какой-либо системе защиты от пожара или в сейфе. Если вы не можете найти один достаточно большой для всех ваших файлов, вы захотите сохранить самые важные из них, такие как названия для свойства в этом поле. Категоризируйте все по годам, а затем отсортируйте по алфавиту файлы, чтобы их было легко найти.