, Что работодатели не должны хранить в файлах персонала

Работодатели никогда не должны размещать определенные предметы в ваших общих кадровых документах. В некоторых компаниях содержимое ваших персональных файлов и записей обычно доступно персоналу персонала, сотруднику и менеджеру и руководителю сотрудника.

В других случаях доступ ограничен персоналом HR, а сотрудники могут запрашивать доступ к своим записям. Адвокаты могут также предъявлять жалобу на содержание кадровых документов по искам и жалобы Комиссии по обеспечению равных возможностей в области занятости (EEOC).

Бывший сотрудник может также запросить копию своих персональных записей.

Используя все эти потенциальные возможности и потенциальные зрители ваших записей о персонале, работодатель должен позаботиться о том, чтобы поддерживать беспристрастную фактическую документацию о трудоустройстве сотрудника в ваших кадровых документах. Следовательно, примените эти общие рекомендации к документации, которую вы сохраняете в кадровых документах вашей организации.

Общие рекомендации по содержанию файла персонала сотрудника

• Информация в кадровых документах должна быть фактической. мнения сотрудников супервайзера или персонала; случайные заметки; слухи; необоснованные слухи; вопросы, отчеты или сообщения о татуировках от других сотрудников, которые не изучены; обвинения не преследовались, не расследовались и не заключались; и любая другая нефактовая информация, комментарий или примечания должны быть исключены из личного файла сотрудника.
  Один из худших примеров оскорбительных комментариев, найденных менеджером по персоналу, зарегистрированным в кадровой документации, связан с записью интервью менеджера по найму. Один из них сказал: «Возможно, слишком толстый, чтобы встать и спуститься по лестнице по мере необходимости. «Представьте себе сотрудника, адвоката и даже будущих сотрудников и руководителей, читающих такие комментарии.
  В другой компании менеджер обнаружил необоснованные ноты, которые менеджеры и другие люди размещали в файлах сотрудника, например: «Мэри рассердилась, потому что у нее не было рейза. Она замедлила работу, чтобы разобраться с ее менеджером. " См. Проблему?

• Записи персонала должны быть задуманы в соответствующие места их расположения. Определите протокол для записей персонала вашей компании на основе государственных и федеральных законов, законов о занятости, таких как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования от 1996 года (HIPAA) и лучшие практики работодателя.
  Затем придерживайтесь протокола. Вы не хотите найти оправдания случайного врача, заправленные в персональный файл, когда они принадлежат к медицинскому файлу. Вы также не хотите обоснования и обоснования продвижения сотрудника в файле заработной платы.
  Вам также не нужны записи о принятии решения о найме, которые включают проверку фона или примечания из обсуждений с бывшими работодателями в персонале.
• Надзорные органы, руководители и другие сотрудники, которые размещают документацию в кадровых документах, должны быть обучены надлежащему написанию документации. В заявлении сотрудника о выговоре о том, что работник был полным безрезультатным, не будет выигрывать ваши кадровые записи в каких-либо призах, но, как известно, нетренированные руководители пишут подобные заявления.
  Еще лучше, ограничьте доступ к файлам персоналу отдела кадров, который отвечает за записи, и знает, что следует и не следует помещать в файл персонала.
• Балансируйте информацию, которую вы размещаете в кадровых документах, чтобы включить как положительные, так и отрицательные аспекты истории занятости сотрудника. Слишком часто в кадровых документах подчеркивается каждое отрицательное явление и пропущены положительные компоненты.
• Признайте разницу между личными записками руководителя о его или ее сотрудниках, представляющим отчетность, и официальными отчетами персонала компании. Заметки супервизора, которые используются для повышения эффективности, для отслеживания проектов и завершения целей, а также для справедливого определения планов повышения и повышения производительности, например, относятся к частному файлу супервизора, а не к официальным данным персонала компании.
  Признайте также необходимость тренировать руководителей в том, как делать заметки и вести документацию в своем файле управления. Для частных заметок применяются те же критерии, что и факты, а не мнения и конкретные примеры, а не слухи.
  Частные заметки супервизора могут быть вызваны в суд в случае иска, поэтому осторожность рекомендуется даже для частных заметок. Практика контролеров, сохраняющих копии записей, которые существуют в официальном файле персонала сотрудников в их файле управления, не рекомендуется.
• Наем документации и примечаний к интервью представляет собой немного затруднительное положение. Лучшей практикой является сохранение отдельного файла для каждой заполняемой вами позиции, которая включает всю документацию, связанную с заполнением этой позиции от публикации задания до контрольных проверок. Резюме заявителей, сопроводительные письма и приложения принадлежат этому файлу, за исключением того, что вы должны переместить приложение наемного работника в файл персонала сотрудника.
  В этом файле есть официальные контрольные списки и формы, которые стремятся к непредвзятому представлению о квалификации потенциального сотрудника и поддерживают ваше решение нанять наиболее квалифицированного кандидата. Мнения и замечания менеджера по найму, которые были приняты во время процесса найма, не принадлежат этому файлу. Людские ресурсы могут собирать эти примечания для ведения полной документации по решению о трудоустройстве, но они не входят в кадровые записи.
• Фактическая документация о принятии решений о занятости , таких как продвижение по службе, переход на боковую возможность и увеличение заработной платы, относятся к кадровым документам. Мнения руководителя или персонала HR о сотруднике нет. Официальная документация о дисциплинарных взысканиях, такая как письменное предупреждение, также содержится в персонале сотрудника.

Конкретные примеры документации, которые не должны быть в отчетах персонала

В кадровые записи не следует размещать следующую информацию.Документация может потребовать отдельный файл, может быть классифицирована как надзорная или управленческая записка или не должна быть полностью сохранена работодателем.

• Любая медицинская информация относится к медицинскому файлу.
• Информация о заработной плате относится к файлу платежной ведомости.
• Документы, которые включают номера социального страхования сотрудников или информацию о защищенных классификациях сотрудника , таких как возраст, раса, пол, национальное происхождение, инвалидность, семейное положение, религиозные убеждения и т. Д., Никогда не должны храниться в файлах персонала.
• Надзорная документация в целях управления работой сотрудника, постановки целей, предоставления обратной связи и т. Д. Должна быть подана в частной, контролируемой или управляемой папке.
• Материалы расследования , включая жалобу сотрудника, интервью с собеседниками, собеседование с сотрудниками, выводы, рекомендации адвоката и резолюцию, а также последующие меры по обеспечению отсутствия возмездия должны находиться в файле расследования, который отделен от записей о персонале.
• Файл сотрудник I-9 формы в файле или местоположении I-9 вдали от записей персонала персонала.
• Проведите проверку фона, включая историю преступности, кредитные отчеты и т. Д., А также результаты тестирования на наркотики в отдельном файле , к которому не могут обращаться руководители, менеджеры и работник. SHRM рекомендует этот отдельный файл или рекомендует, чтобы эта информация также могла быть подана в медицинском файле сотрудника.
• Записи о равных возможностях сотрудника , такие как формы самоидентификации и правительственные отчеты, не должны храниться в личном файле и в любом месте, где есть доступ к супервизору.

Если вы следуете этим рекомендациям, ваша организация эффективно хранит фактическую, поддерживаемую историю занятости и записи персонала в соответствующих местах.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи. -