Что должно содержать работодателей в файлах персонала сотрудников?

Это хорошая идея для работодателя для ведения личного файла для каждого сотрудника. Документация истории занятости, учет вклада и достижений, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития эффективности и многое другое, относятся к персоналу. Умные работодатели хранят более одного персонального файла.

У работодателя есть веские причины, чтобы содержать несколько файлов персонала - некоторые юридические, а некоторые - для целей лучшей практики занятости.

Необходима документация, чтобы работодатель имел точное представление о трудоустройстве сотрудника. Документация поддерживает решения работодателя и может защитить работодателя в иске, сохраненном правильно.

Содержание личного файла предоставляет исторический обзор важных событий во время карьеры сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудника и его или ее карьеры. Они демонстрируют обоснованность работодателя в отношении найма, продвижения по службе, передачи, вознаграждения и признания, а также принятия решений об увольнении.

Различные рекомендации связаны с различными типами файлов персонала

Поскольку рекомендуется использовать несколько типов файлов персонала, с каждым типом файла персонала связаны разные правила и рекомендации.

• Каждый тип файла персонала имеет разную причину для существующего и различного содержимого по этой причине.
• Каждый тип файла персонала хранится по-разному.

• Доступ к файлу персонала ограничен для некоторых сотрудников в большинстве организаций. Различные типы файлов персонала имеют разные правила доступа.
• Доступ сотрудника к его или ее персональному файлу разрешен, но большинство работодателей устанавливают правила для доступа сотрудников к политике доступа к файлам персонала в справочнике сотрудника. (В разных штатах и ​​юрисдикциях действуют разные правила, поэтому не обновляйтесь для вашего местоположения.)
  Большинство организаций не позволяют менеджеру сотрудника обращаться к общему персональному файлу. Они ожидают, что менеджеры будут держать соответствующую документацию в своем собственном файле сотрудника, который не является официальным персоналом.
• Отдел человеческих ресурсов владеет и отвечает за файлы персонала сотрудников.

Рекомендуемые файлы персонала

Вот рекомендуемые типы файлов для персонала и сведения о работе с ними.

Файл персонала сотрудника

Это основной файл персонала, который работодатель поддерживает для каждого сотрудника. В файле персонала хранится история занятости каждого сотрудника. Это то, что вам нужно знать о файле персонала сотрудника.

Медицинский файл

Медицинский файл сотрудника имеет серьезные юридические ограничения, которые работодатель должен знать и прислушиваться.Вот что вам нужно знать о конфиденциальности и содержании медицинского файла сотрудника.

Файл расчета заработной платы

Доступ сотрудника к файлу заработной платы сотрудника является менее ограничительным, чем доступ к медицинскому или персональному файлу. В файле платежной ведомости содержится информация о зарплате, выборе льгот, изменениях ставок оплаты, украшениях и другой юридической документации, которая влияет на зарплату сотрудника. Различные сотрудники по учету и персоналу обращаются к информации в файле заработной платы.

Файл форм I-9 для сотрудников

Из-за прав доступа различных государственных учреждений вы следуете лучшим практикам, поддерживая отдельный файл для форм I-9 сотрудника. Узнайте больше о хранении форм I-9.

Обзор файлов персонала

Хотите получить краткую и базовую информацию о файлах сотрудников сотрудников? Ознакомьтесь с обзором файлов сотрудников сотрудников.

Политика доступа к файлам персонала для сотрудников

Вы хотите, чтобы каждый сотрудник знал, что находится в его или ее персональном файле, но вам нужно контролировать целостность, полноту и тщательность файла. Поддержание конфиденциальности персонала и работодателя и ограниченный доступ обеспечивается политикой доступа к файлам персонала.

Что не следует включать в файл персонала сотрудника

Ищете рекомендации по контенту, которые никогда не должны включаться в файл персонала сотрудника? Вот мои лучшие рекомендации по содержанию, которое вы хотите сохранить либо в отдельном, неформальном месте, либо вообще не сохраняете. Сохранение ненужной и строго увядаемой документации может нанести вам вред.

Документация

Знаете ли вы, что такое документация? Слово, документация часто появляется в мире занятости и людских ресурсов. Но здесь подробно описывается смысл документации и почему вы можете документировать конкретные мероприятия по трудоустройству. Узнайте больше о документировании истории и производительности сотрудников.

Это наиболее часто требуемая информация о файлах сотрудников сотрудников. Нажмите на каждую тему для подробной информации.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена только для ознакомления.