Научиться разрабатывать план аутсорсинга

Многие дискуссии об аутсорсинге в средствах массовой информации делают его сложным, но это очень просто. Даже в наших домах мы «передаем на аутсорсинг» множество задач: приготовление пищи, поддержание наших газонов и уход за детьми, просто чтобы назвать несколько. Когда у нас нет времени, внимания или навыков для самостоятельной работы, мы ищем того, кто может, и того, кто будет делать работу по цене, которую мы можем себе позволить. Корпорации работают одинаково, хотя их решения могут включать больше факторов и лиц, принимающих решения.

Процесс разработки плана аутсорсинга

Но так же, как семьи принимают разные решения, корпорации могут прийти к поразительно различным решениям об аутсорсинге. Существует не шаблон, который работает для всех фирм, но есть процесс, который все фирмы должны учитывать:

Реализация

В прошлом многие корпорации, возможно, даже не знали, что такое аутсорсинг. Сегодня они знают об аутсорсинге, но не могут понять, сколько программ аутсорсинга (и аутсорсинга) они уже используют: центры копирования, почтовые службы, управление объектами, ИТ и даже части корпоративного юридического отдела. Аутсорсинг может не решить каждую проблему, но изучение контрактов предыдущего поколения выявит новые проекты и предоставит ценную информацию.

Настройка цели

Чтобы добиться успеха в создании программы аутсорсинга, вам необходимо определить конкретные цели, например, снизить общие корпоративные расходы на пять процентов, сосредоточиться на эффективности для одного места или только посмотрите функции, выполняемые в одной бизнес-единице.

Цели не нуждаются в огромных деталях. По мере увеличения вашего опыта аутсорсинга определения будут меняться.

Участие

Вам нужны участники из многих областей знаний, чтобы внести вклад в план, проверить допущения и дать экспертное заключение. Когда вы переходите от общего плана к конкретным проектам, вы будете повторять этот процесс и создавать подгруппы с еще более конкретными знаниями.

Идентификация

Теперь, когда у вас есть цели и эксперты для идентификации и интерпретации информации, пришло время определить конкретные проекты для вашей программы аутсорсинга. Каждая фирма разрабатывает различные критерии и руководствуется культурой, а также финансовым или операционным анализом, но есть общие критерии, на которые вы должны обратить внимание:

• Предыдущие решения: Ваша фирма, вероятно, приняла более ранние решения об использовании не- сотрудников, таких как временные работники или контракты на обслуживание. Работайте с Закупками и вашим PMO (Управление проектами). Посмотрите, как они рассматривают проблемы в этом списке и компилируют извлеченные уроки.
• Экспертиза: Выполняете ли вы функции или выпускаете продукты без достаточного опыта, или у вас проблемы с менеджерами?Имеет ли нынешнее руководство план решения этих проблем? Если нет, это может быть хорошим проектом аутсорсинга.
• Качество: Даже если функция имеет людей с правильными навыками и опытными менеджерами, вы не можете получить необходимый уровень обслуживания. Менеджер проводит опросы клиентов? Что говорят клиенты о продуктах или услугах? Разрыв в качестве или отсутствие интереса к обслуживанию клиентов - еще один флаг для аутсорсинга.
• Стоимость: Исключительно качественный сервис не обязательно полезен. Как ваши расходы сравниваются с конкурентами? Производит ли функция ежемесячные отчеты: себестоимость, эксплуатационные расходы, многолетние ценовые тенденции? Если эта функция не может создавать эти отчеты, аутсорсинговая служба может обеспечить большую прозрачность в ваших операциях.
• Масштаб: Когда вы исследуете всю свою фирму, вы совершите много неожиданных открытий. Оставайся сфокусированным! Один большой проект - лучший кандидат на аутсорсинг, чем ряд небольших проектов. Для этого крупного проекта потребуется гораздо меньше административных и управленческих ресурсов. Сохраните полный список, но только выберите кандидатов, чем окажите большое влияние на первую волну проектов.
• Безопасность: Теперь у вас есть хорошая идея о потенциальных проектах. Пришло время фильтровать их в соответствии со стандартами безопасности. Безопасность - сложный и спорный вопрос. Различные стандарты применяются к разным отраслям, а некоторые фирмы более безопасны, чем их конкуренты. Понимать внутренние и отраслевые стандарты и соответственно ограничивать проекты аутсорсинга. Включите юридическую, информационную, корпоративную безопасность, соответствие (если применимо) и любые «рисковые» отделы в ваших обсуждениях.
• Приоритет: Каждый элемент выше (и, возможно, другие характеристики) должен быть забит, а затем каждому проекту должно быть присвоено полное «значение аутсорсинга». Несомненно, будет много споров о том, какие характеристики являются наиболее важными, если их баллы точны и должны учитываться другие характеристики. Не удивляйтесь, если этот процесс длится несколько месяцев или даже лет.
• Связь: К тому времени, когда вы определили приоритетные потенциальные проекты, вы провели много встреч и поговорили со многими людьми. Ожидайте, что эти обсуждения станут общедоступной информацией в отделах, на которые вы нацелились на аутсорсинг. Всегда предполагайте, что эти обсуждения будут доступны для вашего сотрудника, часто в режиме реального времени. Тщательно продуманные корпоративные коммуникации должны быть подготовлены и готовы. Никогда не позволяйте слухам стать лучшим источником информации, чем факты.

Выполнение плана аутсорсинга

В конце этого процесса вы получите свой первоначальный план аутсорсинга. При выполнении этого плана выполняется еще много шагов: подтверждение данных, создание подкомитетов для конкретных проектов, определение поставщиков, запуск пилотов, заключение контрактов и т. Д. Однако разработка вашего плана дает вам первые и наиболее важные шаги.