Узнать роли и обязанности руководителя собрания

Лидер собрания - это сотрудник, который отвечает за планирование, организацию, управление деталями и приглашение участников на собрание. Он или она является сотрудником, ответственным за ход фактического собрания. Они принимают меры до, во время и после совещания, чтобы гарантировать, что собрание достигнет своих целей.

Кто возглавляет собрание?

Лидер встречи играет ключевую роль в успешном проведении встреч и команд.

Важным является сотрудник, который служит руководителем встречи. На некоторых встречах лидером является руководитель отдела, руководитель группы или лицо, назначенное старшим руководством для руководства инициативой. Эти сотрудники были отобраны на их руководящую роль из-за их воспринимаемых навыков в качестве менеджера или руководителя.

В другое время сотрудник может появиться как лидер естественно. Эти лидеры являются сотрудниками, которые другие сотрудники ищут и уважают. В других случаях команда может принять решение о ротации руководящей роли среди всех членов. Это позволяет всем членам команды продолжать развивать свои навыки в качестве лидеров встреч и в создании успешных встреч в целом.

Обязанности руководителя собрания

Ниже приведены основные обязанности лидера собрания.

• Определяет цель, задачу или цель, которые должны быть выполнены. Это часто задание или часть описания должностных обязанностей лидера.
• Решает, является ли собрание наилучшим способом для достижения цели или цели или достижения желаемого результата. Ответьте на вопрос: нужна ли встреча?
• Определяет, кто должен помогать планировать встречу.
• В команде или в качестве лидера она принимает решение по повестке дня собрания. (На текущих заседаниях эта задача выполняется в конце текущего собрания.)
• Определяет дату, время и местоположение наиболее часто, используя общий организационный календарь.
• Укладывает вместе предварительную работу, такую ​​как чтение, финансовая информация, история, связанные с ней собрания команд и т. Д.
• Приглашает участников и распределяет задания и предварительную работу, позволяя как можно больше времени, чтобы участники приступили к встрече.
• Обеспечивает, чтобы на собрании был рекордер или секундомер для документирования разбирательства и любых обязательств, действий или решений. Назначает хронометриста, когда это необходимо для упорядоченного проведения собрания.
• Может использовать ледокол для разминки участников и создания условий, в которых участники встречи будут комфортно общаться друг с другом и обмениваться идеями и информацией.
• Прибывает рано и возглавляет встречу, сохраняя ее на задаче, отслеживать и вовлекать всех участников, чтобы каждый чувствовал, что их присутствие имеет важное значение на встрече.Это гарантирует их участие в следующем совещании
• Специи на собрании компании, чтобы участники не чувствовали себя скучно и скучно. Независимо от того, используете ли ледоколы, юмор или забавные примеры, никакая встреча не должна заканчиваться без смеха.
• Обеспечивает назначение и обработку следующих шагов и действий.
• Разбирает совещание и планирует повестку дня следующего совещания.
• Последующие встречи между участниками, чтобы убедиться, что элементы действий находятся на пути, и предложить помощь и / или ресурсы, если у добровольца возникают проблемы.

Дополнительные роли руководства

Лидер собрания берет на себя эти обязанности, но также имеет роли, связанные с коммуникацией, отчетностью и работой по команде.

Каждый член команды или собрание, которое является межфункциональным, обязано информировать свой отдел или функцию о деятельности и ходе работы совещания или текущей команды. Они также несут ответственность за получение информации от коллег, которые не находятся в команде или на собрании. Не каждый сотрудник может присутствовать на каждой встрече.

Лидер несет дополнительную ответственность за привлечение и информирование руководителей высшего звена посредством эффективной коммуникации и обратной связи.

Создание собственности у сотрудников за пределами команды или встречи, особенно руководителей организаций, гарантирует, что команда или собрание будут успешными в разработке, внедрении и интеграции своих решений или идей.

Если участник собрания неэффективно выступает на собрании, лидер несет ответственность за исправление поведения с помощью эффективных методов лидера собрания во время встречи и эффективного коучинга вне собрания. Участник собрания, который монополизирует встречу с его или ее мнениями или критикует других членов за их, должен быть исправлен до того, как человек саботирует успех собрания.

Эти действия необходимы до тех пор, пока участники собрания не достигнут уровня комфорта и зрелости, что позволяет им помогать лидеру, пробиваясь сами по себе, когда неэффективные события разворачиваются, а дисфункциональные члены прерывают ход.

Эффективный руководитель встречи не гарантирует успешного выполнения проекта или команды, но он или она является ключевым фактором, способствующим успешному осуществлению проектов, отделов, совещаний или команд.

Протокол встречи является эффективным вкладом в успешные встречи, когда протоколы надлежащим образом записываются и распространяются своевременно.