Как написать справочное письмо

Важно знать, как написать справочное письмо, потому что почти каждый просят предоставить ссылку в свое время в течение своей карьеры.

Будь то для сотрудника, друга или кого-то, с кем вы работали, важно быть готовым написать эффективное рекомендательное письмо.

Ниже приводятся советы о том, как написать справочное письмо, а также какие материалы нужно задать кандидату, а когда нет (и как сказать нет) письму для кого-то.

Что такое справочное письмо?

Справочное письмо, также известное как рекомендательное письмо, - это письмо, в котором говорится о чей-то опыт работы, навыки, знания, личные качества и / или успеваемость. Он написан бывшим работодателем, коллегой, клиентом, учителем или кем-то еще, кто может положительно говорить об этом человеке.

Когда вам нужны справочные письма

Вам нужны ссылочные письма, как правило, около трех, когда вы применитесь к заданиям, стажировкам, волонтерским должностям, колледжам и выпускникам школьные программы. Справочное письмо является положительным подтверждением ваших навыков и атрибутов, написанных кем-то, знакомым с вашей работой, характером и достижениями.

В справочном письме объясняется, почему читатель должен выбрать вас, и что дает вам право на получение возможности, на которую вы подаете заявку.

Письма могут запрашиваться организацией, которая рассматривает лицо для занятия или принятия в учреждении, или может быть предложена соискателем или заявителем.

Что включено в справочное письмо
Справочное письмо является положительным подтверждением ваших навыков и атрибутов. Это объясняет, почему читатель должен выбрать вас и что квалифицирует вас для возможности, на которую вы подаете заявку.

Профессиональное справочное письмо обычно написано руководителем, коллегой, клиентом, преподавателем или профессором, хорошо знакомым с вашими достижениями в настройке рабочего типа.

Он обычно включает описание вашей должности и обязанностей, продолжительность вашего пребывания в компании и ваши возможности, квалификацию и вклад в организацию.

Персонаж или личная справочная буква может быть написана другом семьи, наставником или соседом, который может подтвердить признаки, которые сделают вас хорошим кандидатом на позицию, которую вы ищете. В нем объясняется, как писатель знает вас и обсуждает ваши личные атрибуты, как они применяются в настройке работы.

Как долго должно быть справочное письмо

Большинство ссылочных писем составляют 1-2 страницы и написаны текущими или бывшими работодателями, коллегами, клиентами, учителями или персональными знакомыми. Справочное письмо должно быть написано для конкретной работы или отрасли и включать в себя квалификацию и достижения, которые будут иметь отношение к успеху в должности.

Что делать, прежде чем писать справочное письмо

Подумайте, прежде чем говорить «Да. « Прежде чем согласиться написать письмо, убедитесь, что вы чувствуете, что можете написать положительную рекомендацию для этого человека. Если вы не знаете этого человека хорошо или не думаете, что можете хорошо говорить о способностях или способностях человека, это прекрасно, чтобы отклонить просьбу о рекомендации.

На самом деле, лучше сказать «нет», чтобы написать рекомендацию, а не писать отрицательную ссылку для человека. Вы можете быть расплывчатым, когда отклоняете запрос, просто говоря: «Я не чувствую, что буду лучшим человеком, который напишет вам рекомендацию. «Если возможно, предложите кого-то другого, кого они могут спросить.

Запросить информацию. Это хорошая идея попросить человека предоставить копию своего резюме или резюме, даже если вы давно их знаете. Они могут иметь новую аккредитацию или достижения, и вы хотите предоставить как можно больше текущей информации. Это также поможет вам дать рекомендации для использования при составлении письма.

Если справочное письмо предназначено для конкретной занятости, попросите также копию публикации задания. Аналогичным образом, если справочное письмо предназначено для конкретной школы или программы, попросите некоторую информацию о школе.

Чем больше информации у вас есть, тем легче будет написать письмо.

Получите все подробности. Наряду с запросом информации о кандидате, получите всю необходимую информацию о том, как отправить письмо. Спросите кого вы должны отправить письмо, когда истечет срок, и в каком формате должно быть письмо. Также спросите, есть ли какие-либо сведения, которые школа или работодатель хочет, чтобы вы включили в свое письмо.

Форматирование письма

Если вы отправляете письмо работодателю или школе, обязательно следуйте правильному формату деловых писем. Это включает перечисление вашей контактной информации, даты и контактной информации для лица, получающего ваше письмо (обычно, менеджера по найму) в верхней части письма. Также укажите свою подпись в нижней части физической буквы.

Однако, если вы отправляете письмо по этому письму, вам не нужно указывать какую-либо контактную информацию или дату в верхней части письма. Вместо этого укажите свою контактную информацию после вашей электронной почты. Также убедитесь, что у вас четкая, краткая строка темы, в которой перечислены имя кандидата, задание, на которое они подают заявку (если применимо), и цель вашего письма. Например, строка темы может быть прочитана: «Рекомендация для имени фамилии - задание помощника по трудоустройству».

Что включать в справочное письмо

Контактная информация и приветствие
Если вы пишете письмо физическому лицу или комитет по найму, укажите их контактную информацию в верхней части письма и в своем приветствии. Если вы пишете общее письмо, вы можете написать «Кому это может быть интересно» или просто начать свое письмо с первого абзаца.

Первый абзац
В первом абзаце справочного письма объясняется ваше соединение с человеком, которого вы рекомендуете, в том числе о том, как вы их знаете, и почему вы имеете право писать справочное письмо, чтобы рекомендовать занятие или аспирантуру.Упоминайте отношения (личные или профессиональные) у вас с человеком, которого вы рекомендуете.

Второй абзац (и третий, и четвертый)
Средние абзацы справочного письма содержат информацию о персоне, о которой вы пишете, в том числе о том, почему они квалифицированы и что они могут внести. При необходимости используйте более одного абзаца, чтобы предоставить подробную информацию. Будьте конкретны и сообщайте примеры того, почему этот человек является квалифицированным кандидатом. Если вы можете, укажите конкретные случаи, когда вы наблюдали за человеком, успешно использующим навыки, необходимые для позиции.

Закрытие письма
В заключительном параграфе предложите предоставить дополнительную информацию и включить свою контактную информацию (телефон и электронную почту), чтобы вы могли дать устные рекомендации или ответить на дополнительные вопросы, если это необходимо. Вы также можете подтвердить, что вы рекомендуете этого человека «полностью» или «без оговорок». "

Подпись
Закройте письмо с официальным закрытием и вашей подписью. Вот как закончить письмо примерами закрытия бизнеса.

Используйте шаблон ссылочного письма

Если вы не знаете, что писать, используйте шаблон ссылочного письма и персонализируйте его, чтобы включить свою информацию. Шаблон - полезный способ увидеть, как отформатировать ваше письмо и что включить в письмо.

Вы также можете просмотреть примеры справочных писем для идей о том, что включить в свое собственное письмо. Однако не забудьте изменить письмо, чтобы оно применимо к конкретному человеку, на которого вы пишете письмо.

Рекомендуемое чтение: Примеры ссылочных букв