Как вы успешно управляете проектом?

Добро пожаловать в свой первый проект!

Поздравляем! Вы только что возглавили важный новый проект. Ясно, что ваш босс предлагает эту возможность в качестве вотума уверенности в ваших навыках. И в то время как вы взволнованы, это ваш первый случай, когда вы отвечаете за общий проект, и это немного пугает.

В вашем сознании пробегает ряд вопросов:

• Как мне начать?
• Каковы шаги, необходимые для перевода проекта с начала на закрытие?

• Как создать высокопроизводительную команду проекта?
• Кому я прошу помощи в этом процессе? Есть ли исполнительный спонсор?

Этот пост предназначен для того, чтобы помочь любому новому руководить проектной, комиссионной или командной инициативой для деятельности, которая уникальна для организации. Независимо от того, организуете ли вы праздничную вечеринку или ведущие инициативы по разработке новых продуктов, существуют инструменты и процессы управления проектами, чтобы сделать вашу вероятность успеха намного выше.

Во-первых, Поймите 5 этапов в процессе проекта:

В то время как я рекомендую вам больше узнать о каждом из 5 этапов в деталях, знайте, что они:

1. Инициирование: < запуск проекта. Планирование:
2. планирование всей работы проекта. Выполнение:
3. , фактически выполняющее работу. Управление и контроль:
4. вся работа, которую вы выполняете во время проекта, для мониторинга прогресса. Закрытие:
5. завершение и выполнение проекта и отключение команды.

Эти шаги одинаковы для каждого проекта.

13 Основные шаги для начинающего проекта:

Определение области:

1. Первый и самый важный шаг в любом проекте - это определение области проекта. Что вы должны делать или создавать? Какова цель проекта? Не менее важно определить, что не входит в сферу вашего проекта. Если вы не получите достаточного определения от своего босса, проясните масштаб и отправьте его наверх для подтверждения. В то время как пример немного не связан с деловой темой, мы все можем относиться к свадебному приему. При планировании свадебного приема у вас может быть как можно больше возможностей: подготовить свадебный прием на 100 гостей, в комплекте с ужином, открытый бар, свадебный торт и живую группу для танцев на определенную дату по цене, не превышающей 20 000 долларов. Определение доступных ресурсов:
2. Какие люди, оборудование и деньги у вас есть для вас, чтобы достичь целей проекта? Как руководитель проекта, вы обычно не будете иметь прямой контроль над этими ресурсами, но им придется управлять ими с помощью матричного управления. Понимание временной шкалы:
3. Когда проект должен быть завершен? Когда вы разрабатываете свой план проекта, у вас может быть определенная гибкость в том, как вы используете время во время проекта, но сроки обычно фиксируются, как в случае свадебного приема.Если вы решите использовать часы сверхурочных, чтобы соответствовать расписанию, вы должны взвесить это с учетом ограничений вашего бюджета. Соберите свою команду проекта:
4. Объедините людей в своей команде и запустите диалог. Это технические эксперты. Вот почему их функциональный руководитель назначил их проекту. Ваша задача - управлять командой. Подробности работы, часть 1:
5. Каковы основные элементы или компоненты, которые необходимо создать для завершения проекта? Например, свадебный прием требует высокого уровня: приемная, еда, питье, пирог, гости и развлечения. Конечно, каждый из этих более крупных предметов можно разбить на множество дополнительных предметов. Это следующий шаг. Подробно о работе, часть 2:
6. В нашем примере приема на свадьбу вы, вероятно, имеете команду или лицо, отвечающее за различные компоненты. Работайте с членами вашей команды, чтобы изложить детали, необходимые для достижения каждого основного предмета. Лицо, отвечающее за питание, должно понимать варианты, ограничения по стоимости и делать выбор, который поддерживает достижение объема . Перечислите меньшие шаги на каждом из более крупных шагов. Сколько уровней глубины вы входите в более подробные шаги, зависит от размера и сложности вашего проекта. Разработка предварительного плана:
7. Соберите все свои шаги в план. Хороший способ сделать это - использовать таблицу приоритетов, определяющую, какие элементы должны предшествовать другим элементам. Формальные методы управления проектами требуют разработки так называемой сетевой диаграммы и определения критического пути. Хотя это может быть выше ваших потребностей или уровня знаний, основной проблемой является последовательность действий в правильном порядке, а затем распределение ресурсов на действия. Вопросы, которые следует задать, включают: Что происходит первым? Каким будет следующий шаг? Какие шаги могут выполняться одновременно с разными ресурсами? Кто будет делать каждый шаг? Как много времени это займет? Существует множество отличных программных пакетов, которые могут автоматизировать для вас много этой детали. Спросите других на аналогичных позициях, что они используют. Создайте базовый план:
8. Получите отзывы о своем предварительном плане от вашей команды и от других заинтересованных сторон. Отрегулируйте временные рамки и графики работы, чтобы они соответствовали проекту в доступное время. Внесите необходимые коррективы в предварительный план для составления базового плана. Запросить корректировки проекта:
9. Практически никогда не хватает времени, денег или талантов для проекта. Ваша задача - делать больше с ограниченными ресурсами, чем люди ожидают. Тем не менее, часто существует ряд ограничений на проект, которые просто нереалистичны. Вам нужно сделать свое дело и представить его своему боссу и потребовать изменения этих нереалистичных ограничений. Запросите изменения в начале проекта. Не ждите, пока вам не помогут запросить необходимые изменения. Однако, если ваш проект предполагает свадьбу, не ожидайте успеха, прося много значительных изменений! Работайте над своим планом, но не умереть за него:
10. Принятие плана важно, но план можно изменить.У вас есть план вождения на работу каждое утро. Если одно пересечение заблокировано случайно, вы меняете свой план и идите по-другому. Сделайте то же самое с вашими проектными планами. Измените их по мере необходимости, но всегда учитывайте объем и ресурсы. Мониторинг прогресса вашей команды:
11. В начале проекта вы немного продвинетесь, но начните следить за тем, что все делают в любом случае. Это облегчит поиск проблем до того, как они станут проблемами. Документ Все:
12. Храните записи. Каждый раз, когда вы переходите от своего базового плана, записывайте, что такое изменение и почему оно было необходимо. Каждый раз, когда в проект добавляется новое требование, записывайте, откуда взялось это требование, и как из-за него корректировался график или бюджет. Вы не можете запомнить все, так что напишите их, чтобы вы могли посмотреть их в конце обзора проекта и узнать от них. Сообщайте всем об этом:
13. Все участники проекта информируют о прогрессе. Сообщите им о своем успехе по мере завершения каждой вехи, но также сообщите им о проблемах, как только они придут. Также сообщите об этом команде. Если изменения будут рассмотрены, сообщите команде о них как можно дальше вперед. Убедитесь, что все в команде знают о том, что делают все остальные. Итог:

Вам не обязательно быть официальным менеджером проекта, чтобы возглавить инициативу проекта. Тем не менее, вы должны применить инструменты и логику управления проектами к работе по разъяснению своих целей, подробному описанию работы, созданию команды, а также выполнению и мониторингу работы. Лучший успех!

Обновлено Art Petty