Как успешно планировать мероприятие по сбору средств

Хостинг мероприятия по сбору средств - отличный способ собрать деньги для организации или бизнеса. Мероприятия по сбору средств повышают уровень информированности, способствуют участию сообщества и обеспечивают веселое собрание, одновременно поднимая деньги по уважительной причине. Планирование мероприятия по сбору средств - как и планирование любого другого мероприятия - требует времени, организации и творчества.

Планирование мероприятия по сбору средств

Следуйте этому легкому руководству для успешного планирования мероприятия по сбору средств.

1. Какова цель?

Прежде чем начинать с какого-либо фактического планирования событий, сначала определите, что цель для вашего мероприятия по сбору средств. Большинство мероприятий по сбору средств имеют более чем одну цель. Цель может состоять в том, чтобы завоевать гласность, повысить осведомленность, расширить существующую сеть или вознаградить добровольцев за их усилия, все это при одновременном сборе денег на мероприятии. Знайте, каков желаемый результат, чтобы вы могли проектировать событие, которое будет соответствовать этой цели.

2. Сколько денег вы надеетесь поднять?

Откуда вы знаете, если ваше мероприятие по сбору средств является успешным, если у вас нет цели по сбору средств? Создать четкую и измеримую цель сбора средств. Цель должна быть достижимой, но также немного недосягаемой. Это обеспечит дополнительную мотивацию для тех, кто участвует в мероприятии, и вашей целевой аудитории - стремиться к достижению цели сбора средств.

Отслеживайте прогресс по сбору средств с использованием индикаторов и рекламируйте прогресс, используя социальные медиа и другие маркетинговые каналы.

Призывайте свою сеть сбора средств внести свой вклад, чтобы помочь вам достичь цели. Имейте в виду, что эта цель - это сумма денег, оставшаяся после оплаты всех расходов на мероприятия.

3. Установите бюджет на проведение мероприятий

С учетом своей цели сбора средств установите бюджет своего мероприятия. Составьте полный список всех расходов, связанных с проведением этого мероприятия по сбору средств.

В стоимость входит:

• Расходы на аренду помещения
• Кейтеринг
• Аренда оборудования
• Расходы на укомплектование персоналом
• Приглашения
• Развлечения (приглашенные ораторы, музыканты)
• Украшения
• Транспорт
• Персонал безопасности

Ваш бюджет должен отражать все известные затраты и включать сумму непредвиденных расходов. Для достижения вашей цели по сбору средств сумма денег, собранных на мероприятии, должна превышать все расходы.

4. Знайте свою целевую аудиторию

Чтобы эффективно продавать событие - будь то сбор средств, собрание или фестиваль, вам сначала нужно выяснить, кем является ваша целевая аудитория. Вы пытаетесь привлечь молодых профессионалов, которые будут охватывать ваше дело? Является ли ваше мероприятие по сбору средств чем-то для широкой общественности, и любой может присутствовать? Возможно, ваша целевая аудитория - владельцы малого бизнеса, которые будут вносить процент от своих продаж в вашу компанию.Подумайте о том, кого вы пытаетесь достичь, чтобы вы могли адаптировать свои маркетинговые усилия.

5. Познакомьтесь с сообществом

При планировании мероприятия по сбору средств подумайте о своей сети местных сообществ в ваших усилиях по аутрич-работе. Обратитесь к местным предприятиям за помощью в предоставлении некоторых компонентов мероприятия без каких-либо затрат или по сниженной цене. Например, рассмотрите вопрос о выделении пожертвований для следующих предметов:

• Аренда стульев
• Аренда палаток
• Декорации
• Питание и питание
• Музыка или DJ
• Знак

Местные супермаркеты могут пожертвовать воду в бутылках для гостей. Локальный принтер может пожертвовать вывеску. В обмен на определенный уровень своего участия предлагаем рекламу бизнеса или продавца в форме перечисления предприятий в печатных материалах или вывесках на мероприятии.

Преимущества этой общественной работы - это много. Ваша организация получает материалы или услуги без какой-либо или сниженной стоимости, что помогает снизить ваши расходы. Эти местные компании становятся частью вашей сети, и их поддержка будет способствовать вашему мероприятию для своих клиентов.

Обратиться к другим благотворительным группам за помощью, такими как местные молодежные организации, группы разведчиков или клубы общественных служб в местных школах. Они могут предлагать помощь при настройке, очистке, распределении предметов на мероприятии и т. Д.

6. Создание принимающего комитета

Как правило, мероприятия по сбору средств имеют принимающий комитет. Эти члены комитета должны быть привержены делу и событию и быть крупными донорами, которые будут поощрять других также вкладывать свои ресурсы. Руководители предприятий и местные знаменитости часто работают в принимающих комитетах. Их роль не в планировании событий; вместо этого он должен работать, чтобы помочь вам достичь своих целей по сбору средств.

7. Событие Публичность

Как только дата события будет установлена ​​и выбранная целевая аудитория, пришло время работать над рекламой событий. Разработайте план по связям с общественностью / маркетингу для мероприятия по сбору средств - который отделен от вашего плана мероприятий по сбору средств. Включите график создания объявлений и рассылки материалов, а также доступные методы распространения. Это может включать в себя:

• Приглашения на участие в мероприятии
• Маркетинговая кампания по прямой почте
• Социальные встречи с участием представителей принимающей комиссии
• Онлайн-присутствие (веб-сайт организации, Facebook, Twitter и т. Д.)
• Прямой информационно-пропагандистская деятельность в сети по сбору средств организации
• Распространение местных сообществ
• Местные газеты и онлайн-публикации
• Хозяйственный комитет и социальная сеть хоста

Сделайте свою рекламную кампанию приоритетной. Без эффективного маркетинга само мероприятие, равно как и благотворительное дело, останется незамеченным, и цель сбора средств не будет достигнута.

8. Формат продаж билетов

В рамках вашего плана мероприятий по сбору средств включите метод продажи и распространения билетов. Решите, как будут продаваться билеты, когда они будут проданы, и будут ли они распространяться до мероприятия или доступны для пикапа у двери мероприятия.Определите, будет ли взиматься единая плата за мероприятие или разные уровни взносов, например, другая цена за доступ к области V. I. P. или специальный прием.

Также создайте способ организации продажи билетов, а также информацию о том, как личная информация от этих билетов будет добавлена ​​в ваш список контактов по сбору средств. Эта контактная информация является важной частью ваших будущих маркетинговых усилий.

9. Не забудьте сказать «спасибо»

Не совершайте дорогостоящую ошибку, не благодарив спонсоров событий, спонсоров событий и добровольцев. Потратьте время, чтобы отправить личные заметки всем, кто участвует в вашем мероприятии по сбору средств. Поблагодарите caterer за участие в спонсорстве в этом мероприятии и за предоставление звездной пищи. Спасибо добровольцам-разведчикам за их время и энергию за помощь в создании палаток. Поблагодарите поставщиков, которые предоставили столь необходимую аренду со скидкой. Вы поняли эту идею.