Как планировать успешное мероприятие по проведению мероприятий по сбору средств

Специалисты по планированию особых событий - особенно в некоммерческом мире - знают, что организация мероприятия по сбору средств на открытом воздухе - отличная идея. Эти типы событий, как и другие идеи по сбору средств сообщества, требуют, чтобы планирование событий в следующем году начиналось сразу же после завершения мероприятия по сбору средств в этом году. Очень важно рассказать об этом событии и обсудить, что получилось, и что можно улучшить, пока это событие еще свежо в сознании команды.

Обсуждая успехи и улучшения, убедитесь, что эти функции могут быть включены или расширены для события в следующем году. Такое упреждающее планирование также повышает ценность для спонсоров. И, неизбежно, все успешные общественные прогулки надеются расти и расширяться из года в год.

Но важно сосредоточиться на главной цели проведения таких мероприятий: сбор средств. Поэтому для тех планировщиков событий, которые ранее проводили общественную прогулку, одно из самых важных времен для планирования на самом деле происходит после окончания прогулки. Чтобы узнать о многих аспектах планирования и проведения прогулок по сбору средств в сообществе, мы собираемся заглянуть в кадр на мероприятие «День матери», организованное Чикагской организацией рака молочной железы Y-ME.

Y-ME День матери Рак молочной железы Сборщик фандрайзеров

Y-ME был основан двумя оставшимися в живых после рака молочной железы в 1979 году. Некоммерческая организация была известна своим многоязычным национальным раком молочной железы Горячая линия для пациентов с раком молочной железы.

Программа получила известность как единственная 24-часовая бесплатная бесплатная горячая линия в стране, полностью укомплектованная выжившими из рака молочной железы, которые прошли обучение консультантов-сверстников. Но организация также организовала ежегодную прогулку по сбору средств в День матери, которая поддерживала их программы и услуги. Назад В 2007 году Y-ME собрал более 7 миллионов долларов с почти 43 000 ходоками из 12 городов.

К 2008 году приняли участие 15 городов. К сожалению, Y-ME закрыла свои двери в 2012 году, но наследие его ежегодного сборщика средств массовой информации остается отличным примером для некоммерческих планировщиков событий.

Большая часть успеха по сбору средств Y-ME может быть отнесена к организованному подходу к планированию и в первую очередь следить за наиболее важными задачами. Лиз Клуг, бывший директор специальных мероприятий организации, сказал об этом после своего рекордного года в 2007 году: «У нас есть план по разным моментам во время процесса планирования. Итак, мы предпримем меры для продвижения этих наиболее важных моментов времени, чтобы убедиться, что мы успешны. Например, в городе, где мы можем провести мероприятие в первый раз, мы должны сосредоточиться на том, чтобы у нас было отличное место и место, где люди захотят вернуться. По дороге мы можем сосредоточиться на том, в каких кафе мы бросим брошюры.«Давайте посмотрим, как Клуг и команда планирования событий Y-ME организовали такое успешное мероприятие.

Шаг планирования: анализ номеров

Хостинг обходной группы или аналогичное мероприятие требует объединения нескольких различных составляющих целей, но в конечном итоге ассоциация или благотворительная организация, принимающая это мероприятие, делают это, чтобы собрать деньги по их делу.

Поэтому первый шаг в планировании следующего события происходит, когда текущее событие заканчивается, и большая часть этой работы окружает «числа».

«Мы внимательно посмотрели цифры после завершения события», - объясняет Лиз Клуг , «Мы сравнили, как мы это делали в этом году по сравнению с предыдущим годом. Мы рассмотрели опыт участников. Мы оценили наши категории спонсорства. Мы ответили на любые прямые электронные письма о событиях. «Планировщики событий также предпримут немедленные шаги, чтобы гарантировать, что все, кто участвует в этом году, продолжится в следующем году.

Klug также откопался до деталей. В своих оценках она смотрела на все, начиная от количества добровольцев, которые участвовали в распространенном количестве футболок. Затем она спросила, нужна ли она более или менее на следующий год.

Временная шкала планирования

Для тех, кто организует общественные мероприятия по сбору средств, важно знать, какие шаги следует выполнять в разное время.

Большинство некоммерческих организаций не имеют роскоши большого числа сотрудников и членов комитета добровольцев, чтобы добиться успеха этого мероприятия. Но планировщики признают, что должны убедиться, что они тесно сотрудничают с мэрией города и отделом общественных работ, чтобы получить мероприятие в общедоступном календаре.

Klug предлагает, чтобы первым шагом после анализа цифр прошлого года было сосредоточиться на корпоративном наборе. Если мероприятие не является новой программой, важно получить корпоративную поддержку для мероприятия следующего года сразу же после завершения этого года. «Мы сосредоточились на возобновлении спонсорства, когда мы представили отчет о завершении мероприятия», - говорит Клаг. Она также предлагает следующие основные моменты для планировщиков, заинтересованных в организации общественной прогулки в качестве мероприятия по сбору средств:

• Определение корпоративных спонсоров
• Разработка программ для ходовых команд
• Определение мероприятий по мероприятию
• Начало набора по ходу
• Завершение логистики событий
• Удерживать событие
• Событие «спасибо»
• Оценить и начать последующее событие

Y-ME также наняло бы внешнюю логистическую фирму для решения многих своих логистических требований. Но одним из самых полезных было внедрение системы онлайн-регистрации.

Успех системы онлайн-регистрации

Y-ME быстро узнал о важности использования Интернета для онлайн-регистрации и с тех пор активно выступает за использование технологии онлайн-регистрации и сбора средств.

Они инвестировали в онлайн-систему управления отношениями с учредителями, чтобы служить в качестве своего гоночного сайта 2003 года. Этот тип системы служит персональным веб-сайтом для волонтеров, чтобы сделать персонализированные призывы к пожертвованиям и другим причастным действиям. Он захватывает информацию в единую базу данных и служит инструментом для шагающих капитанов команд для поощрения их членов.Результаты были великолепны.

Онлайн-участники увеличились с 4 000 до 11, 594. Онлайн-пожертвования увеличились с 5 000 до 19, 650. Команда Y-ME полагала, что она способствовала достижению 2 долларов. 35 миллионов, и в качестве премии технология сократила административные расходы примерно на 20 долларов. 000.

Такая система также может служить важным инструментом коммуникации, который позволяет организации отслеживать и продолжать привлекать участников за пределы самого дня гонки.

Временная шкала времени в гонке

Общинные прогулки чаще всего планируются утром. В зависимости от сложности вывесок и местоположения установка для мероприятия обычно начинается уже за неделю до мероприятия, причем большинство мероприятий происходит за пару дней до прогулки.

Когда Y-ME планирует свое ежегодное мероприятие по сбору средств, команда обычно пытается ограничить область, где они провели прогулку, чтобы не требовать значительного количества ресурсов для выполнения определенных операций, таких как закрытие вниз по улицам. Их прогулка, как правило, неконкурентна, поэтому она также помогает им не учитывать требования, необходимые для более конкурентной среды гонки.

Расписание самого дня гонки обычно протекало следующим образом:

• Команда планирования событий Прибывает (2. 5 часов до прогулки)
• Волонтерская регистрация (за 2 часа до прогулки)
• Ввод и установка (за 2 часа до ходьбы)
• Регистрация начинается (за 5 часов до прогулки)
• Настройка начальной линии (за 30 минут до ходьбы)
• Церемонии открытия (за 10 минут до прогулки) < Начало гонки
• Начало основного этапа (1 час после начала прогулки)
• Официальная церемония основного этапа (после завершения прогулки, с отметкой в ​​5 часов)
• Официально заканчивается программа (через 3 часа после начала прогулки)
• Начинается разбивка по событию (после официального завершения события)
• Советы по планированию сообщества Прогулка или запуск

Для тех организаций, которые заинтересованы в проведении общественной прогулки или запуске в первый раз, Klug предлагает несколько предложений, которые помогут обеспечить успешное мероприятие.

Начните с теплых клиентов, включая добровольцев, спонсоров или большую команду. Определите измеримые результаты.

• Оцените события конкурентов в вашем городе / местоположении, чтобы определить их лучшие практики и области для улучшения.
• Работа с городскими мэриями и парковыми районами для обсуждения необходимых разрешений и логистики событий: время, место, количество участников. Убедитесь, что вы готовы к этим встречам.
• Поймите свой бюджет и убедитесь, что ваши текущие расходы сохраняются на 25-30% для нового события. Некоторые благотворительные организации будут стремиться к 15-20% от общих расходов.
• Защитите спонсоров, чтобы поглотить 100% операционных расходов вашего мероприятия.