Избегать этих 8 ошибок при планировании мероприятий по сбору средств

Фандрайзинговые мероприятия - это фантастический способ привлечь средства и осознать вашу причину. К сожалению, есть довольно много мероприятий по сбору средств, которые теряют деньги или едва покрывают их расходы.

Однако, не волнуйтесь - мы собрали вместе восемь лучших ошибок, которые делают большинство некоммерческих организаций, виды ошибок, которые приводят к потерям, а не выигрышам.

8 ошибок при планировании мероприятий по сбору средств

Мы рассмотрим эти восемь ошибок и дадим вам полезный совет о том, как бороться с каждой ошибкой.

1. Ожидание слишком долго, чтобы начать планирование события.
2. Не выбирать тему для сборщика денег.
3. Фирменные продукты на вашем мероприятии.
4. Воодушевление С Спонсором Спросите.
5. Выбор сегментации базы данных.
6. Привлечение участников мероприятия по сбору средств Подождите.
7. Неспособность попросить пожертвования от участников.
8. Забыв поблагодарить ваших милосердных доноров.

Теперь давайте займемся бизнесом и придумаем решения для каждого из этих сбоев:

1. Ожидание слишком долго, чтобы начать планирование мероприятия.

Первая ошибка - непрофессионал новичков. Это легко сделать. И легко избежать. Будем честны. Мы все были там; мы все переоценили наши возможности и недооценивали трудности и скрытые проблемы. Таким образом, мы подождали, пока это будет всего лишь пару месяцев, прежде чем мы идеально хотели бы провести мероприятие, чтобы что-то бросить.

Ожидание до последней минуты никому не выгодно, и меньше всего ваша организация.

Как do вы решаете, когда пришло время планировать событие?

Он начинается с определения ваших целей по сбору средств. Вы должны сначала спросить себя, «Что мы надеемся выполнить с этим событием? «

Ответ предоставит вам возможность для вашего мероприятия по сбору средств. Если вы намерены привлечь тысячи долларов за какой-либо конкретный проект, вы знаете, что вам придется потратить на это еще много часов.

Если, однако, у вас нет конкретной цели, вы можете определить ее, прежде чем приступать к планированию своего мероприятия.

В конечном счете, ваша цель - это то, что закрепит остальные ваши решения.

Как только вы определили цель и определили сферу своего мероприятия, вы можете приступить к исследованию количества времени, которое может потребоваться каждому типу события (например, планирование безгласного аукциона может занять 9-12 месяцев!) ,

Нет жесткого и быстрого правила, к сожалению, когда дело доходит до выбора времени для начала планирования. Однако, чем больше времени вы дадите себе, тем больше времени вам придется дышать и исправить любые выбоины, с которыми вы сталкиваетесь на этом пути.

Простое исправление: Дайте себе как минимум 6-12 месяцев для планирования любого мероприятия по сбору средств.Если у вас есть сомнения, лучше дать больше времени, чем вы считаете нужным.

2. Не выбрал тему для сборщика денег.

В конце концов, тема - просто объединяющая идея. Это то, что объединяет все ваши усилия под одним и тем же зонтиком. Большинство людей рассматривают тему как нечто похожее на «Под морем» или «Ночь казино в Лас-Вегасе». «По правде говоря, это отличные темы. Тем не менее, это не лучшие идеи, которые можно использовать для ваших целей.

Если вы хотите собрать деньги у доноров, ваша тема должна прийти с честного места. Это должно иметь определенный смысл.

При этом традиционная тема может быть переработана для соответствия этим критериям. Скажем, например, что этот год - это год, когда вы планируете значительно расти. Вы хотите сообщить об этом своим участникам. Но как? Конечно же, с интересной темой!

Представьте себе следующее: место для мероприятий по сбору средств, которое похоже на настоящие джунгли, наполненные деревьями и дикой природой, и, самое главное, возможности. Ты угадал! Тема: «Развивайся с нами». «

Лучшие темы - это те, которые вдвойне захватывают и заставляют задуматься.

Помните, что тема, которую вы выбираете, отправляет подсознательное сообщение вашим посетителям, поэтому выбирайте разумно!

Простое исправление: Независимо от того, какой планировщик вы планируете, ему никогда не мешает придать ему веселую тему. Выберите соблазнительную, содержательную тему и бегите с ней!

Есть десятки идей и тем для обсуждения.

3. Фирменные продукты на вашем мероприятии.

Легко уволить продукты как часть вашего мероприятия по сбору средств. Они кажутся дополнительной стоимостью без дополнительной дополнительной выгоды.

Однако истина такова: доход от инвестиций (ROI) на средства по сбору средств является астрономическим.

Если вы подумаете об этом, наличие фирменного продукта, который ваши участники могут надеть или выпить в течение следующих нескольких лет, практически бесценен. Это реклама ваших доноров!

Кроме того, участники вашего мероприятия могут носить рубашку или пить из бутылки с названием вашей организации, которая надолго будет отображаться на ней (плюс имена ваших спонсоров). Если они используют этот продукт в течение пяти лет, это означает бесчисленные рекламные возможности.

Сотни друзей, членов семьи и знакомых могут прочитать сообщение на этой рубашке или бутылке с водой и спросить: «О чем эта организация? «Если повезет, это вызовет их интересы, и эти друзья и члены семьи будут изучать связь с вашей некоммерческой организацией.

Сбор средств для производства - беспроигрышная ситуация.

Возможно, вы думаете: «А как насчет избытка? Что мы делаем со всеми дополнениями, которые мы заказали? «В конце концов, футболку нужно заказать в нескольких размерах.

Однако, обратная обработка ваших продуктов решает проблему (и вопросы калибровки). В случае футболок каждый участник может заранее выбрать свой размер, стиль и цвет. Таким образом, у вас никогда не будет никаких дополнительных услуг, и все получат именно то, что он или она хочет.

Через платформу crowdfunding каждый участник может выбрать рекламный элемент, который они хотели бы, разместить заказ, и этот продукт будет отправлен им напрямую.

Простое исправление: Если вы еще этого не сделали, убедитесь, что вы включили фирменные продукты в свою стратегию событий. Сбор средств для производства - это больше, чем просто отличные футболки. На выбор предлагаются десятки продуктов.

4. Возиться со Спонсором Спросите.

Ни для кого не секрет: за самыми значительными мероприятиями по сбору средств есть по крайней мере один великий спонсор. Проблема, с которой сталкиваются многие некоммерческие организации, заключается в настройке первоначального запроса. Это неудобно просить бизнес спонсировать мероприятие, так же, как неловко просить кого-нибудь за деньги. Это не происходит естественно.

Тем не менее, вы должны думать об этом так: спонсорство - это не деньги ни за что; они являются соглашением о партнерстве. У вас есть то, что хочет любой бизнес, ориентированный на рынок. У вас есть достойная причина.

Исследование рынка показало, что более 70% людей переключат бренды на бизнес, который поддерживает хорошие причины. Кроме того, подавляющее большинство людей также настоятельно рекомендуют любой продукт или компанию, которая связывается с уважаемой некоммерческой организацией.

Обычная и простая, потому что маркетинг делает невероятные вещи для любого бизнеса.

Итак, почему так сложно спросить? Это связано с недостатком исследований. Чтобы лучше спросить, вы должны знать, о чем говорите, с кем разговариваете, и что именно вы можете предложить.

Первым шагом будет охват любых подключений, которые могут быть у вас в бизнесе. Если кто-то изнутри должен помочь прояснить, каковы цели компании.

Если у вас еще нет внутренних подключений, не беспокойтесь. Вы всегда можете связаться с кем-то и провести неофициальный разговор. Информационное интервью, если хотите.

Следующая цель - выяснить, каковы ваши маркетинговые цели потенциальных спонсоров. Чего они хотят от некоммерческой организации, такой как ваша? Является ли это вашей аудиторией? В качестве альтернативы, больше ли это связано с хорошей причиной?

Как только вы все это знаете, вы можете определить, что вы должны торговать за их спонсорство.

Наличие всей этой информации на руке предотвращает искажение запроса.

Кроме того, в конце концов, потенциальный спонсор выиграет от такого же партнерства, как и ваша организация.

Простое исправление: Проведите достаточные исследования заблаговременно, чтобы убедиться, что вы точно знаете, что попросить у ваших потенциальных спонсоров, - и что предложить им взамен.

5. Выбор не для сегментации вашей базы данных.

Когда вы делаете свой гостевой список посетителя вашего мероприятия (и проверяете его дважды), вам может быть интересно: «Кто, скорее всего, даст значительный подарок после этого события? «Это отличный вопрос!

Однако, если вы просто прекратите размышлять, возможно, вам не хватает отличных возможностей ответить на ваш вопрос. Правильный курс действий - узнать больше о ваших сторонниках, а затем соответствующим образом сегментировать вашу базу данных.

Вы можете сделать первый шаг, проведя исследование перспектив.

Существует несколько подходов к скринингу и оценке ваших доноров. Вы можете делать DIY и пытаться получить информацию из Интернета.

Или вы можете нанять перспективного исследователя или консультанта. Вы также можете отправить свой список доноров в компанию по проверке перспективных исследований.

В любом случае, пусть информация, собранная вами из вашего исследования, сообщит о ваших решениях о сегментации. Скажем, например, что вы проводите исследование перспектив и обнаруживаете, что у вас есть несколько доноров, которые будут отличными кандидатами на крупные подарки.

Вы хотите сегментировать свою базу данных, чтобы подчеркнуть, что эти доноры могут быть существенными вкладчиками в вашу некоммерческую организацию.

Наличие этих знаний также может информировать вас о том, как вы организуете диаграммы по размещению ваших мероприятий по сбору средств.

Кроме того, это может повлиять на то, как вы обращаетесь к отдельным участникам. Некоторым участникам может потребоваться более личный контакт (телефонный звонок, а не электронная почта), чтобы пригласить их на ваше мероприятие.

Без этих исследований и разделения ваших доноров на значимые категории вы, возможно, потратили слишком много энергии на тех, кто вряд ли даст. Хуже того, вы, возможно, проигнорировали ключевых сторонников! К счастью, теперь вы знаете, что нужно делать рытье раньше времени.

Простое исправление: Проведите перспективное исследование ваших участников и сегментируйте свою базу данных до начала мероприятия, чтобы вы никогда не упускали возможность управлять потенциальным крупным донором.

6. Привлечение участников мероприятия по сбору средств Подождите.

Это еще одна ошибка новобранец, которую, к сожалению, делают многие некоммерческие организации, когда они создают мероприятие по сбору средств.

Как говорится: «Ты теряешь тысячу долларов каждую минуту, минуя 9 вечера. «То есть, отправляйте своих гостей домой раньше, чем позже.

Участники мероприятия по сбору средств не хотят оставаться в плену навсегда. У них есть жизни, дети и рабочие места, и они не хотят проводить шесть часов на вашем мероприятии, как бы ни было замечательно.

По правде говоря, ваши сторонники любят вашу организацию. Они не появятся на вашем сборщике средств или не найдут способы пожертвовать вашему делу иначе.

Однако, не означает, что вы можете держать их навсегда.

Конечно, есть много способов оживить ваше следующее мероприятие по сбору средств, но даже самое увлекательное «главное событие» не может оправдать сбор средств на несколько часов дольше, чем ожидалось.

Когда сомневаешься, никогда не помешает немного сократить хорошее событие.

Вы можете захотеть сохранить хорошие времена, но вытащите страницу из Playbook The Beatles и уходите, пока вы впереди.

Простое исправление: Держите свои мероприятия по сбору средств короткими, милыми и точными. Вы всегда хотите, чтобы ваши гости хотели больше!

7. Неспособность попросить пожертвования от участников.

Это может быть без проблем, и вам может быть интересно, почему это даже в этом списке. Однако, честно говоря, большинство некоммерческих организаций никогда не выходят и говорят, чего хотят.Они никогда действительно не просят за пожертвования, даже если они думают, что они есть.

Многие некоммерческие организации пожимают плечами и говорят: «Я попросил поддержки! «Честно говоря, этого недостаточно. Если вы никогда не спрашиваете своих сторонников о пожертвованиях, если вы никогда не знаете о своих потребностях, как вы можете ожидать, что они придут к вам?

Лучший способ устранить это несоответствие - это вникать в эти особенности на мероприятии по сбору средств.

Расскажите своим посетителям все о ваших высоких целях и устремлениях. Пусть они планируют ваши предстоящие инициативы.

Они, вероятно, интересуются проектами, которые вы планируете решать. Более того, они хотят знать, как они могут помочь - как они могут попасть на первый этаж хорошей работы, которую вы преследуете.

Так спросите их!

Попросите доноров помочь. Скажите им, что их пожертвования имеют значение, и каждый доллар рассчитывает на достижение мечты вашей некоммерческой организации.

Сначала может показаться неестественным просить деньги прямо, но ваши доноры скорее знают правду, чем продолжать, не зная, как они могут оказать реальную помощь вашему делу.

Простое исправление: Прямо спрашивайте своих участников. Вы можете быть удивлены, насколько позитивны их ответы.

8. Забыв поблагодарить ваших милосердных доноров.

Одна из самых больших ошибок, которую делают многие сборщики денег, - это не благодарности их участникам и донорам. Или, если они это сделают, они могут не поблагодарить своих доноров правильно.

Например, если донор дает 10 долларов США после мероприятия по сбору средств, вполне приемлемо отправить им письмо с благодарностью.

Однако, если крупный донор предоставит вам некоммерческие 5 000 долларов, вы можете поспорить, что письма недостаточно. Хорошо продуманное благодарственное письмо в порядке. Более того, официальный телефонный звонок, чтобы признать их щедрый вклад, может быть в порядке.

Дело в том, что: Чтобы обеспечить наилучшее качество руководства, важно учитывать каждого из ваших доноров как отдельных лиц. Также важно признать, что признание ваших доноров - это то, что заставляет их возвращаться в вашу организацию.

Хорошее руководство является ключом к высоким темпам удерживания доноров.

Фактически, доноры часто ссылаются на отсутствие связи и / или благодарности в качестве причины отказа от некоммерческой организации. Мало того, что вы говорите, имеет значение, но также важно , когда вы это говорите.

Лучшая практика для того, чтобы поблагодарить ваших участников мероприятия, состоит в том, чтобы выслать ваши подтверждения в течение первых 48 часов после сбора средств. Практически это означает, что вы, вероятно, должны сначала выслать общую благодарность по электронной почте, а затем перейти к более персонализированным способам, таким как телефонные звонки и рассылать письма с благодарностью.

Простое решение: Обязательно благодарите своих доноров на ранней стадии, часто и в соответствии с их участием в вашей организации.

Хотя может быть немало ошибок, которые некоммерческая организация могла бы легко сделать с помощью мероприятия по сбору средств, также существует так же много быстрых исправлений. Используйте эти решения, и вы можете провести мероприятие по сбору средств с уверенностью, что вы будете получать больше денег, чем тратите.