Ошибки общего доверия юриста (IOLTA) Ошибки

Неспособность доверительного аккаунта может иметь ужасные последствия для карьеры адвоката, даже иногда до такой степени, что она может быть нарушена. Тем не менее, юридические школы совершают ужасную работу по обучению студентов юридических факультетов методам работы с доверительным счетом IOLTA. Вне обсуждения предмета на теоретическом уровне в один день в классе этики юридического факультета большинство адвокатов практически не получают обучения по управлению доверительным счетом до открытия одного из своих собственных.

Несмотря на то, что доверительные учетные записи очень разные, в управлении учетными записями IOLTA действуют три распространенных ошибки.

1. «Заимствование» денег из трастового счета.

Нет законного способа заимствовать средства из доверительного аккаунта. Иногда адвокаты используют средства целевого счета, прежде чем они имеют на это право, в то время как в других ситуациях они используют средства, которые они никогда не приобретут права на использование. Любой подход открывает дверь для того, чтобы адвокат столкнулся с серьезными проблемами.

Существует три способа получения неправильного заимствования из доверительного счета:

(a) Адвокат берет деньги на счет доверия до его заработка. Это часто случается, когда у адвоката возникают проблемы с денежными потоками. В этой ситуации адвокат получил держателя, которого он (надеюсь) разместил на трастовом счете, и адвокат будет иметь право выплатить эти деньги самому себе, так как работа завершена.

Однако адвокат не выполнит работу до того, как некоторые надвигающиеся расходы должны быть оплачены - зарплата, аренда офиса, расходы, выдвигаемые в случае условного вознаграждения, и т. Д. Таким образом, адвокат идет вперед и получает больше от доверия, чем он или она фактически имеет право взять с доверительного счета в тот момент в деле.

(b) Адвокат берет деньги из средств клиентов с намерением вернуть его . Когда проблемы с денежным потоком перерастают в более серьезные финансовые проблемы, а у адвоката есть тысячи долларов в клиентских фондах, сидящих на трастовом счете, некоторые могут поддаться соблазну заимствовать деньги у доверительного счета, чтобы остаться на плаву. Адвокат может рационализировать это, думая, что если он не может оплатить офисные счета, то он не может оставаться в бизнесе, и если он не может оставаться в бизнесе, он не может позаботиться о своих клиентах. Поэтому он берет немного денег со счета доверия только для того, чтобы удерживать его, пока его денежный поток не улучшится. У поверенного может быть любое намерение заменить фонды как можно скорее, но такая ситуация обычно имеет снежки и очень плохо заканчивается для адвоката, а также для клиента.

(c) Кража доверительного счета. Эту ситуацию действительно нельзя назвать заимствованием, и это не относится к мошенничеству, совершаемому в юридических фирмах. В ситуации хищения внутреннего доверительного счета либо адвокат, либо кто-то с доступом к доверенному счету достигли точки жадности или отчаяния, что они просто решили взять деньги, которые не принадлежат им.Адвокаты с проблемами злоупотребления психоактивными веществами или зависимость от азартных игр могут быть особенно уязвимы для этой ошибки, но в других случаях это происходит по причинам, которые не ясны.

Если это совершает адвокат, эта ошибка доверительного счета является наиболее вероятной для юридической карьеры. Но даже если это совершается помощником юриста или бухгалтером, адвокат по-прежнему остается на крючке для погашения средств.

2. Объединение средств адвоката с деньгами клиента.

Вторая серьезная ошибка в управлении доверительным доверием адвоката предполагает объединение средств адвоката с деньгами клиента. Это часто возникает из-за недостаточного понимания того, как должен работать трастовый аккаунт.

Лаура А. Кэллоуэй, консультант по правовым вопросам в адвокатской коллегии штата Алабама, сказала: «Многие адвокаты не понимают, что делает и не идет на трастовый счет. Некоторые из них управляют всем, включая заработанные гонорары, через доверительные счета, используя его как единый общий журнал для своих фирм. Другие берут «сторонников», не понимая, что, по крайней мере в некоторых юрисдикциях, таких как Алабама, нет такой вещи, как невозмещаемый держатель.

«Вложите депозит против будущей работы в доверие, как они должны, особенно если они нуждаются в нем сейчас, чтобы включить освещение».

Некоторые из распространенных способов, которыми адвокаты связывают свои деньги с клиентскими фондами, включают:

(a) Одна проверка для двух целей . Адвокат сообщает клиенту, что судебные издержки будут составлять 1 000 долларов США, а плата за подачу в суд будет составлять 200 долларов США, поэтому клиент пишет адвокату чек на сумму 1 200 долларов США. Некоторые адвокаты помещают весь чек в учетную запись предприятия, поскольку большинство деньги все равно идут адвокату. Однако правила ассоциации баров требуют, чтобы чек попал в доверительный аккаунт, даже если адвокат имеет право на полную оплату адвоката немедленно, потому что часть сбора за регистрацию должна быть проведена в доверительном управлении.

(b) Личные фонды, находящиеся в доверительном управлении с клиентскими фондами . Некоторые ассоциации штатных адвокатов запрещают адвокатам иметь какие-либо личные средства на трастовом счете, в то время как другие позволяют адвокатам хранить небольшую сумму на счете для покрытия расходов, связанных с управлением счетом (хотя рекомендуемая практика заключается в том, чтобы все сборы с доверительного счета были вычтены из бизнес-счет). Но нигде адвокату не разрешено использовать доверительный аккаунт в качестве операционной учетной записи, сберегательного счета или места для скрытия активов.

Иногда адвокаты просто не понимают, что они не могут оплачивать счета, например, служебные накладные расходы непосредственно из трастового счета, даже когда чеки выписываются из средств, которые уже были заработаны. В других случаях адвокаты намеренно злоупотребляют доверительным счетом как способом скрыть активы. Например, Кэллоуэй говорит, что она видела, как адвокаты вкладывали личные средства в счет доверия, чтобы избежать взимания IRS за возврат налогов. Это очевидное нарушение этики.

(c) Не снимать заработанные сборы или возмещения из счета доверия . Кэллоуэй говорит, что она видела некоторых адвокатов, которые использовали свой трастовый счет в качестве дневного сберегательного счета.Вместо того, чтобы снимать все сборы после того, как они были заработаны, адвокат задерживает удаление денег из траста, чтобы уменьшить риск его расходов. Кэллоуэй говорит, что это и плохая практика бизнеса, и нарушение этики. Хотя государственный фонд IOLTA может извлечь выгоду из дополнительных выплат по процентам, адвокат должен фактически перевести эти деньги на счет операционной деятельности или какой-то сберегательный фонд.

3. Неспособность правильно отслеживать средства клиентов.

Третий важный способ, по которому адвокаты испортили свои доверительные счета, - это неспособность вести подробные отчеты о транзакциях доверительного счета каждого клиента. Существует несколько способов, которыми адвокаты допускают эту ошибку.

(a) Не помещать имя клиента в проверки доверия. В то время как большинство адвокатов хорошо разбираются в копиях своих проверок доверия, не все помнят, что они должны указывать имя или номер клиента на каждом чеке, когда он выдается. Хотя может быть легко вспомнить, почему чек был написан месяц назад, может быть трудно вспомнить, почему он был написан через год.

Адвокаты, которые думают, что у них никогда не будет проблемы с выяснением того, что находится в их доверительных счетах, следует учитывать последствия катастрофических событий или стихийных бедствий. Хотя часто этого не происходит, иногда юридические офисы и все их записи уничтожаются. Огонь может быстро сжечь эти бумажные файлы, а также уничтожить жесткий диск компьютера. Ураган или торнадо могут разбрасывать счета за мили. Эти вещи случаются с юристами. Если адвокату необходимо восстановить записи доверительного счета фирмы с использованием банковских выписок и копий старых чеков, заказанных в банке, задача будет практически невозможна, если эти чеки не укажут, чьи деньги использовались в транзакции.

(b) Не хранить отдельную книгу для каждого клиента.

Иногда адвокаты считают, что они могут отслеживать баланс своего клиента в головах. В какой-то момент они не могут. И даже если они могут, что происходит с этими клиентскими счетами, если что-то случилось с адвокатом?

Кэллоуэй описал ситуацию, с которой она столкнулась, когда адвокат держал две доверительные счета. Он будет использовать один целевой аккаунт в течение одного месяца и переключиться на другую учетную запись доверия в следующем месяце. Его убеждение состояло в том, что, позволяя каждой учетной записи достигать нулевого баланса в течение месяца, в котором она использовалась, ему не нужно было бы хранить индивидуальные ведомости доверия на деньгах, оставшихся на счете. Он ошибся. Правилам этики необходимо хранить баланс для каждого клиента, чтобы можно было идентифицировать определенные фонды клиентов.

Чтобы соответствовать требованиям ассоциации адвокатов, адвокаты должны вести учет, показывающий, сколько денег каждый клиент имеет в доверительном управлении в любой момент времени. Депозиты и выплаты должны быть четко прослежены каким-либо образом, что упрощает определение баланса целевого счета каждого клиента. В противном случае было бы очень легко потратить деньги одного клиента на дело другого клиента.

(c) Не балансировка остатков отдельных клиентов против общей учетной записи. Адвокаты не должны просто следить за тем, чтобы их общий доверительный аккаунт был сбалансирован в конце месяца, а также не должен быть уверенным, что каждый отдельный клиентский аккаунт сбалансирован. Сравните их вместе и сбалансируйте друг с другом. Сравнивая общие балансы, иногда обнаруживается ошибка учетной записи, сделанная на индивидуальной учетной записи, где пропущен чек или депозит. Этот простой шаг иногда захватывает ошибки, которые могли бы привести к отклонению проверки целевой учетной записи.

Получение помощи

Некоторые адвокаты понимают, что их доверительные учетные записи испорчены, но они не знают, как исправить эту проблему. Одним из решений является контакт с консультантом по управлению юридической практикой. В настоящее время многие ассоциации государственных адвокатов предлагают консультации по вопросам адвокатской практики для адвокатов для членов ассоциации адвокатов, и ряд консультантов по управлению частной юридической практикой также предлагают свои услуги за определенную плату.

Некоторые юристы могут опасаться обсуждать свою ситуацию с доверительным счетом с любым адвокатом, особенно с адвокатом, работающим в государственной коллегии адвокатов, из-за требований обязательной отчетности о нарушениях этики. Однако во многих штатах правила профессионального поведения в настоящее время специально исключают, что их консультанты по управлению правовой практикой не сообщают о таких проблемах в их совет по вопросам этики. Нерино Дж. Петро, ​​советник по управлению практикой программы содействия управлению адвокатским контингентом государственной адвокатуры штата Висконсин, отмечает, что, хотя правила варьируются от штата к штату, некоторые штаты, такие как Висконсин, применяют правила предоставления конфиденциальности адвокатам, обращающимся за помощью из государственного барьера (ЛОМАП).

Правильное управление доверительной учетной записью может быть затруднительным, но потеря законной лицензии по небрежному учету будет еще хуже. Адвокаты, которые испытывают трудности с управлением своими учетными записями, должны незамедлительно решить эту проблему, обратившись за помощью к квалифицированному бухгалтеру или консультанту по управлению юридической практикой.