5 Способов избежать юридических проблем с добровольцами

Добровольцы велики и даже важны для вашей благотворительности. Но, если что-то пойдет не так с добровольцем, это может означать плохие новости для вашей организации.

Например, что, если волонтер случайно попал в аварию? Что делать, если волонтер нарушает закон или причиняет боль кому-то другому? Ваша организация может нести ответственность.

Вот пять способов уменьшить вероятность того, что у вас возникнут проблемы с вашими волонтерами.

Некоторые из них могут показаться обременительными, но найдите время, чтобы сделать это правильно и защитить как вашу организацию, так и ваших добровольцев.

1. Разработка политики и процедур добровольцев.
Проконсультируйтесь с адвокатом или специалистом-добровольцем, чтобы убедиться, что они адекватны. Политики должны разъяснять обязанности добровольцев и решать такие вопросы, как дискриминация, преследование и другое, возможно, незаконное поведение.

Явным образом запрещая плохое поведение, ваша организация может быть защищена от ответственности. Не забудьте также включить защиту добровольца от злоупотреблений со стороны организации и ее персонала.

2. Записать должностные инструкции для всех должностей добровольцев.
Будьте откровенны в отношении ожиданий добровольца и того, что он или она может и чего не может сделать. Выясните любой возможный риск для добровольца и попросите подписавшего освобождение от ответственности. Полное и краткое описание должностных обязанностей может помочь защитить организацию от ответственности, если волонтер выходит за рамки того, что ему или ей разрешено делать.

Вот некоторые вещи, которые следует включить в описания должностных обязанностей:

• Цель вашей некоммерческой организации
• обязательная подготовка для этой должности
• обязанности, ожидаемые от волонтера
• время, необходимое для выполнения задача
• место, где волонтер выполнит работу

3. Попросите каждого добровольца заполнить заявку.

В большинстве случаев для оплаты требуется приложение.

Однако, иногда с групповыми проектами, которые связаны с «вызовом крупного рогатого скота» для добровольцев, вы можете просто попросить добровольцев отказаться от отказа, который освобождает организацию от ответственности.

Сложность приложения будет зависеть от позиции. Если волонтер работает с такими уязвимыми людьми, как дети или пожилые люди, бар должен быть выше. Для выполнения небольших задач с небольшим риском для кого-то подходит более короткое приложение. Будьте осторожны, чтобы иметь разные приложения для разных заданий. Нет смысла препятствовать некоторым добровольцам с длинной формой, если это не обязательно.
Вот некоторые вещи, которые необходимо включить в приложение, где это необходимо:

• Личные данные, такие как адрес, номер телефона, адрес электронной почты, контакт с человеком в случае болезни или несчастного случая, водительские права, доказательства личного страхования, и т.п.
• Квалификация, когда это необходимо для работы, например, специальные навыки или образовательные достижения.
• Ссылки, которые могут подтвердить хороший характер или трудовую этику заявителя. Ссылки могут быть у члена сообщества, другой некоммерческой организации, в которой заявитель вызвался, или работодателя.
• Письменное разрешение на проверку анкет, важно, если волонтеры будут работать с детьми или другими группами риска.
• Отказ от конфиденциальности, чтобы вы могли собрать необходимую информацию и поделиться ею соответствующим образом.

4. Проведите надлежащий скрининг.

Будьте осторожны. Скрининг особенно важен для добровольцев, которые могут находиться в контакте с уязвимыми людьми или им приходится ездить во время работы волонтера или заниматься другими видами опасной работы.
Однако 31 процент некоммерческих организаций не проводят скрининг добровольцев в соответствии с одним исследованием. Некоммерческие организации часто думают, что могут сами защитить своих добровольцев и пренебречь соответствующими проверками. Но это может оставить организацию открытой для ответственности. Подумайте о скрининге в рамках ваших процедур безопасности и управления рисками.
Скрининг всегда должен быть уважительным и защищать конфиденциальность добровольцев как можно больше. Получите письменное согласие на скрининг перед продолжением.

Также экран время от времени в качестве меры предосторожности.
Скрининг может быть таким же простым, как личное собеседование, или может включать в себя:

• криминальные проверки
• водительские удостоверения и лицензии
• подтверждение страховки
• скрининг на медицинские условия или запрос на подтверждение определенных прививок
• проверка учетных данных, таких как сертификат обучения или специальные оценки навыков

5. Обеспечить отличную подготовку и управление.
Никогда не превращайте добровольца без надлежащей подготовки. Добровольцы ценят подготовку, поэтому они знают, что делать и когда. Поезд в группах или один на один. Разрабатывайте письменные материалы, которые добровольцы могут взять с собой, и обучать их конкретным задачам. Назначьте добровольца персоналу для надзора.
Обучение может включать:

• код поведения вашей организации
• , как действовать при представлении организации
• как идентифицировать и сообщать о злоупотреблении
• , как поддерживать конфиденциальность организации и людей, которых она обслуживает
• то, что вы специально ожидаете от волонтера
• , как сообщить о каких-либо проблемах
• , кто отвечает за них и как их достичь

Наконец, будьте готовы отклонить добровольца, если они нарушат какое-либо из правил, являются трудно уживаться, ненадежны или вообще оскорбительны. Разработайте письменную процедуру для персонала, если они должны позволить добровольцу уйти.
Всегда сообщайте добровольцу, почему вы их отпускаете, а затем документируйте увольнение, как и в случае с оплачиваемым сотрудником. После процедуры, следующей за ней и регистрации действия, вы поможете добровольцу принять решение подать жалобу в топ-менеджмент или попытаться вернуться к вам.
Не забывайте о политике для своих сотрудников, которые расскажут, как они должны лечить добровольцев.Опишите, что такое преследование и как его избежать. Настройте процедуру рассмотрения жалоб, которую добровольцы могут использовать для сообщения о любых злоупотреблениях.

Добровольцы хотят делать добро и благодарны, когда организация готова работать с ними. Они хотят иметь хорошую политику и иметь надлежащую подготовку и управление. Поддержание добровольцев требует не только благодарности с вашей стороны, но и организованного подхода, который защищает как добровольцев, так и вашу некоммерческую организацию.

Рекомендуемые ресурсы:

Волонтеры: балансирование риска и вознаграждение (группа по страхованию альянса некоммерческих организаций)

Волонтерский отбор - от Energize, центр добровольческой экспертизы.