Некоммерческие организации Замена персонала добровольцами

В трудные времена очень сложно зарезать оплачиваемые штатные должности и превращать эти должности в добровольческие. Но правильно? Это работает? Каковы подводные камни или выгоды?

Использование добровольцев для выполнения задач или заданий, которые в противном случае могли бы выполняться оплачиваемым персоналом (часто называемым заменой работы), должно быть частью общей стратегии сокращения затрат в трудные времена. Вот несколько советов для правильного решения:

Не подставляйте кого-либо с намерением заменить добровольца на оплаченного персонала. Такие действия неизбежно заставят других платных сотрудников опасаться за свои позиции и возмущаться и сопротивляться работе с добровольцами, опасаясь, что они могут занять свою работу. Однако, когда есть естественное истощение или общая реорганизация, используйте эту возможность, чтобы переосмыслить, как настроена ваша организация, и как вы можете перенастроить рабочие места, чтобы некоторые обязанности могли выполняться добровольцами.

Например, вы только что продвинули своего администратора на должность помощника администратора, работающего с директором по развитию. Это оставляет работу регистратора открытой. Можно ли заполнить эту должность добровольцами? Одна из организаций, которую я посетил, в последнее время ограничивает часы, открытые для публики, до пяти в день (10 м. -3 п. М.) И использует добровольцев на стойке регистрации. Каждый день есть разные добровольцы. Этот волонтер отвечает на телефон, приветствует посетителей и выполняет ряд четко определенных и документированных канцелярских обязанностей.

В конце дня волонтер использует форму для обобщения важных событий, которые произошли в этот день, и любых проблем, которые могут быть разрешены добровольцем следующего дня.

В этой организации исправлено большинство ошибок, и добровольцы счастливы и верны. В настоящее время достаточно подготовленных добровольцев, чтобы иметь еще несколько добровольцев в офисе, которые занимаются другими офисными задачами, помогая организации еще больше.

Не используйте добровольцев для большинства рутинных задач

Многие добровольцы с удовольствием совершают клерикальную работу или получают рассылки из дверей или выполняют поручения, но всякий раз, когда есть задача, которую ваш персонал действительно хотел бы сделать но нет времени, подумайте об использовании добровольца. Волонтер может быть координатором-добровольцем, помогать писать гранты или гранты на научные исследования, отвечать за информационный бюллетень, обучать других добровольцев или даже сотрудников, планировать и осуществлять специальные мероприятия или множество других вещей. Думайте творчески и ищите добровольцев, обладающих особыми талантами или опытом.

Рассмотрите возможность поиска и использования «квалифицированных» добровольцев

Квалифицированные добровольцы обычно являются специалистами в тех областях, где некоммерческая организация не является, например, финансами, кадровыми ресурсами или маркетингом.Они часто являются сотрудниками корпораций, частью программы корпоративной социальной ответственности работодателя. Им дают время своим корпорациям, чтобы тратить время на работу с некоммерческими организациями. Во время этой рецессии есть также квалифицированные волонтеры между рабочими местами, которые могут быть очень заинтересованы в том, чтобы их навыки были острыми и добавляли к их резюме.

Квалифицированные добровольцы не могут заменить сотрудников, но они могут заменить дорогостоящих аутсорсинга и внешних консультантов.

Они могут помочь вам реорганизовать, провести организационный аудит, разработать эти данные, которые помогут советом принять организационные решения, найти способы сэкономить на основных услугах или помочь персоналу сосредоточиться на том, что наиболее важно на их рабочих местах.

Исследования показали, что некоммерческие организации не используют опытных добровольцев (также называемых pro bono work) так часто, как должны. Попросите местные корпоративные фонды, если у них есть квалифицированная программа для волонтеров, или подайте заявку на получение гранта Pro bono через Фонд Taproot.

Корпорация National & Community Service имеет набор инструментальных средств, помогающих некоммерческим организациям готовиться к использованию добровольцев на основе навыков. Вы также можете опубликовать свои вакансии для добровольцев с профессиональными навыками в Catchafire, онлайн-сервисе.

Не терпите кастовую систему в своем офисе

Я видел офисы, где платные менеджеры ежедневно выходили на обед, обычно вместе, а канцелярский персонал и добровольцы ели сэндвичи с яичным салатом в комнате отдыха, вниз по форту, пока менеджеры не вернутся.

Какой способ заставить канцелярских работников и добровольцев чувствовать себя гражданами второго сорта. Находят способы быть инклюзивными и заставляют всех чувствовать, что они жизненно важны для чего-то очень важного.

Действуйте быстро, когда волонтеры показывают интерес

Волонтеры имеют множество возможностей во многих организациях. Действуйте быстро, когда они проявляют интерес к вашему, или они отправятся куда-нибудь еще. Потенциальным волонтерам часто приходится плохо проходить опрос некоммерческих организаций. Либо менеджер-волонтер является глухим к тому, что говорит волонтер о его или ее количестве времени (чувство переполнения столь же частая причина для волонтерского полета, как чувство недоиспользования); или волонтер получает поверхностное интервью, которое не раскрывает способностей и опыта, которые могут быть ключом к решению проблемы добровольца в благоприятную ситуацию.

Держите открытый ум о том, какие виды занятий добровольцы могут заполнить

Да, у вас может быть список основных ролей, которые вы всегда делаете для покупок, но когда ваше интервью раскрывает другие возможности, не связывайтесь с прецедентом и правила. Не стесняйтесь создавать добровольную работу, которая подходит именно этому человеку, его талантам и интересам. Возможно, вы сможете освободить оплачиваемого сотрудника из какой-то задачи и перенести его на добровольца. Это должно позволить вашему платящему персоналу время тратить время на другие неотложные обязанности. Тем не менее, он никогда не должен подвергать платного персонажа возможной потере работы.

Суть в том, что никому не выгодно сокращать издержки, умышленно сокращая штат и заменяя их добровольцами, но могут быть творческие способы, позволяющие добровольцам выполнять некоторые роли, если вы делаете это с умом.