Как написать профессиональный адрес электронной почты - 7 вопросов, чтобы спросить себя перед тем, как вы попали Отправить

На протяжении многих лет люди предсказывают кончину электронной почты. Хотя верно, что мы используем другие формы коммуникации, такие как текстовые сообщения и социальные сети, «разговаривать» с нашими друзьями или отправлять быстрые сообщения нашим коллегам, мы по-прежнему используем электронную почту, особенно для общения, связанного с работой. Это также является основным средством контакта, когда вы подаете заявку на работу. Как никогда важно знать, как писать профессиональную электронную почту.

Электронная почта может быть вашей начальной точкой контакта с кем-то, и из-за этого это ваша первая возможность произвести впечатление. Будьте осторожны при составлении своих сообщений. Прежде чем вы нажмете отправить, ответьте на эти 7 вопросов.

1. Неужели мое сообщение бесплатное?

Проверка вашей электронной почты на наличие ошибок - самое главное, что вы можете сделать, прежде чем отправлять ее. Неправильная орфография и плохая грамматика заставят вас выглядеть небрежным. Это противоречит впечатлениям, которые вы пытаетесь сделать, особенно если вы подаете заявку на работу.

Корректируйте до тех пор, пока вы не уверены, что поймали все орфографические и грамматические ошибки, а также опечатки. Grammarly. com имеет бесплатные инструменты, включая расширение для браузера Chrome, которое может помочь вам в этом.

2. Что мой адрес электронной почты говорит обо мне?

Ваш рабочий адрес электронной почты, который, кстати, вы никогда не должны использовать для поиска работы, вероятно, очень прост. Скорее всего, это какой-то вариант вашего имени.

Возможно, вы выбрали менее деловой адрес для использования в личных письмах. Адрес, который наводит на размышления, ребяческий или симпатичный, в порядке, если вы используете его только для отправки сообщений своим друзьям и родственникам, но если вам нужно написать профессиональную электронную почту, зарегистрируйтесь для новой учетной записи, которая передает профессионализм.

Настройте адрес электронной почты, в котором используется ваше фактическое имя. Попробуйте свои имена и фамилии; ваше имя, средняя начальная и последняя фамилия; или некоторая их комбинация. Никогда не отправляйте свой профессиональный адрес электронной почты от chickybabe @ mymail. ком.

3. Правильно ли указаны имя и адрес электронной почты в поле «Кому»?

Когда вы начинаете вводить имя получателя в поле «Кому», большинство почтовых клиентов заполнят остальное имя одним из ваших контактов. В этом поле вы можете легко ввести неправильное имя, поэтому обратите внимание на это.

Представьте, какие проблемы могут возникнуть, если вы случайно отправите электронное письмо неверному получателю. Предположим, вы ищете работу, пока работаете. У менеджера по найму у потенциального работодателя может быть имя, которое начинается с того же письма, что и имя вашего текущего босса. Как смущающе было бы, если бы вы отправили вашему боссу сообщение, предназначенное для этого менеджера по найму? Вы не только хотите, чтобы ваше сообщение достигло своего предназначения, но вы также хотите быть уверенным, что оно не достигнет непреднамеренного.

4. Я использовал правильное название для адреса получателя?

Если вы уже на первом имени с человеком, которого вы отправляете по электронной почте, это нормально, чтобы обращаться к ним таким образом в своем сообщении.

Однако, если вы впервые общаетесь с кем-то или не знаете, как они предпочитают быть решенными, предпочтительнее использовать официальный титул, например, г-жа, г-жа, г-жа или д-р и фамилию получателя.

Всегда ошибайтесь с осторожностью. Не может быть больно быть формальным. Для подсказки о том, как кто-то, с кем у вас уже сложились отношения, предпочитает быть рассмотренным, оглянитесь на предыдущие сообщения, чтобы узнать, как они подписаны. Это поможет вам решить, что делать.

5. Мой тон хорошо передает мое сообщение?

Как говорится: «Это не то, что вы говорите, а то, как вы это говорите». Когда вы говорите с кем-то лицом к лицу, вы можете положиться на интонацию, язык тела и выражение лица, чтобы дать дополнительный смысл вашим словам.

Когда вы пытаетесь передать одно и то же сообщение в письменной форме, есть больше места для непонимания, потому что читатель не может видеть ваше лицо, читать ваш язык тела или слышать ваш голос.

Убедитесь, что ваше сообщение вежливое и звучит дружелюбно, и ваше намеренное значение ясно.

6. Является ли Мое сообщение простым, но не загадочным?

Хранение ваших коротких и сладких сообщений облегчит их понимание. В то же время вы не должны опускать ничего важного. Вы не хотите, чтобы получатель вашей электронной почты угадал, что вы пытаетесь сказать. Ваше сообщение должно быть максимально точным, но включать всю необходимую информацию.

7. Включили ли я незатребованные приложения?

Многие отказываются открывать вложения электронной почты, которых они не ожидали. Они правы, чтобы этого не делать. Компьютерные вирусы часто передаются в этих приложениях. Если вы хотите отправить файл кому-то, например, свое резюме, сначала спросите своего получателя. Отправьте его, только если он скажет, что все в порядке.