5 Шагов для выбора программного обеспечения учета

Вы можете использовать этот контрольный список выбора программного обеспечения для учета, чтобы помочь вам найти правильное бухгалтерское программное обеспечение перед покупкой. Немногие малые предприятия вкладывают значительное количество времени и ресурсов в задание правильных вопросов, прежде чем выбирать бухгалтерскую программу, чтобы обеспечить лучший выбор для их бизнеса. Вместо этого выбор бухгалтерского программного обеспечения обычно устремляется, учитывая, что мало, если таковые имеются, мысли о том, есть ли лучшие альтернативы.

Если вы выбираете приложение для бухгалтерского программного обеспечения для своего малого бизнеса или рассматриваете обновление или изменение программ, то вы можете использовать этот контрольный список выбора программного обеспечения для учета в качестве ресурса, чтобы выполнить несколько шагов, описанных ниже, чтобы помогите найти правильную программу бухгалтерского учета для вашего малого бизнеса.

Шаг 1

Вы должны запросить отзывы от всех своих сотрудников, которые будут использовать бухгалтерскую программу любым существенным образом, чтобы они могли помочь вам дать информацию о том, будет ли программное обеспечение необходимо. Если ваш малый бизнес достаточно велик, с различными отделами или отделами, вы можете сформировать технологический комитет, в котором по крайней мере один представитель из каждого значительного отдела или подразделения оценит программные продукты, которые вы будете рассматривать при покупке.

Шаг 2

. У вас должен быть каждый сотрудник или представитель в технологическом комитете подготовить анализ потребностей и блок-схему их значительных процессов.

Анализ потребностей должен быть списком требований, которые каждый сотрудник или отдел должен выполнять своими повседневными задачами. В анализе потребностей будут описаны требования, которые у вас есть для вашего бухгалтерского программного обеспечения, которые вы можете предоставить вашему поставщику, чтобы выяснить, соответствует ли пакет программного обеспечения вашим требованиям.

В блок-схемах вы увидите визуальные внутренние процессы, которые ваши сотрудники используют для выполнения своих задач. Блок-схемы будут полезны по крайней мере по нескольким причинам: (1) вы обнаружите, что определенные шаги можно устранить, чтобы оптимизировать ваши операции и сэкономить время и деньги вашей компании; (2) вы сможете увидеть, какие шаги в настоящее время выполняются вручную, чтобы узнать, поможет ли программное обеспечение учета, которое вы рассматриваете при покупке, автоматизировать эти задачи; и (3) вы можете использовать эти блок-схемы в качестве основы для создания или обновления руководств по политике и процедурам вашей компании или настольных процедур сотрудника в настоящее время.

Шаг 3

Вы должны установить бюджет для своего бухгалтерского программного обеспечения. Я рекомендую устанавливать бюджет в виде ряда цен, которые вы рассмотрите при покупке, поскольку вы можете обнаружить, что более дорогостоящее приложение для бухгалтерского учета будет автоматизировать больше задач, поэтому его увеличенные затраты могут быть оправданы.

Шаг 4

Вы можете заставить своих сотрудников или комитет по технологиям определить потенциальные программы бухгалтерского учета, соответствующие вашим потребностям, чтобы вы могли более внимательно изучить эти программы. Возможно, вам захочется рассмотреть возможность консультаций с независимыми специалистами, такими как консультанты по технологиям и сертифицированные бухгалтеры, чтобы узнать мнение о возможных программах, которые могли бы удовлетворить ваши потребности.

У бухгалтера будут знания и опыт того, что другие малые предприятия используют и могут иметь опыт использования различных программ бухгалтерского учета в качестве конечного пользователя. Консультант по технологиям может дать вам представление о любых серьезных технологических проблемах, которые могут возникнуть при внедрении новой учетной программы на основе спецификаций, например, совместима ли она с другими внешними программами, необходимыми для вашей компании или новым оборудованием может потребоваться обеспечить правильную работу программы, которая может повлиять на процесс принятия решений.

Шаг 5

Вы должны демо-версию любой бухгалтерской программы, которая находится в вашем коротком списке, чтобы купить, чтобы убедиться, что она будет соответствовать вашим потребностям. Вы также можете запросить бесплатную пробную версию программы, если вы обратитесь к поставщику. Вы можете заставить своих сотрудников выполнять свои повседневные задачи в пробной версии, чтобы вы получили еще лучшую идею о том, как программное обеспечение стекается против своих конкурентов.

Вы можете выполнить следующие действия, чтобы помочь вам выбрать правильный выбор бухгалтерских программ для вашего малого бизнеса.