10 Вещей, которые должен знать каждый новый менеджер программы

Итак, вы только что получили свою первую работу по управлению программой? Или вы хотите знать, является ли переход к управлению программой выбором карьеры, который вы должны сделать? Поздравляем, вы в нужном месте!

Управление программами - это полезный и хорошо оплачиваемый выбор карьеры. Но это может быть и сложной задачей.

Вот 10 вещей, о которых каждый новый менеджер программ должен знать перед началом роли.

1. Управление программой - это не то же самое, что управление проектами

Управление проектами, как правило, принимается во внимание при планировании работы, организации задач и ресурсов, управлении процессом и достижении конкретной цели.

Независимо от того, открывает ли новый офис, запускает новое приложение или строит Олимпийский стадион, проекты имеют определенный старт, середина и конец и четкий набор целей.

Программы немного разные. Вам по-прежнему нужно, чтобы люди организовывали задачи, управляли ресурсами, работали через процессы и т. Д., Но они сообщают вам в качестве менеджера программ. Гораздо меньше отменяется выполнение задач по плану проекта, но гораздо больше стратегических и взаимосвязанных работ.

Управление программами заключается в том, чтобы сохранить целые трансформационные изменения на ходу, чтобы со временем сделать что-то ценное для организации. Без того, чтобы кто-либо выступал в качестве менеджера программ, все, что у вас есть, - это серия проектов, поставляемых в произвольные моменты времени и без единой темы. Менеджер программы - это человек, который объединяет все это.

2. Есть неопределенность … Сделка с ней

Программы по своей сути неопределенны. Хотя вы можете знать, что такое большая картина, это просто заявление о видении, когда вы начинаете.

Точный путь того, как туда добраться, и какие проекты потребуются в течение следующих пяти лет … ну, это то, что вам нужно поработать, когда идете.

Начните с подробного планирования того, что вы знаете, и создайте картину того, как обращаться с остальной частью по мере приближения. Постепенно расширяйте горизонты планирования и доставки, пока вы не сможете идти дальше.

Периодически блокируйте время для планирования следующих шагов. Вы также можете использовать эту возможность, чтобы убедиться, что вы все еще находитесь на пути к достижению бизнес-ценности.

3. Watch Out for Burnout

Хотя проект может закончиться через год или около того, программы могут растягиваться и продолжаться. Например, работа по снятию ядерной энергии на сайте Селлафилда в Великобритании имеет сроки доставки до 2025 года и далее.

Менеджеры программ должны защищать свою команду от выгорания. Вы не можете работать на максимальной скорости в течение этого времени, поэтому убедитесь, что ваши сотрудники получили достаточный простои. Это должно быть как периоды более спокойного времени при работе с меньшим количеством результатов, так и достаточное время от офиса для отпуска.

Внимательно следите за больничными кассами, смотрите свои отчеты о сверхурочных и будьте бдительны в том, что благосостояние вашей команды имеет первостепенное значение, если вы хотите сократить потерю и сохранить своих талантливых людей в течение всей жизни программы.

4. Вам нужно управлять скоростью

Когда вы отправляете программу с датой завершения, вам нужно управлять темпом работы. Трудно сохранить импульс на протяжении нескольких лет, поэтому ваша роль менеджера программ заключается в том, чтобы жонглировать приоритетами и проектами, чтобы регулярно получать измеримые результаты.

Смешайте быстрые победы и неуклонный прогресс в направлении больших целей. Это помогает команде понять, что вы продвигаетесь вперед и следите за тем, чтобы некоторые более короткие истории успеха делились, чтобы поддерживать высокую мотивацию. Наконец, это помогает инвесторам и исполнительной команде понять, что есть прогресс.

5. Тренируйте свою команду для успеха

Программы часто доставляют что-то новое, уникальное или преобразующее для организации. Одна из проблем работы над такими инициативами заключается в том, что у вас, вероятно, нет навыков, необходимых для выполнения всех задач и проектов.

Это нормально, и этого следовало ожидать. Ваша работа в качестве нового менеджера программы - обеспечить, чтобы вы могли повышать, переучивать и развивать людей, которых у вас есть, чтобы вместе вы могли удовлетворить все требования к ресурсам.

Там могут быть некоторые области, где вам нужен только определенный ресурс в течение ограниченного периода времени. Например, вы не собираетесь обучать одного из своих сотрудников тому, как быть водителем грузовика для вилочного погрузчика, если это навык, который вам нужен всего на одну неделю, выгружая что-то. Но если вы измените то, как управляется онлайн-присутствие вашей компании, вероятно, было бы полезно иметь навыки разработки веб-сайтов в доме, а также некоторый опыт в социальных сетях или поисковой оптимизации. Это навыки, которые бизнес будет опираться на более длительный срок.

Примите решение о том, какие из них вам необходимо встроить в команду и которые должны быть переданы на аутсорсинг. Затем убедитесь, что ваша программа может выполнять задания по обучению и набору персонала, необходимые для того, чтобы быть готовыми к управлению результатами по каждому проекту.

6. Менеджмент более сложный

Если вы пришли из фона для управления проектами, то управление не станет для вас неожиданностью. Это способ структурирования и управления проектными и программными структурами, чтобы обеспечить правильное принятие решений и вовлечение нужных людей. Это важно для обеспечения того, чтобы работа продвигалась таким образом, чтобы соответствовать общему бизнес-кейсу, и это помогает держать людей в подотчетности.

Управление также является тем, как Управление проектами и руководители высшего звена могут гарантировать, что программа находится на пути к предоставлению преимуществ, - и обеспечивает формальный путь к закрытию проектов или всей программы, если можно показать, что эти преимущества больше не будет достигнуто.

Управление сложнее в программной среде, чем в среде проекта.Группы проектов и Руководящие группы обычно имеют членство на уровне исполнительных органов. Этого следует ожидать, поскольку конечным результатом программы обычно является бизнес-преобразование.

Программы также влияют на бизнес как на обычный процесс, так и на повседневную деятельность организации, поэтому инвестиции обычно значимы с воздействием P & L. Это также требует потенциально более высокого уровня надзора, чем капитальный проект.

Оптимизируйте управление программой для своей программы, гарантируя, что у вас есть правильные люди в роли принятия решений и четкой ответственности за людей в команде.

7. Планирование намного сложнее …

Планирование программы сложнее, чем планирование проекта, потому что есть гораздо больше движущихся частей, но вы можете утверждать, что это тоже весело!

Как правило, руководители проектов, которые участвуют в программе, совместно планируют свои планы проектов. Затем команда управления программами встречается и под вашим руководством в качестве менеджера программы, планы интегрированы.

Это легко сказать, но не так легко сделать. Это требует определения зависимостей между проектами и задачами проекта. Это заставляет вас смотреть на требования к ресурсам для всей программы и манипулировать действиями вокруг, чтобы удовлетворить доступность ключевых людей. И это тоже не одноразовая задача.

Как только ваш комплексный план программы будет собран, вы можете отслеживать его в диаграмме Ганта или другом программном инструменте. Поскольку ваши руководители проектов отслеживают свои проекты в режиме реального времени, вам придется внести коррективы в план программы, информируя всех об изменениях и изложив, что это означает для их области работы.

8 …. Но вам не нужно планировать каждую линию

В качестве менеджера программ вы полагаетесь на своих менеджеров проектов для выполнения детального планирования. Для вас нецелесообразно или желательно отслеживать план с тысячами и тысячами задач.

Вам нужен свернутый, высокоуровневый вид проектов, с достаточной детализацией, чтобы показать вам, будет ли что-то влиять на уровень программы.

Самый простой способ сделать это - выделенные программные приложения (эти 10 проверенных программных и программных инструментов - это хорошее место для начала). Попытка управлять вашей многомиллионной программой на электронной таблице не будет простой.

9. Вам необходимо улучшить свое делегирование

Как бы хороши вы ни были, делегирование, находясь в роли управления программами, значит, вам нужно еще лучше.

Хорошей новостью является то, что у вас должна быть команда менеджеров проектов, и у вас может быть даже специальное специализированное управление программой для поддержки ваших трансформационных изменений.

Плохая новость заключается в том, что вы не можете!

В программе много работы и настройка ее для обеспечения того, чтобы все движущиеся части двигались вместе в нужное время, это огромные усилия. Вы не можете сделать это в одиночку, и вы не должны пытаться. Определите, сколько времени вам нужно для запуска программы, а затем убедитесь, что у вас есть команда, чтобы поддержать вас.

Если у вас нет никого в вашем офисе управления программами, попросите кого-нибудь отдать в команду управления программой. Для них есть много возможностей: кто-то из координационной роли проекта будет идеально расположен для обеспечения координации, требуемой на уровне программы, освобождая вас от участия в стратегических задачах.

10. Не бойтесь конфликтов

Существует множество программ для программ. От проектов со сложными заинтересованными сторонами до кажущихся недостижимых сроков каждый день собирается предоставить вам возможности для конфликта. Следите за тем, что нарушает работу проекта, и будьте готовы к вмешательству, когда это необходимо, чтобы предотвратить конфликтную ситуацию до ее начала.

Какая из этих 10 вещей стала для вас неожиданностью? Поделитесь своими мыслями о программном управлении на своем любимом канале социальных сетей!