Как сэкономить время на исходящих вызовах

Телефонное управление временем важно, поскольку телефон по-прежнему является основным средством коммуникации для большинства малых предприятий. Но большую часть времени, потраченные на использование телефона, тратит время. Вместо того, чтобы общаться с людьми, с которыми мы хотим общаться, когда вы совершаете исходящие звонки, мы время от времени разговариваем с другими людьми или машинами, играя в бесконечные раунды телефонных тегов.

Но что, если мы могли бы просто позвонить и поговорить с людьми, с которыми мы хотели поговорить, сказать, что мы хотели сказать и двигаться дальше?

Представьте себе, насколько более продуктивным мы могли бы быть и сколько времени нам пришлось бы делать другими вещами.

Ну, мы можем - и все, что требуется, - это немного подготовиться заранее.

Телефонные советы по управлению временем для исходящих вызовов

1) Являются ли они поставщиками, постоянными клиентами или подрядчиками, многие из нас неоднократно называют тех же людей. Обновите свою контактную информацию с помощью экономии времени, чтобы не тратить время на поиск людей, которые недоступны.

Например, если вы знаете, что конкретный человек, которого вы хотите достичь, берет обед от 1 до 2 р. м. каждый день, зачем тратить время на то, чтобы позвонить ей в это время?

2) Запрограммируйте номера для тех, кого вы вызываете регулярно на свой телефон. Меня поражают люди, которые этого не делают, поскольку время, которое вы экономите, когда вы не просматриваете цифры и не пробиваете их, одинаково удивительно.

3) Планируйте свои исходящие звонки. Перед тем, как позвонить, запишите основную цель вызова и ключевые моменты, которые вы хотите закрыть.

Это поможет вам придерживаться точки, когда вы находитесь на телефоне, и убедитесь, что вы покрываете все, что хотите, чтобы экономить время во время разговора и избегать необходимости звонить снова, потому что вы что-то забыли. См. 11 методов холодного вызова для успешных продаж для подготовки сценария открытия, который поможет вам оставаться в теме.

4) Если вы звоните кому-то, кто занесен в вашу базу данных контактов, имеют всю информацию о человеке, которого вы звоните перед вами, когда звоните. Если вы используете настольный компьютер, мобильное устройство или Rolodex, это отличная помощь памяти во время вызова. Кроме того, если вам не нужно искать что-то вроде имени мужа клиента, у вас будет возможность делать заметки во время разговора, экономя еще больше времени.

5) Конечно, если вы хотите делать заметки во время разговора (или делать что-либо еще во время разговора на телефоне), необходим хороший громкоговоритель или гарнитура. Освобождение рук может освободить много времени.

6) Если вы дойдете до автоответчика или голосовой почты, оставьте полное сообщение, в котором дважды указывается номер телефона и указывается причина, по которой вы звоните .Например, «Это Сьюзен Уорд (номер телефона). Я звоню, чтобы обсудить оценку вашего проекта. Вы можете связаться со мной по телефону (номер телефона) сегодня.»

Указание вашего номера дважды дает получателю у сообщения намного лучший шанс получить его правильно и получить его записано без повторения сообщения.

7) Не поддавайтесь телефонному принуждению . Когда вы пытаетесь связаться с кем-то, а вы нет, заманчиво перезвонить - возможно, каждые полчаса!

Но если вы дадите правильное сообщение, вам не нужно тратить свое время, оставляя повторяющиеся сообщения (и заполняя автоответчик или голосовую почту). Дайте человеку, которому вы звоните, достаточно долго, чтобы перезвонить, например, до следующего рабочего дня.

8) Запланируйте свои телефонные звонки и сделайте их все вместе за один период времени, если это возможно. Большинство из нас не очень хорошо разбираются в многозадачности и теряют большую производительность, когда мы переходим от одной задачи к другой. Поэтому, если у вас есть дюжина звонков, сделанных в определенный день, более эффективно сделать их всего за один час, чем сделать один или два, а затем сделать еще три вызова через час, а еще через 45 минут после этого.

9) Забронируйте исходящие телефонные звонки, если это возможно. Если это не будет быстрый вызов, когда вы сначала позвоните кому-нибудь, представитесь, скажите ей, почему вы звоните, а затем спросите ее, удобно ли время для разговора или если она предпочла бы забронировать время чтобы обсудить это.

Тогда договорись, что ты позвонишь ей в то время. Это может не только сэкономить ваше время на месте, но и сэкономить время, когда вы позвоните человеку, потому что вы оба будете готовы обсудить вопрос, о котором вы изначально говорили.

10) Если это вообще возможно, сделайте исходящие телефонные звонки в «основное время». Исследования показали, что больше людей находятся в своих офисах рано утром и могут быть достигнуты между 8 а. м. и 11а. м.

Хотите узнать больше о работе с телефонными звонками? Затем вы захотите прочитать компилятор в этой статье «Советы по управлению временем для входящих телефонных звонков».

Вы также можете прочитать:

Как сэкономить время и получить больше времени на свою занятую жизнь

11 советов по управлению временем, которые работают