Как сэкономить время на входящих телефонных звонках - советы по телефону

Входящие телефонные звонки могут съесть много времени и серьезно снизить вашу производительность, отвлекая вас от других задач. Но так же, как есть способы обработки исходящих телефонных звонков, которые улучшат ваше управление временем, есть способы обработки входящих телефонных звонков, чтобы сократить количество времени, которое вы сжигаете, разговаривая по телефону - не будучи грубым для человека, который называется вы. Эти советы по автоответчику помогут.

Телефонные подсказки для входящих звонков

1) Отвечайте на телефон с помощью приветственного приветствия рабочего телефона.

Например, при ответе на телефон говорят что-то вроде «Cypress Technologies. Сьюзен говорит. Как я могу вам помочь?» Это не только позволяет вызывающему абоненту знать, что они достигли своего бизнеса, но и наложили на него ответственность, чтобы ответить на вопрос, экономя время на поисковые вопросы, такие как «Являются ли эти технологии Cypress?» И бездельник.

2) Подумайте и расставьте приоритеты, когда будете говорить.

Является ли вызов лучше всего обработанным прямо сейчас или позже? Многие из телефонных звонков, которые получают предприятия, получают быстрые запросы, на которые легко можно ответить, например: «Как поздно вы открылись?» Но другие требуют более сложных и трудоемких ответов. Если это так, сообщите об этом вызывающему и спросите, когда было бы удобно позвонить ей, чтобы обсудить это.

3) Используйте методы, такие как перефразирование и подведение итогов, чтобы отслеживать телефонные звонки.

Если вы разговариваете с кем-то по телефону, который, кажется, хочет поговорить или отклониться от этой точки, скажите что-то вроде: «Так что я слышу, что вы говорите …» или «Итак, ключевые моменты … »или« Есть ли (вставить резюме) справедливое резюме того, что вы говорили? » Трудно общаться с кем-то, кто отказывается общаться.

4) Получите привычку закрывать каждый входящий телефонный звонок с кратким описанием действий, которые вы и вызывающий абонент согласились принять.

Хотя в большинстве случаев это займет всего несколько секунд, это может сэкономить вам много времени, избегая ошибок и необходимости двойной проверки. Например, после разговора, в ходе которого вы договорились о встрече с клиентом, вы можете сказать: «Хорошо.

Я встречусь с тобой в вашем офисе (вставить место ) в 10 часов утра завтра, и мы вместе рассмотрим образцы.

5) Держите панель сообщений и записывайте все ваши телефоны, чтобы вы могли записывать детали во время разговора.

Это не только хорошее управление временем в то время, но и помощь в управлении временем позже, если вам нужно найти и / или просмотреть сведения о конкретном разговоре.

6) Предоставьте своим клиентам и клиентам вариант электронной почты.

Многие из них будут использовать электронную почту, чтобы связаться с вами, а не звонить, если они знают, что ваш адрес электронной почты.Убедитесь, что адрес электронной почты вашей компании является видным на ваших визитных карточках и на вашем веб-сайте, если он у вас есть. Если у вас есть адреса электронной почты, отправьте письмо своим текущим клиентам и клиентам, указав опцию электронной почты и представив ее как способ улучшения связи.

7) Используйте технологию для управления временем, которое вы тратите на телефон.

Как минимум, ваш бизнес должен иметь автоответчик и голосовую почту. Настройте их соответствующими бизнес-сценариями и используйте их, чтобы отвечать на телефон за вас, когда вы находитесь вне офиса, или вам нужно что-то работать без перерыва. Затем планируйте время для ответа на эти телефонные сообщения каждый день.

Что касается управления временем, вы получите ценное время, объединив телефонные звонки.

8) Если вы работаете на дому, получите отдельный бизнес-телефон или линию.

Вам нужен второй «бизнес-только» телефон с собственным автоответчиком «только для бизнеса» и / или голосовой почтой. Мало того, что это более профессионально, но это сэкономит вам время, затрачиваемое на прохождение сообщений и определение того, какие из них связаны с бизнесом.

9) Всегда лучше, чтобы человек отвечал на звонок.

Если машина забирается или хуже, автоматическая система интерактивного голосового ответа (IVR) - это реальный отключение, которое будет стоить вам бизнеса, если люди не потрудились оставлять сообщения или перезвонить. Если ответ на входящие телефонные звонки занимает слишком много времени в течение дня, подумайте о найме регистратора или службы автоответчика, чтобы ответить на звонок по телефону.

Стоимость того, чтобы кто-то еще это сделал, может быть более чем компенсирован увеличением вашей производительности и лучшими продажами.

10) Сохраните письменный сценарий часто задаваемых вопросов (и ответов), размещенных на вашем телефоне.

Это экономит ваше время и время ваших сотрудников, если им не нужно искать ответы или думать о том, как отвечать на конкретный запрос при ответе на телефон.

Советы по телефону

Помните, что телефон должен быть бизнес-инструментом, а не навязчивым временем, которое регулирует ваш рабочий день. Управление входящими телефонными звонками в соответствии с этими советами по управлению временем поможет вам лучше управлять временем, повысить производительность и вернуть телефон в нужное место - помогая вам управлять своим бизнесом, а не управлять вами.