Обязательные условия управления проектами

В области управления проектами, как и в любой другой области знаний, есть уникальный словарь, наполненный акронимами и специализированными терминами. Три существенных термина и понятия, которые вы должны понимать, включают:

• Область
• Риск
• Предположения

В этой статье описываются эти три основных правила управления проектами и включают ссылки и предложения для дополнительного чтения.

Область

В управлении проектами scope - это набор границ, определяющих степень проекта.

Сфера описывает, что должно быть доставлено клиенту в результате инициативы проекта.

Понимание области позволяет менеджеру проекта и команде проекта понять, что попадает внутрь или за пределы проекта. Если что-то «не в сфере охвата», оно не учитывается при планировании проекта. Действия, которые попадают внутрь границ заявления о сфере применения, рассматриваются как «по охвату» и учитываются в графике и бюджете. Если действие выходит за границы, оно считается «вне сферы действия» и не планируется.

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем проекта или частью проектной команды, вам нужно подумать о том, что по мере продвижения вперед в какой-либо области или вне сферы действия.

В качестве примера представьте, что клиент попросил вас создать веб-сайт. Когда вы определяете область (или устанавливаете границы) проекта, вы указываете следующие элементы как в области:

• Дизайн сайта и каркасная диаграмма
• Создание тестового стенда
• Кодирование утвержденного каркаса < Разработка графики для темы сайта
• Тестирование и отладка до публикации сайта

В ходе проекта клиент просит вас включить видео-обзор компании. Видео не указано в рамках проекта и, следовательно, выходит за рамки.

Хотя вы можете быть счастливы сделать видеоработу за дополнительную плату, для этого потребуется пересмотр объема и стоимости и времени для проекта.

В отсутствие четкого и согласованного документа о сфере охвата вопрос о видео может стать спорным между вашей командой и представителями заказчика. Четкое описание области позволяло вам разрядить ситуацию и упорядочить ее с изменением.

Итак, как вы определяете, что находится или выходит за рамки? Сначала вы хотите описать все детали проекта, который вы сейчас знаете, на основе обсуждений с клиентом или владельцем проекта. Затем вы захотите сделать ключевые предположения, которые будут управлять тем, что считается в или вне сферы действия.

Предположения

В какой-то момент вашей жизни вам, вероятно, сказали: «Никогда не делайте предположений. «Однако делать предположения в управлении проектами - это повседневная деятельность.Предположения позволяют определить объем и риски и точно настроить свои оценки на время и стоимость. Конечно, важно документировать и утверждать ваши предположения.

Рассмотрим что-то простое, например, создание книги. Скажем, у вашего друга есть идея заказать журнальный столик и попросил вас управлять проектом. Его первая просьба заключается в бюджете, чтобы он мог обеспечить финансирование.

Когда вы определяете сферу действия, ясно, что ваш друг не знает многих деталей, включая количество страниц, включение изображения, стиль обложки и вес бумаги, которая будет использоваться для страниц. Поскольку все эти факторы будут влиять на стоимость и сложность производства, вам придется делать предположения о спецификациях и утверждать эти допущения как приемлемые или неприемлемые с вашим другом.

После дальнейшего обсуждения ваш друг скажет вам, что он планирует включить 50 фотографий в книгу. Вы можете основывать свое предположение на 50 изображениях или, ожидая, что это число будет увеличиваться с течением времени, вы можете сделать предположение, что между изображениями будет 75-90 страниц.

Вы можете видеть, как предположения напрямую влияют на график. Например, представьте, что вы возглавляете проект в парке, который включает в себя создание свинг-набора.

При настройке проекта вам предоставляется бюджет и назначенные члены команды, один из которых отвечает за материалы. Когда вы создаете свое расписание, вы спрашиваете человека, ответственного за материалы, когда цемент прибудет. Этот человек отвечает, что он не уверен, когда цемент прибудет, но он считает, что это будет между 1 июня и 10 июня. По мере того, как вы строите свой масштаб и график, вы делаете предположение, что цемент прибудет не позднее 10 июня. пример показывает два преимущества для принятия предположений.

Первое преимущество заключается в том, что предположение о получении цемента не позднее 10 июня позволяет планировать мероприятия, которые зависят от прибывающих цементов. Второе преимущество заключается в том, что он предоставляет ответственному лицу материалы с предельным сроком доставки цемента, который он затем может передать своему поставщику. Он непреднамеренно установил ключевой срок для продвижения проекта.

Принятие допущений устанавливает контрольные показатели, которые часто пересматриваются в ходе проекта, чтобы помочь проектной группе оставаться в пределах объема, вовремя и в рамках бюджета. Но что происходит, когда предположения ошибочны? Здесь возникает риск.

Риск

После того, как вы создали свою область действия и определили предположения, лежащие за рамками и оценками, вы захотите начать оценивать области риска. Риск такой же в управлении проектами, как и в реальном мире; это опасность или шанс, которые могут нанести урон. (Примечание: Институт управления проектами и Группа знаний по управлению проектами - PMBOK предлагают подробные определения рисков и типов и определяют структуру управления рисками проекта.)

Все проекты содержат риск, и если вы являетесь менеджером проекта или владельцем проекта , это не только ваша обязанность предвидеть риск, но и ваша работа заключается в том, чтобы сообщить потенциальное воздействие этих рисков на проектную команду и подготовиться к смягчению рисков.

Риск приходит в разной степени. Иногда риск может означать, что проект будет работать несколько иначе или сделать небольшой неожиданный поворот. В некоторых случаях, однако, риск может привести к катастрофическим результатам, которые превращают ваш проект во главе.

Давайте используем сценарий игровой площадки из приведенного выше примера цемента. Один из рисков заключается в том, что цемент не приходит к предполагаемой дате 10 июня. Каковы потенциальные последствия этого риска? Все последующие действия, которые следуют за цементом, были налиты, задерживаются в результате этой проблемы.

Риски могут быть положительными. Рассмотрите влияние на проект, если цемент появится раньше, чем ожидалось. Хотя это кажется положительным результатом, оно все еще создает проблему для синхронизации и последовательности всех других шагов в проекте.

Руководители проектов работают со своими проектными командами для мозгового штурма и выявления потенциальных рисков. Они делают этот шаг еще шаг и смотрят на потенциальную серьезность риска и вероятность его возникновения. Кроме того, они идентифицируют тех лиц, которые лучше всего подходят для определения того, когда возникает риск, и они разрабатывают согласованные планы смягчения рисков.

У многих фирм есть подробные шаблоны рисков, которые они разработали с течением времени и опыт других проектов. В некоторых отраслях составлены профили рисков, которые используются в качестве отправной точки для анализа рисков. Многие отрасли промышленности также проводят очень подробный статистический анализ для планирования рисков.

Нижняя линия

Условия: область применения, допущения и риск - все это важно в мире управления проектами. Используйте эту статью в качестве отправной точки для более детального изучения этих и других важных условий управления проектами.