Подготовка руководства по планированию конференций

Планирование конференции требует набора навыков, который включает в себя невероятные организационные навыки, способность к многозадачности, энергию, креативность, умение работать в бизнесе, навыки межличностного общения и внимание к деталям. Это также требует всеобъемлющего руководства по планированию конференций, которое не только будет держать вас в назначении, но и обеспечит столь необходимую уверенность в том, что вы не забыли что-то на этом пути.

Планирование конференции отличается от других типов планирования событий и включает дополнительные шаги.

Конференции, как правило, представляют собой масштабные мероприятия, которые обычно занимают год или больше для планирования. Ваш список дел может включать в себя выбор места проведения, бронирование номеров в гостиницах, организацию онлайн-регистрации, обеспечение поддержки докладчиков, организацию гостиничных номеров, размещение выставочного зала, планирование встреч, обработку продуктов питания и напитков и многое другое. Подготовка хорошо организованного руководства по планированию конференций, в котором перечислены этапы, является обязательным для любого успешного планировщика конференций.

Следующие шаги помогут вам подготовить руководство по планированию конференций, которое послужит планом планирования любой конференции. Настройте и измените руководство на основе запланированного мероприятия и держите его под рукой. Когда он будет подготовлен и использован правильно, он скоро станет вашим самым ценным инструментом планирования конференций.

Начать с основ

В первой части вашего руководства по планированию конференции должны быть указаны основы конференции:

• Дата и время события
• Место события (если известно)
• Цель события

Включить любые другие известные элементы, такие как альтернативные даты или количество участников.

Каков план?

Прежде чем приступать к планированию различных элементов конференции, вы должны выяснить, что представляют собой эти разные элементы и где они вписываются в общую схему вашего мероприятия.

Итак, возьмите ручку и блокнот или сядьте перед компьютером и начните записывать все, что приходит на ум. Не беспокойтесь о перечислении вещей в порядке важности или в какой-либо хронологической последовательности. Это произойдет позже. Прямо сейчас вы по существу создадите очень длинную, но простую версию своего списка дел, который будет разбит на отдельные автономные компоненты, которые будут обрабатываться индивидуально во время процесса планирования.

В этом разделе может быть указано:

• Выбор места проведения
• Выбор гостиницы
• Зал для проведения совещаний
• Гостиничные номера
• Конференц-зал и выставочные залы
• Церемония открытия
• регистрация экспонентов
• Регистрация участников
• Организация поездок
• Значки участников
• Программа мероприятий
• Продукты питания и напитки
• Аудиовизуальная
• На месте укомплектование персоналом

Сделайте дополнительное время в компилируя этот список, чтобы вы не упускали из виду ничего и продолжаете и добавляете все, что появляется позже.Не перегружайтесь многими перечисленными областями ответственности; цель здесь - подумать обо всем сейчас, чтобы вы могли эффективно и эффективно планировать и управлять каждым элементом.

Выберите место проведения

После того, как вы определили, когда конференция будет проведена, и у вас будет понимание общей сферы действия мероприятия, следующим шагом будет выбор места проведения.

В зависимости от размера конференции вы можете выбрать одно место для проведения всех ваших конференций, от выставочного зала до конференц-залов, банкетных залов и гостиничных номеров. Если конференция слишком велика для размещения в одном месте, найдите место, которое находится рядом с внешними отелями или сайтами общественного питания, чтобы участникам конференции не приходилось слишком далеко перемещаться, чтобы переместиться с одного конференц-мероприятия в другое.

Подумайте о регистрации участников

Как регистрируются участники конференции? Как они получат подтверждение регистрации? Как будут генерироваться и распространяться теги на конференции? В вашем руководстве по планированию конференций будут представлены ответы на все эти вопросы и должны быть обновлены после завершения регистрации конференции.

Если ожидается, что мероприятие привлечет большое количество людей, то система регистрации онлайн-конференций - это путь.

Система может обрабатывать платежи, отслеживать регистрацию и организовывать другую соответствующую информацию и помогать в создании отчетов.

Экспоненты и выставочные залы для конференций

Выставочные площади - это общая функция на конференциях, предоставляющая спонсорам и продавцам возможность арендовать помещения для продвижения своих продуктов и услуг. Это также дает возможность хозяину конференции принести доход, если функция экспоната эффективно продвигается и хорошо принимается. В зависимости от размера вашей конференции управление экспонентами и выставочным залом потребует дополнительного времени и ресурсов, поэтому планируйте их соответственно.

Как отмечалось выше, системы регистрации онлайн-конференций - лучший способ отслеживать регистрацию, поэтому, если вы ожидаете большого количества участников, тогда подумайте о включении регистрации экспонента в систему регистрации посетителей. Экспонентам также потребуется следующее:

• Значки экспонентов
• Карта выставочного зала конференции с номерами стендов, указанными в списке
• Руководства по выставлению стенда и отрыв
• Контракты выставочных стендов
• Список на месте поставщиков, доступных для оказания помощи экспонентам и услугам

В качестве планировщика конференции вы будете нести ответственность за наем безопасности для обеспечения безопасности материалов, находящихся в выставочном зале.

Планирование информации о конференции

С учетом некоторых из более крупных обязанностей, таких как выбор места проведения конференции и регистрация участников, вы можете перенести свое внимание на планирование деталей конференции. Как и при планировании события любого характера, организация имеет первостепенное значение, а также внимание к деталям.

Настало время вытащить этот длинный список стилей, которые вы собрали вместе в начале процесса планирования конференции.Просмотрите список и внесите необходимые изменения или дополнения, чтобы отразить последние задачи и обязанности. Затем поместите эти предметы в хронологическом порядке, начиная с предметов, которые могут или должны быть выполнены заблаговременно. Например:

• Книжный блок гостиничных номеров
• Запасное выставочное пространство
• Исследования онлайн-систем регистрации конференций
• План маркетингового плана конференции

Начните с начала и идите оттуда. Для каждой детали, которая должна быть склонна, включите последующую деятельность, чтобы убедиться, что контракты подписаны и получены. По мере приближения даты проведения конференции ваши действия будут включать в себя краткосрочные задачи, такие как:

• Выбор цветовой схемы и декорации
• Сделать цветочные композиции
• Выбрать меню
• Организовать трансфер из аэропорта для ораторов или VIP-персон > Подумайте о своем руководстве по планированию конференций в качестве руководства для всего, что включено в планирование конференции, независимо от того, насколько она мала. Это руководство быстро станет бесценным инструментом, который не только позволит вам организовать и по графику, но и успокоить нервы по мере приближения большой даты, и вы сомневаетесь, что вы что-то забыли.