Пошаговое руководство по планированию конференций

Организация конференции с нуля требует огромного количества предусмотрительности и сбора данных. Весь процесс может занять пару лет в зависимости от размера группы, но вполне возможно начать успешную конференцию за один год, если вы сможете принять быстрые решения.

Реальность планирования конференции заключается в том, что без какого-либо опыта вы можете потерять много времени, передумав каждую маленькую деталь, не обращая внимания на более важные проблемы.

Чтобы упростить процесс для первоклассников, мы изложили наиболее важные шаги, предоставив вам ссылки на наши более подробные пошаговые руководства по каждому конкретному вопросу. Результатом здесь является руководство по планированию конференций, которое поможет вам начать с прочного шаблона.

Шаг 1: Создайте видение вашей конференции

Каждое событие начинается с видения, но вам нужно преобразовать свое видение в слова и цифры, чтобы измерять затраты и принимать обоснованные решения о планировании. Во-первых, вам нужно начать с основ, таких как кто, что, когда, где и почему.

Подробнее: планирование событий 101: составление основных сведений

Шаг 2: создание бизнес-плана

Если ваша конференция не финансируется грантом или организацией, вам нужно будет указать, где ваши деньги исходящий от и для чего он используется. Первая часть этого уравнения, доход, должна быть рассчитана на раннем этапе процесса планирования.

Теперь, чтобы поставить цену на конференцию, вам нужно иметь представление о том, что вы планируете предлагать участникам. Ваш маршрут и список спикеров будут фактором продажи для потенциальных владельцев регистрации.

Шаг 3: Сравнение мест и услуг

После того, как у вас появится более конкретная идея о том, когда будет проходить ваша конференция и сколько людей вы хотите посетить, вы можете начать делать покупки в подходящем месте.

Имейте в виду, что ваш выбор места также будет определять ваши расходы на питание и аудио / визу. Это связано с тем, что большинство конференц-центров и гостиниц для мероприятий требуют, чтобы вы использовали их собственные услуги для любых мероприятий на месте.

В большинстве конференций вам необходимо будет предоставить ночлег для гостей, путешествующих из-за пределов региона. Эта необходимость создает еще один набор соображений, чтобы повлиять на ваше решение о месте.

Подробнее:

• Как оценить каждое место проведения
• 10 советов по найму обслуживающего персонала

Шаг 4: Рекрутирование и управление регистраторами

Даже самые популярные конференции должны эффективно продавать свое мероприятие, чтобы заполнить каждое место в доме. Посещаемость - это самый важный фактор успеха вашего мероприятия. Хорошие показатели посещаемости приносят доход и спонсорские возможности. И чем больше людей, которых вы зарегистрировали, создаст больше спроса на рекламные и образовательные мероприятия.Короче говоря, если вы можете нарисовать толпу, тогда все остальное станет легче.

Управление регистрацией становится более сложным по мере роста вашего мероприятия. Здесь система онлайн-регистрации может помочь вам отслеживать количество, обрабатывать платежи и организовывать данные.

Подробнее:

• Решения для регистрации онлайн-событий
• 6 Низкозатратные способы продвижения вашей конференции в Интернете

Шаг 5: Планирование информации на месте

Наконец, после организации и реализации бизнес-элементов конференции, вы можете начать думать о деталях на месте. Это включает в себя то, как участники будут ориентироваться в конференции, общая планировка каждой комнаты и распределение продуктов питания и напитков. Это часть планирования конференции, которую большинство людей связывает с планированием событий. Лучший способ скоординировать все детали - пройтись по вашему маршруту, как ваши гости. Представьте, как они будут думать и действовать в каждый момент дня для решения проблем до их возникновения.

Подробнее:

• Планы площадок для народных собраний
• Идеи для эффективной таблицы регистрации
• Стратегии вывесок для управления потоком конференций

Шаг 6: Советы по управлению выставками

В конференциях обычно есть выставочная площадь или конвенционный этаж, где спонсоры и поставщики арендуют помещение для продвижения своих продуктов.

Это может быть очень выгодной возможностью для вашей конференции, если вы все хорошо организуете. Имейте в виду, что для выставочной площади потребуются значительные обязательства как времени, так и ресурсов, поэтому убедитесь, что вы готовы управлять потребностями нескольких поставщиков, прежде чем совершать этот формат.

Подробнее:

• Доходы и расходы в бизнес-модели для выставок