Шаги для обработки жалоб арендатора

Когда у арендаторов есть проблема в их арендной собственности, они будут жаловаться их домовладельцу. Эти жалобы не всегда вызывают конфликт между арендодателем и арендатором. Есть шаги, которые хозяин может предпринять, чтобы успешно справиться с этими жалобами. Вот пять способов, которыми арендодатель может заниматься вопросами арендаторов.

Прежде чем научиться обращаться с жалобой арендатора, обратите внимание на два момента: :

1. Каждая ситуация уникальна : у людей разные личности и разные триггерные точки, поэтому может быть трудно оценить, как человек будет реагировать, когда встретится с конфликтом.
2. Не ставьте себя в ситуации, в которой вы чувствуете себя небезопасно: Если вы когда-нибудь почувствуете, что ваша безопасность находится под угрозой, вам нужно убрать себя из ситуации. Надеюсь, это никогда не дойдет до этого, но если это произойдет, вам нужно уйти и проконсультироваться с соответствующими органами, если это необходимо. Нет смысла подвергать вашу жизнь или вашу карьеру опасности из-за конфликта арендаторов.

5 шагов для успешной обработки жалоб арендатора

Есть бесконечные вещи, на которые могут жаловаться арендаторы. Независимо от того, о чем идет речь, вы не должны изменять способ, которым вы, как арендодатель, отвечаете на жалобу.

Понимание, спокойствие и профессионализм окажут огромное влияние на вашу способность успешно решать проблему. Хотя вам, возможно, придется слегка отрегулировать свой ответ в зависимости от типа жалобы, есть определенные шаги, которые вы всегда должны предпринять.

Шаг 1: Слушайте жалобу

Один из способов добиться успешного решения - это фактически слушать то, что говорит ваш арендатор.

Уважительное и понимание проблемы арендатора может помочь сохранить спокойствие арендатора и поможет вам быть более восприимчивым к их проблеме.

Например, вы можете знать о небольшой утечке крыши, которая возникает в ванной комнате при сильном дожде. Если арендатор звонит, чтобы сказать вам, что в их ванной комнате есть утечка, вы можете отклонить его как утечку, о которой вы уже знаете, и которая нуждается в исправлении.

Однако, если вы не зададите вопросы относительно точного местоположения утечки и силы потока воды, вы не поймете, что это не утечка, о которой вы уже знаете, это фактически патрульная труба которые должны быть исправлены немедленно. Поэтому вы всегда должны внимательно слушать точную жалобу арендатора и задавать вопросы, чтобы вы точно знали, что происходит.

Шаг 2: быть доступным

Если арендатор чувствует, что вы никогда не были доступны, они будут легко разочарованы. Это не означает, что арендатор должен быть в состоянии связаться с вами 24 часа в сутки, каждый день недели.

У вас должны быть обычные рабочие часы, когда арендатор может связаться с вами, например, с 9 А.M. до 6 P. M. в будние дни. В течение этих часов вы должны легко отвечать на звонки или электронные письма арендатора.

Вы должны сообщить, что арендаторы не должны связываться с вами за пределами этих часов, если это не является чрезвычайной ситуацией. Убедитесь, что у вас есть план экстренной помощи, поэтому ваши арендаторы знают, что считается реальной чрезвычайной ситуацией, и что может ждать до нормального рабочего времени.

Шаг 3: Жалобы на адрес в срочном порядке

Еще одним важным фактором является то, как быстро вы отвечаете на вопрос арендатора. В зависимости от серьезности их жалобы вам необязательно бросать все, чтобы исправить это, но вам нужно исправить проблему в течение разумного промежутка времени.

Утечку или сломанный замок передней двери необходимо установить немедленно, в то время как вещи, такие как сломанная кухонная ручка или треснувшая плитка, могут подождать пару дней.

Шаг 4: Показать неподдельную озабоченность

Увольнение беспокойства арендатора - это быстрый способ создать враждебность. Независимо от того, как вы относитесь к тому, насколько важна их жалоба, вы всегда должны заставить их почувствовать, что их жалоба важна и что вы сделаете все возможное, чтобы исправить ее как можно скорее. Вы хотите, чтобы арендатор почувствовал, что вы на их стороне, вместо того, чтобы быть их злым помещиком.

Шаг 5: Будьте профессионалы

Вы всегда должны профессионально вести себя. Это ваше дело, и вы не можете позволить эмоциям омрачать свое мнение.

Если арендатор кричит, никогда не кричите назад. Не ругайтесь. Не подвергайте себя юридической опасности, угрожая или прибегая к тактике, например, игнорируя запросы на обслуживание или возиться с коммунальными услугами арендатора.

Вы несете ответственность за то, чтобы вы всегда были спокойны.

Общие типы жалоб арендаторов:

Этот список никоим образом не является исчерпывающим в отношении жалоб, которые могут иметь ваши арендаторы, но он представляет собой некоторые из наиболее распространенных проблем, с которыми приходится сталкиваться арендодателям.

1. Шумные соседи
2. Проблемы с техникой
3. Проблемы с вредителями
4. Проблемы с домашним животным
5. Чистота собственности / арендаторов