Формальное отсутствие Письма с просьбой о пропавших без вести

Каждый должен время от времени пропустить работу, иногда за болезнь, встречу или какую-то другую личную причину. Некоторые работодатели спрашивают сотрудников о формальном письме, объясняющем, когда и почему они пропустили работу. Иногда работодатели хотят, чтобы работники писали эти письма до отсутствия, а иногда их и записывают.

Сотрудники часто также должны писать письма с извинениями для более длинных отпусков или другого расширенного отпуска.

Официальные письма с извинениями используются и в других ситуациях, таких как отсутствие обязанности присяжных или отсутствие в школе.

Ниже приводятся советы по написанию официального письма с извинениями, а также два примера писем: один образец для отправки работодателя, прежде чем вы пропустите работу, а затем на следующий.

Советы для написания официального письма-оправдания

• Следуйте формату деловых писем. При письме письма используйте официальный формат делового письма. Вы хотите, чтобы это письмо было профессиональным.
• Понимать политику вашего работодателя. Прежде чем пропустить работу, убедитесь, что вы знаете политику, позволяющую вашему боссу знать, что вы не будете. Знайте, нужно ли вам рассказывать своему боссу и как вы должны получать его или ее информацию (то есть телефонный звонок, письмо, электронное письмо). Также посмотрите, как далеко вы должны сообщить своему работодателю.
• Отправьте письмо как можно скорее. Если возможно, отправьте письмо с извинениями до того, как вы пропустите работу. Вы хотите дать своему работодателю время для переназначения любых ваших задач. Если вы просите более длительный отпуск, отправьте это письмо как можно раньше. Если у вас нет времени на отправку официального письма, попробуйте вместо этого отправить по электронной почте извинение.

• Держите его кратким. Не вдавайтесь в подробности о том, почему вам не хватает работы (например, длинный список ваших симптомов, если вы больны, или подробный рассказ о личной проблеме). Вместо этого просто кратко укажите день или дни, когда вы отсутствуете, и объясните (кратко), почему.
• Предлагаем помочь. Вы можете подумать о том, чтобы помочь компенсировать ваше отсутствие каким-то образом. Например, вы можете сказать, что по-прежнему будете по электронной почте во время вашего отсутствия, или вы можете предложить работать через час или два позже, чтобы завершить некоторые пропущенные проекты. Если вы можете заранее подготовить свое отсутствие, попросите одного или двух ваших коллег или сотрудников помочь в выполнении любых заданий, которые вам не хватает. Это будет особенно важно, если вы попросите более длительный отпуск.

Образец официального письма с извинениями (до отсутствия работы)

Дата

Имя работодателя
Название работодателя
Организация
Адрес
Город, штат, почтовый индекс

Уважаемый г-н / Миз. Фамилия:

Примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смогу присутствовать на работе с 1 сентября 20XX по 5 сентября 20XX.Я буду присутствовать на конференции по профессиональному развитию, о которой я говорил с вами о начале этой недели.

Я устроился по электронной почте в рабочее время, и я позвоню и зарегистрируюсь в офисе один раз в день, чтобы увидеть, что я пропустил.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить любую дополнительную информацию, или если вам нужно что-нибудь еще от меня, чтобы мое отсутствие выполнялось плавно. Спасибо, что позволили мне воспользоваться этой потрясающей возможностью.

С уважением,

Ваша подпись (печатное письмо)

Ваше типизированное имя

Образец официального письма с просьбой (после пропущенной работы)

Дата

Имя работодателя
Название работодателя
Организация
Адрес
Город, штат, почтовый индекс

Уважаемый г-н. Фамилия:

Примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смог присутствовать на работе 1 сентября 20XX года из-за болезни. Я уже выполнил задачи на этой неделе, которые я пропустил во время моего отсутствия.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я предоставить дополнительную информацию. Спасибо за понимание.

С уважением,

Ваша подпись (печатное письмо)

Ваше типизированное имя

Отправка сообщения электронной почты

Иногда имеет смысл отправить сообщение электронной почты, объясняющее ваше отсутствие. Например, если вы хотите как можно скорее сообщить своему начальнику, что вы не будете работать, электронная почта - это самый быстрый способ поделиться этой информацией. Некоторые работодатели даже просят, чтобы сотрудники предупреждали их о пропаже по электронной почте.

Если вы отправляете посылку по электронной почте для вашего отсутствия, не забудьте оставить сообщение по электронной почте коротким, просто указав даты, которые вы будете отсутствовать, и дайте краткое объяснение, почему вы будете в отъезде.

Также обязательно укажите четкую строку темы. Вы можете просто написать «Отсутствие работы» в строке темы. Это ясно объясняет цель вашего письма вашему боссу.

Если вы предпочитаете отправлять по электронной почте свое оправдание, вот как отправить профессиональное сообщение электронной почты.

Подробнее: Отговорки о пропавшей работе | Примеры писем по электронной почте и письма | Подробнее Отсутствие Извините, письма