Список личных помощников и примеры

Личные помощники похожи на помощников-исполнителей или помощников в офисе, поскольку все выполняют обычные задачи административного типа, так что кому-то еще этого не нужно. Обязанности, вероятно, будут включать скрининг или отвечать на телефонные звонки, письма и электронные письма, управлять расписаниями и делать заметки на собраниях.

Разница заключается в том, что личные помощники помогают только одному человеку, и они также могут помочь в личных задачах, таких как покупка или планирование социальных обязательств.

Некоторые люди делегируют проектные работы своим помощникам или имеют своих помощников для них в их отсутствие.

Требования к работе для личных помощников

Хотя для личных помощников нет минимальных требований в отношении образования, помогает фон в деловой или административной работе. В некоторых случаях может быть важным и второй, или третий язык. В общем, навыки, которые у вас есть, важнее вашего образования. Обсуждение некоторых из этих необходимых навыков может помочь вам решить, подходит ли вам этот тип работы.

Вот список навыков личного помощника для резюме, сопроводительных писем, заявлений на работу и собеседований. Необходимые навыки будут варьироваться в зависимости от работы, на которую вы подаете заявку, а также ознакомиться с нашим списком навыков, перечисленных по заданию и типу навыков. Просмотрите этот список и посмотрите, использовали ли вы эти навыки на предыдущих работах или приобрели их на основе обучения.

Делайте заметки о том, когда и как вы использовали или разработали эти навыки.

Затем добавьте их в свое резюме и сопроводительное письмо или сохраните их для заполнения заявок на работу. Люди, которые просматривают приложения, часто будут искать ключевые навыки. Сопоставьте свои навыки с теми, которые были отправлены, как требуется для работы. Затем убедитесь, что они указаны в сопроводительном письме и указаны в вашем резюме.

Вам также следует разработать ответы на интервью о том, как вы использовали свои навыки на предыдущих позициях. Приведите пример о том, как вы решили проблему на рабочем месте, используя одно или несколько из этих навыков. Покажите, как использование ваших навыков способствовало успеху проекта.

Примеры навыков личного помощника

Этот список не является исчерпывающим, но включает в себя некоторые из наиболее важных, востребованных навыков для личных помощников.

Организация и управление временем
В качестве личного помощника большая часть вашей работы будет заключаться в том, чтобы кто-то еще организовал и по расписанию. Поэтому вы должны быть хорошо организованы. К счастью, организация может быть изучена. Существуют специальные методы, которые вы можете принять, чтобы сделать ваше использование времени более эффективным и в противном случае сохранить свою жизнь и жизнь вашего менеджера по порядку.

Письменная и вербальная коммуникация
Вам нужно будет понять и следовать инструкциям, и вам нужно будет передавать информацию четко и честно.В зависимости от деталей вашей позиции вы также можете приветствовать клиентов, отвечать на корреспонденцию или создавать отчеты и презентации. Все эти задачи требуют первоклассных навыков общения, включая разговор и письмо, прослушивание и чтение.

Точность и внимание к деталям
Внимание к деталям является важным компонентом как организованного, так и хорошо организованного общения.

Неточность или неточность в лучшем случае создают неэффективность, а также могут вызывать серьезные ошибки или отчуждать коллег вашего менеджера.

Знание релевантного программного обеспечения
Какое программное обеспечение, которое вам придется обрабатывать, может отличаться, но, скорее всего, оно включает в себя обработку текстов, электронные таблицы, базы данных, календари, настольные издательские системы и PowerPoint или что-то подобное. Способность обеспечить минимальную техническую поддержку - плюс. Возможно, вам придется оценивать несколько разных программ и приложений, чтобы выбрать для себя, который предоставляет лучшие инструменты для достижения целей вашего менеджера. Всегда, ваша задача - упростить и упростить работу вашего менеджера, и для этого может потребоваться много проблем, связанных с закулисами.

Tact and Discretion
Как персональный помощник, вы часто будете подвергать себя чувствительным материалам, от коммерческой тайны до личной информации, которую вам нужно хранить конфиденциально.

Связанное умение - это такт, способность реагировать нежно или вообще не на информацию, которую другие люди могут найти трудной или смущающей. Другими словами, вы должны быть безопасным человеком для того, чтобы ваш менеджер был уязвим. В конце концов, только вы узнаете, какую помощь им действительно нужно.

Список навыков личного помощника

Навыки управления

Эти навыки часто являются частью описания задания для личного помощника или являются навыками добавленной стоимости. Вашему работодателю может понадобиться тот, кто может выполнить эти задачи для нее.

• Административные
• Назначения
• Корреспонденция
• Ошибки
• События
• Планирование событий
• Подача
• Процедуры внедрения
• Ведение расписаний
• Встречи
• Управление Office > Управление проектами
• Исследование
• Планирование
• Взятие диктовки
• Взятие сообщений
• Взятие заметок
• Организация поездок
• Планирование путешествий
• Навыки коммуникаций

В качестве личного помощника все аспекты коммуникации важны для работы. Будьте готовы показать свой опыт или обучение.

Ответ Телефон

• Связь
• Электронная почта
• Приветствие посетителей
• Обработка запросов
• Сеть
• Невербальная связь
• Скрининговые звонки
• Вербальные коммуникации
• Письменные сообщения
• Финансовые навыки

У вас есть опыт или подготовка для выполнения этих задач?

Учет

• Бюджетирование
• Покупка
• Sourcing
• Шоппинг
• Навыки технологий

Можете ли вы использовать разные платформы и устройства и выполнять базовое устранение неполадок?

Компьютер (ПК, Mac, планшет)

• Управление базой данных
• Microsoft Office
• Подготовка к презентации
• Отчеты
• Обработка текстов
• Навыки персонального мастерства

Эти навыки часто являются частью твоя личность.Покажите, как вы их использовали и разработали.

Конфиденциальность

• Дипломатическая
• Дискретность
• Гибкость
• Межличностная
• Многозадачность
• Организация
• Положительное отношение
• Решение проблем
• Профессиональное создание
• Самомотивация < Team Player
• Управление временем
• Работа независимо
• Если вы не использовали эти навыки на предыдущей работе, посмотрите, как вы их разработали на добровольных или неоплачиваемых работах или используете их в своей личной жизни. Используете ли вы эти навыки как часть религиозного сообщества или студенческий проект в школе? У вас есть навыки в составе спортивной команды или индивидуального вида спорта? Этот опыт также может быть ценным и сделать вас лучшим кандидатом на эту должность.
• Связанные с этим навыки:

Офис-менеджер | Административные / секретарские навыки | Компьютерные навыки | Навыки обслуживания клиентов | Навыки репетитора

Статьи по теме: Софт против жестких навыков | Как включить ключевые слова в ваше резюме | Резюме списков навыков | Лучшие работодатели работодателей Ищите кандидатов на работу