Как написать бизнес-письмо

Вам нужно написать бизнес-письмо? Не уверен в том, что лучше всего использовать или что включить в ваше письмо? Важно, чтобы все написанные вами деловые письма были правильно отформатированы и профессиональны по внешнему виду.

Когда вы пишете потенциальным работодателям, коллегам, профессиональным и деловым связям, макет вашего письма почти так же важен, как и то, что вы пишете.

Если письмо не отформатировано правильно, не хватает места между абзацами и использует нетрадиционный стиль или размер шрифта, он может плохо отразиться на вас.

Руководство по написанию деловых писем

Вот рекомендации по написанию бизнес-письма, поэтому вся ваша переписка производит наилучшее впечатление.

Поля
Поля бизнес-букв должны быть примерно на 1 дюйм вокруг. Это дает вашему профессиональному письму незаметный взгляд. Вы должны выровнять текст слева, так как большинство документов выровнены, так что это сделает ваше письмо читаемым.

Интервал между буквами
Уходящий пробел в вашем письме создает четкий, незагроможденный и легко читаемый взгляд, который читатель оценит. Ваше письмо должно быть в блочном формате: вся буква должна быть выравнивается влево и одноразмерное, за исключением двойного промежутка между абзацами.

Размер шрифта
Традиционный размер шрифта для профессионального письма - 12. Шрифт должен быть Times New Roman или Arial. Однако, если вы используете фирменный бланк, бланк может иметь другой размер шрифта и стиль.

Стиль шрифта
Нет необходимости использовать разные стили в профессиональном письме. > Используйте единый шрифт (шрифт книжной печати, такой как Times New Roman или Arial) и избегайте подчеркивания, курсива или смелости. Однако, если вы используете фирменный бланк, бланк может иметь другой стиль шрифта.

Текст письма

Текст деловой буквы должен быть чистым и читаемым. Избегайте писать письмо в одном большом блоке текста.
Разбейте текст на несколько кратких абзацев. Эти абзацы должны быть выровнены влево; это позволяет упростить чтение. Когда вы закончите свое письмо, попросите кого-нибудь прочитать его для вас. Попросите их кратко взглянуть на письмо. На странице слишком много текста? Легко ли видеть отдельные абзацы?

Контактная информация

В первом разделе вашего письма также должны быть указаны ваши контактные данные и контактная информация человека, которого вы пишете. Также укажите дату, которую вы пишете в верхней части своего письма.
Пример раздела

• Приветствие письма

Если вы не знаете читателя хорошо и обычно обращаетесь к ним по их имени, вы должны указать личный заголовок и полное имя лица в приветствии (т.е.д. «Дорогой мистер Джеймс Франклин»). Если вы не уверены в имени читателя, укажите его или ее название (например, «Дорогой исполнитель маркетинга»). Если вы не знаете пол читателя, просто укажите свое полное имя и избегайте личного титула (то есть «Дорогой Джейми Смит»). Если вы не знаете пол, имя и название читателя, просто напишите: «Кому это может быть опасно». Оставьте одну строку пустой после приветствия.
Примеры приветствия

• Письмо Пункты

Пункты профессионального письма должны быть относительно краткими.
Первый абзац может включать краткое дружеское открытие и краткое объяснение вашей причины для написания. Второй абзац (и любые последующие абзацы) должен расшириться по вашей причине написания. В последнем абзаце следует изложить вашу причину для написания и, если применимо, указать свой план действий (или попросить читателя принять какое-либо действие).

Закрытие

Когда вы пишете деловое письмо или сообщение по электронной почте, важно закрыть свое письмо профессионально, чтобы вы получили письмо, в полном объеме, хорошо написано и профессионально.
Примеры закрытия

• Подпись

Когда вы отправляете бумажное письмо, завершите письмо своей подписью, рукописной, а затем введите свое имя. Если это письмо, просто укажите свое введенное имя.
Примеры подписи

• Наконец, не забудьте проверить орфографию и исправить свое письмо, прежде чем отправлять его.

Опять попросите члена семьи, друга или коллегу пересмотреть его для вас. Это всегда хорошо, когда другая пара глаз смотрит, потому что трудно поймать наши собственные ошибки.

Формат делового письма

Просмотрите отформатированное деловое письмо с информацией о том, что включать в каждый раздел вашего письма.
Примеры бизнес-писем

Примеры бизнес-писем для различных деловых, профессиональных и связанных с занятостью корреспонденции, включая образцы писем и электронной почты и шаблоны.