Как правильно настроить записи финансового журнала

Двумя методами записи финансовой картины бизнеса являются учет и учет по методу начисления. Предприятия, использующие метод денежных средств, фиксируют расходы и доход, когда деньги выплачиваются или получаются. Кассовый метод более простой из двух; он работает аналогично личной чековой книжке. Метод начисления соответствует доходам и расходам на правильный период, используя записи журнала для записи определенных видов деятельности.

Это дает более точное представление о том, как работает компания, но это также занимает больше времени. Подготовка и публикация записей журнала - это один из видов деятельности, которые должны выполняться при использовании метода начисления. Если записи в журнале пропущены или подготовлены неправильно, точность финансовой отчетности может сильно пострадать.

Типы записей в журнале

Существует множество различных ситуаций, которые могут потребовать корректировки записи журнала. Однако большинство из них можно разделить на одну из шести категорий.
1. Накопленные расходы записывают расходы, которые вы понесли, но за которые вы не заплатили. Примеры начисленных расходов включают:

• Товары или услуги, которые вы получили, но за которые поставщик еще не отправил счет-фактуру
• Счета за коммунальные услуги, такие как электричество, телефон, интернет-сервис или вода
• Налоги или другие годовые платежи
• Расчет заработной платы, если у сотрудников есть часы работы за один период, которые не будут выплачены до следующего периода

• Ожидаемые кредиты, такие как кредит поставщика за возвращенные товары

2. Отсроченные или предоплаченные расходы отражают расходы, которые вы заплатили за услуги, которые еще не были доставлены. Например, компания может выплачивать страховые платежи на своих транспортных средствах на год вперед или перекладывать квартальные лизинговые платежи на их строительство.

3. Корректировка инвентаря является общим типом записи в журнале. Как правило, записи в журнале подготовлены для согласования проданной стоимости товара с количеством проданных единиц за период. Большинство компаний регистрируют все покупки на счету инвентаризации, который отображается в балансовом отчете, а затем они готовят запись в журнале, чтобы перевести стоимость проданных единиц за этот период на счет, который отображается в отчете о прибылях и убытках.
4. Ненужные транзакции отражают деятельность, которая не влияет на денежные средства компании. Примеры этих типов записей в журнале включают амортизацию и амортизацию, резервы, созданные для записи инвентаря, поврежденного на складе, или для распределения затрат между местоположениями или отделами.
5. Начисленные доходы или доходы отражают сделки, по которым вы поставили товары или услуги, но не получили платеж. В большинстве компаний дебиторская задолженность будет отражать основную часть этой категории.Однако начисленные доходы могут также включать другие предметы, такие как проценты, полученные за один период, которые банк не будет размещать до следующего периода.
6. Отложенный доход отражает платежи, по которым работа или товар не были доставлены. Например, клиент может заплатить заранее за заказ, который займет два месяца.

Необходимость корректировки записей в журналах

Основная цель настройки записей журнала - соответствовать доходам и расходам в том периоде, в котором они произошли. Следующие примеры могут помочь продемонстрировать, как этот принцип сопоставления может предоставлять более точные финансовые отчеты.
• Расходы признаются в надлежащий период. Предположим, что компания закупит пятилетний контракт на обслуживание, чтобы покрыть профилактическое обслуживание своей системы отопления. Контракт стоит 5 000 долларов США, который поставщик требует от компании заплатить заранее. По кассовому методу компания будет регистрировать все 5 000 долларов за один период, расходы будут завышены, а прибыль будет занижена. По методу начисления каждый год регистрируется только 1 000 долларов США.
• Доход признается в соответствующий период. Труд, материалы и накладные расходы для предоставления продукта или услуги клиенту соответствуют доходам.

Чтобы проиллюстрировать, предположим, что клиент платит 500 000 долларов США за то, чтобы компания изготовила продукт в соответствии со своими спецификациями. Для выполнения заказа потребуется два года. Компания покупает необходимые материалы, оплачивает своих сотрудников и покрывает коммунальные услуги, компьютерную поддержку и другие расходы. Согласно кассовому методу, компания, по-видимому, получила непредвиденные расходы, когда получила 500 000 долларов США, но в течение двух лет она будет завышать свои расходы, что означает, что компания не зарабатывает столько, сколько она есть, или, возможно, показывает, что компания теряет деньги.

Как сделать запись журнала корректировки

Записи журнала требуют понимания того, как работают системы учета. Они будут всегда влиять как минимум на две учетные записи, а дебетовые и кредитные счета будут равны нулю. Следующие примеры записей в журнале могут быть полезны.
1. Компания получает отгрузку канцелярских товаров в последний день отчетного периода, но счет-фактура поставщика не прибыл. Согласно заказу на поставку, счет-фактура должен составлять 200 долларов США. Запись в журнале будет дебетовать счет за канцелярские принадлежности в размере 200 долларов США и начисленные кредитные расходы за 200 долларов США.
2. Клиент делает покупку в размере 500 долларов США и взимает ее с ее счета. У нее есть 30 дней для оплаты. Запись в журнале будет содержать дебет дебиторской задолженности в размере 500 долларов США и кредит в размере 500 долларов США.
3. Получив от 10 000 штук и разместив на счету инвентаря 100 000 долларов США, компания продает 1 000 единиц за период. Запись в журнале будет заключаться в том, чтобы дебетовать стоимость проданного счета на сумму 1 000 штук, что составляет 10 000 долларов США, а кредитный счет - на сумму 10 000 долларов США.
Одной из областей, которая часто вызывает путаницу при подготовке записей журнала, является то, что на некоторых счетах обычно есть кредитный баланс, а другие обычно имеют дебетовый баланс. Тип учетной записи определяет ее нормальный баланс.
• Активы обычно имеют дебетовые балансы. Активы включают денежные средства, дебиторскую задолженность и инвентарь.
• Контрактные активы - это кредитно-балансовые счета. Примерами контра-активов являются резервы для списания резервов и надбавки за сомнительную дебиторскую задолженность.
• Обязательства обычно имеют кредитный баланс. Обязательства включают начисленные расходы и неоплаченные налоги.
• В счетах по доходам обычно отображаются кредитные сальдо. Доходы включают в себя продажи, проценты и другие доходы.
• Обычно расходы имеют дебетовые балансы. Расходы могут включать в себя себестоимость проданных товаров, заработную плату, операционные расходы и накладные расходы.

Чтобы создать запись в журнале, выполните следующие действия.

1. Подумайте, какие учетные записи должны быть затронуты. Будет не менее двух учетных записей, но запись в журнале может включать гораздо больше.
2. Рассмотрите цель записи в журнале, чтобы определить, какие учетные записи должны быть зачислены и которые должны быть дебетованы. Например, при начислении обязательства учетная запись обязана быть кредитом, поэтому счет-счет или учетные записи должны быть дебетованы.
3. Подготовьте письменную или типизированную запись для записи записи журнала. Убедитесь, что общая сумма всех дебетов равна сумме всех кредитов.
4. Записывайте записи журнала по мере необходимости. Записи журнала должны быть опубликованы до закрытия книг на период или представления финансовых отчетов инвесторам или кредиторам, но также может быть полезно опубликовать их до принятия крупных финансовых решений или обязательств.
Корректировка записей журнала может быть довольно сложной. Первоначально они могут казаться пугающими для тех, кто не занимается бухгалтерской деятельностью. Однако с практикой они становятся намного легче подготовиться и требуют меньше времени для завершения.