Как подготовить W-2 декларации о заработной плате и налоге

Что такое форма W-2?

Форма W-2 включает информацию о заработной плате работника, выплаченную в предыдущем календарном году, и удержание от этой заработной платы, а также информацию о пособиях и другие вычеты из заработной платы.

Когда оформлены формы W-2?

W-2 из-за сотрудников к концу января, за предыдущий календарный год. Если 31 января - выходные или праздничные дни, отчеты должны быть сделаны в следующий рабочий день. Ниже приводятся данные о сроках представления отчетности по налогам начисления заработной платы за текущий год.

Форма W-2 должна быть предоставлена ​​администрацией социального обеспечения к 31 января. После того, как вы предоставили работникам W-2 формы, вы также должны представить эти формы вместе с формой передачи W -3, Администрации социального обеспечения (SSA).

Крайний срок в январе - это попытка сдерживания налогового мошенничества, но это означает, что вы должны предоставить W-2 формы сотрудникам в начале января, чтобы у них была возможность просмотреть их до того, как они будут поданы. Раннее распределение для сотрудников уменьшит ошибки в формах W-2, поэтому вам не нужно записывать исправленные W-2.

Сбор информации для подготовки форм W-2

Информация для этой формы поступает из вашего реестра заработной платы, который показывает годовые итоги для каждого сотрудника по заработной плате и удержанию, а также вычеты для медицинских планов, счетов сберегательных счетов и других предметов.

Вот более подробная информация о необходимой вам информации для подготовки этих форм W-2.

Сложность: Средняя

Требуемое время: В зависимости от количества сотрудников и количества вычетов и дополнительных платежей

Вот как подготовить форму W-2

Информация о работодателе
Для каждого W- 2 вы готовите, вам нужно будет указать информацию о вашей компании: идентификационный номер работодателя (EIN) и имя и адрес работодателя.

Контрольный номер
Возможно, вы захотите добавить внутренний контрольный номер на каждом W-2, если вы платите многим сотрудникам. Вы можете сами создать номер, или ваше программное обеспечение для подготовки зарплаты может сгенерировать этот номер.

Прибыль сотрудников Вам также понадобится

• Общая заработная плата, советы и другая компенсация (вставка 1). Это валовая оплата для всех почасовых и наемных работников.
• Общая сумма удержания (вставка 2)
• Общая заработная плата социального обеспечения (до максимума социального страхования) (вставка 3). Некоторая зарплата не включена в заработную плату социального обеспечения, поэтому вам нужно будет уменьшить количество записей на эти суммы.
• Общий налог на социальное обеспечение, удержанный (вставка 4)
• Общая заработная плата и советы Medicare (так же, как общая заработная плата) (вставка 5)
• Удержанный налог Medicare (вставка 6). Эта сумма включает сумму дополнительного налога Medicare для высокооплачиваемых сотрудников.
• Советы по социальному обеспечению (вставка 7) и выделенные советы (вставка 8)

1. Далее вам понадобится информация о сотрудниках и общая заработная плата и удержание для каждого сотрудника за последний год:

2. Другие платежи. Возможно, вы заплатили авансовые платежи EIC (кредит с заработавшим доходом) (вставка 9) и льготы по уходу за ребенком (вставка 10), выплаченные сотрудникам.

3. Информация об участии в пенсионном плане, Обязательные работники
   На каждом W-2 вы должны установить соответствующий флажок, если сотрудник участвует в пенсионном плане (вставка 13) или неквалифицированный план (вставка 11), если это работник является обязательным сотрудником (вставка 13), или если работник получил страховку от третьих лиц (вставка 13.

4. Вставка 12
   Вставка 12 предназначена для сумм для другой компенсации или отчетности, для ввода в 1-4 ящика Некоторые из наиболее распространенных сведений для Вставки 12:

   • Uncollected Social Security, RRTA (выход на железную дорогу) или налог Medicare, на советы или групповое страхование жизни
   • Факультативные отсрочки до 401 (k), 403 (b), и другие квалифицированные пенсионные планы
   • Не облагаемая налогом оплата
   • Золотые выплаты парашютом
   • Исключительные возмещаемые расходы на переезд
   • Взносы на медицинские сберегательные счета или сберегательные счета для здоровья
   • Варианты акций, не связанные с законом,
   • Назначенные взносы Roth в рамках планов 401 (k) или 403 (b)
   • Стоимость спонсируемого работодателем медицинского обслуживания с использованием кода DD, в соответствии с требованиями отчетности Закона о доступной помощи Вставка 14

5. Записи во вставке 14 предназначены для других вычетов или компенсации, которые должны быть раскрыты сотрудникам для их налоговых деклараций. Например,
   Пенсия после уплаты налогов

   • Автокредиты
   • Специальные налоги для Калифорнии, Нью-Йорка, Нью-Джерси и Вашингтона
   • Благотворительные взносы, удержанные из заработной платы работника
   • Медицинское страхование и льготные вычеты > Единые вычеты (для стоимости униформы)
   • Отчисления по взносам в профсоюзы
   • Нехватка доходов
   • Расходы на транспортные средства, включенные в заработную плату (100% от стоимости аренды транспортного средства, предоставленного работнику и включенного в плату 1)
   • Там также является полем для предметов «Другие - не в списке», которые вы вычитали из сотрудников
   • Государственная и местная информация
   • В этом разделе вы будете вводить информацию о государственной и местной заработной плате и удержании. Enter:

6. Обратите внимание, что в форме есть пространство для двух состояний и двух местностей. Если кто-то работал в более чем двух штатах или населенных пунктах в течение года, используйте второй W-2 для включения дополнительной информации.
   Ваш двухбуквенный код состояния и идентификационный номер государственного налога вашего бизнеса (см. Отдел доходов штата) (вставка 15)

   Государственная заработная плата (вставка 16)

   • Удержанный государственный подоходный налог (вставка 17) < Местная заработная плата, если таковая имеется (вставка 18)
   • Местный подоходный налог удерживается (вставка 19)
   • Название местности (вставка 20)
   • Проверка на точность
   • Проведите время, указав, что предоставленная вами информация для сотрудников (и в конечном итоге для Администрации социального обеспечения и IRS) является точной. Проверьте свои учетные записи реестра заработной платы за год и запустите W-3, чтобы обеспечить точность всей информации, которую вы отправляете.
   • Предварительно отпечатанные формы

7. Если вы печатаете свои собственные формы W-2, вы можете получить их из нескольких источников:
   W-2 - это многочастная форма. Вот страницы этой формы:

8. Веб-сайт заказа IRS (занимает 7-15 дней)
   Онлайн-магазин форм или магазин канцелярских товаров.

   Копия A отправляется в Администрацию социального обеспечения. Копия A обычно печатается в красной форме.

   • Копия 1 предназначена для города, штата или местности
   • Копия B предназначена для подачи федеральной налоговой декларации сотрудника
   • Копия C предназначена для записей сотрудника
   • Копия 2 - это другая копия для другого города, штата , или местонахождение
   • Копия D предназначена для записей работодателя.
   • Печать W-2s
   • Распечатайте формы, проверяя, чтобы они совпадали с предварительно напечатанным форматом, если таковой имеется.
   • Распространение W-2

9. Сотруднику: копии B, C, 1 и 2
   В администрацию социального обеспечения - копия A. SSA требует, чтобы вы отправили копию A из W-2 каждого сотрудника , вместе с формой W-3, к концу февраля.

10. Сохраните копию D для своих записей.

    • Все еще запутался в форме W-2?
    • Ответы на ваши вопросы о форме W-2 2011 года
    • Советы по подготовке формы W-2

11. Идентификационный номер вашего государственного налога с вашего штата НЕ является вашим идентификационным номером государственного налога с продаж. Во многих штатах используется номер федерального налогового идентификатора (EIN) и добавляются цифры до конца. Проконсультируйтесь с государственным отделом о доходах. Доход от налогов.

Доход от вознаграждения сотрудников зависит от налогов на социальное обеспечение и налогов Medicare, включая дополнительный налог Medicare.

1. Вставка 12 - Более 4 предметов
2. Если у вас более 4 предметов для Box 12, вам нужно будет поместить дополнительные предметы на второй W-2. Но не включайте заработную плату работника и удержание на этом дополнительном W-2. Форма W-3,
3. вместе с копией A всех форм W-2 сотрудника, должна быть назначена администрацией социального обеспечения до 31 января. Когда вы закончите W-3, и у вас есть все W-2 формы, отправьте их сотрудникам как можно скорее, чтобы они имели возможность просмотреть формы. Если они находят ошибки, вы можете исправить их до того, как вы отправите консолидированный отчет в SSA к 31 января.
   Отказ от ответственности
4. Информация, представленная в этом «Как», предназначена для общих целей, чтобы помочь вам собрать информацию, которую вы необходимо подготовить и распечатать формы W-2. Он не предназначен для налоговых консультаций и ни в коем случае эта информация не пытается быть всеобъемлющей или не рассказать вам всю информацию, которая должна быть включена в ваши формы W-2. Поговорите со своим налоговым консультантом для получения информации о вашей конкретной ситуации. Вернуться к
5. Отчет о доходах и налогах на конец года