Как обеспечить точность данных в калькуляции затрат

Многие предприятия малого и среднего бизнеса ошибаются в том, что не используют план калькуляции работы или не строят тот, который уязвим для неправильной информации или недостаточности данных. С прочным планом калькуляции затрат легче проанализировать ход выполнения всего проекта, посмотреть на каждый шаг и определить любые области, которые нуждаются в улучшении. Хороший план можно легко избежать. Кроме того, наличие хорошего плана калькуляции работы с мерами по повышению точности данных дает компании преимущество перед конкурентами.

При правильной реализации план калькуляции работы дает следующие преимущества:

• Точная отчетность своевременно.
• Зная, где и как понесены затраты.
• Возможность отслеживать затраты и сравнивать их с бюджетами и проектами работы.
• Способность немедленно вносить изменения, когда они становятся необходимыми.
• База данных информации из прошлых проектов, которая будет использоваться для повышения точности в будущих проектах.
• Возможность контролировать статус задач, участвующих в проекте, и общий проект на высоком уровне.

Планируемое планирование затрат на работу

Хотя бюджет является финансовым основанием любого проекта, он не всегда получает адекватное планирование и мониторинг. Многие небольшие компании устанавливают только сумму в долларах или диапазон для всего проекта. Задачи не могут быть исследованы должным образом, чтобы учитывать возможные расхождения в расходах в отношении оценок.

Кроме того, бюджеты обычно игнорируются по мере продвижения проекта.

Важно следить за бюджетом и регулярно корректировать его. Планируйте это и получите как открытие, так и закрытие бюджета.

Когда бюджет установлен, пришло время предпринять необходимые шаги для обеспечения точности данных. Это несколько лучших практик для реализации плана надежной работы, который позволит сэкономить ошибки и обеспечить правильную запись данных.

1. Отслеживание затрат Тщательно

Одна из самых больших ошибок, допущенных многими небольшими компаниями, не отслеживает данные полностью. Добавьте это к плану, который не построен прочно, и есть рецепт катастрофы. Представьте, что вы закрываете работу, а затем получаете счет от продавца с резкой задержкой. За поздний взнос взимается дополнительная штрафная пошлина, а общая сумма для нерасчетной ошибки достаточна, чтобы сделать заметную вмятину в общей прибыльности проекта.

Разработать систему для регистрации прогнозируемых расходов и обязательно отслеживать их на всех этапах проекта. Должна быть создана система с проверкой данных и стоимостью для каждой фазы крупного проекта. Всегда выдавайте и отслеживайте заказы на поставку для получения четкой картины затрат.

2. Разработка процесса заказа на изменение

Когда задачи начинают перекрываться, а время ограничено, изменения бюджета могут иметь место, но не документироваться.Это может повлиять на результат проекта и его прогнозируемую прибыль. Если в течение всего процесса внесены изменения в бюджет, немедленно зарегистрируйте их.

Это помогает всем вовлеченным сторонам понять фактические затраты на работу и обеспечивает оплату для компании, планирующей проект. Разработать систему документирования и мониторинга заказов изменений для всех вовлеченных сторон.

3. Использовать ежедневные листы времени

Рабочие часы, которые были задокументированы неправильно, поздно или совсем не могут догнать бюджет, когда проект будет выполнен. Представьте, что вы просматриваете часы работы и замечаете, что несколько человек подписались на выполнение заданий, но не записали их часы на этот день, и эта схема происходит несколько раз в течение всего проекта.

Люди могут сразу заняться проектом и забыть документировать свое время. Удостоверьтесь, что каждый человек использует ежедневный листок времени и имеет главный список для менеджера или супервизора, который будет использоваться для проверки ежедневных отчетов. Гораздо лучше документировать время на ежедневной основе, а не еженедельно, ради точности и предотвращения финансовых потерь.

4. Сравнение оценок с фактическими затратами

Многие небольшие компании ошибаются в получении оценок только в начале проекта.

По мере продвижения проекта могут возникнуть проблемы, требующие необходимости корректировки затрат.

Затраты на поставку некоторых предметов могут увеличиваться, и для некоторых проектов может потребоваться больше ресурсов, чем исходная оценка. Эти изменения приводят к более высокой общей стоимости, и это может стать серьезным ущербом, если это будет сюрпризом в конце проекта. Попросите оценщика сделать несколько оценок на протяжении всего срока действия проекта, чтобы убедиться, что прогнозируемые затраты соответствуют фактическим затратам.

5. Мониторинг расходов по всему проекту

Легко упускать из вида изменения затрат, дополнительные расходы и ошибки по мере продвижения проекта. Существуют приложения и программные продукты, которые выдают предупреждения, когда определенные задания еще не выставлены на счет или когда прогнозы затрат начинают падать ниже фактических затрат. Представьте, что вы закончили проект, а затем поняли, что основная работа не была выставлена. Это всего лишь один из многих возможных способов потерять деньги.

Программа отслеживания является ценным активом для любого крупного проекта и может помочь профессионалам внести коррективы, чтобы оставаться в бюджете и идти в ногу с выставлением счетов. Если в программе также есть мобильное приложение, это позволяет легко отслеживать и обновлять расходы или отправлять счета из любого места. Всегда лучше выполнять задачи, когда они приходят на ум, вместо того, чтобы откладывать их до возвращения в офис.

6. Минимизация ошибок ошибок кодирования

Многие компании используют программное обеспечение учета для ввода всех расходов. Использование внешней бухгалтерской службы для обработки отчетов о расходах и всех подробных задач бухгалтерского учета является большой выгодой и самым точным способом отслеживания финансов. Тем не менее, специалисты, которые выполняют эти услуги, должны иметь точные данные для получения оптимальных финансовых результатов.

Во многих случаях работники проекта вводят неправильные коды во внутренние системы отчетности.Когда эти неправильные коды передаются во внешние отделы бухгалтерского учета, они регистрируются неправильно и могут вызвать проблемы. То же самое можно сказать о внутренних отделах учета, но также может стоить компании больше времени и денег, чтобы найти ошибки.

Если система кодирования вызывает проблемы, пришло время переоценить ее и придумать более простую или ясную систему. В качестве альтернативы используйте электронное кодирование с подсказкой для подтверждения для любого кода ввода, который детализирует то, что означает код, и заставляет пользователя подтвердить эту информацию перед отправкой.

7. Знать, кто делает изменения

Каждый профессионал понимает важность подотчетности. Однако даже профессионалы могут не допускать ошибок, если есть возможность сделать это. Когда несколько сторон работают над проектом, важно документировать, кто выполняет задачи, кто вносит изменения в данные, кто изменяет финансовые прогнозы и кто совершает покупки. Это облегчает всем сторонам возможность узнать, с кем связаться по разным вопросам, а также определяет, кто может совершать критические ошибки.

Хотя ошибки могут по-прежнему влиять на результаты проекта, люди, которые их создают, должны быть идентифицированы, чтобы помочь им понять их ошибки и внести необходимые изменения, чтобы предотвратить такие же проблемы в будущем. Хорошим началом является использование программ, требующих от пользователей входа в систему для внесения любых этих жизненно важных изменений.

Точность данных и калькуляция затрат - это групповое усилие

Важнейшим советом, который следует помнить при использовании этих советов по действиям, является поддержка проекта в команде. Каждый должен внести вклад в точность данных для оптимального результата проекта. Определите обязанности каждого отдела или рабочей группы и определите, как эти обязанности и точность данных относятся к общему финансовому успеху проекта.

Сделайте презентацию, в которой описывается, как работают каждая часть команды. Встречайтесь со всеми, прежде чем проект начнет перебирать эти пункты и обеспечить, чтобы каждый понимал их роли и роли других.

Важная часть создания сильной команды и оказания им помощи в обеспечении точности данных при калькуляции затрат требует помощи. Просто сообщая командам об их обязанностях и финансовых прогнозах, они только информируют их. Чтобы чувствовать себя ценными, чтобы лучше понять их роли и активно хотеть участвовать, они должны быть вовлечены.

При встрече со всеми членами команды создайте сеанс «мозгового штурма». Попросите их внести свой вклад и составите план действий, основанный на прозрении и предложениях каждого. Поскольку не все команды, участвующие в проекте, полностью понимают задачи или задачи других команд, это упражнение может пройти долгий путь для устранения возможных препятствий, скрытых затрат и других проблем.

Все эти тщательные шаги повышают точность данных, строят прочный план калькуляции затрат и способствуют успешному общему проекту.