Как создать резервную копию данных (шаги к резервному копированию бизнес-данных)

Защита данных имеет решающее значение для защиты непрерывности вашего бизнеса. Если ваша единственная резервная копия данных находится на компьютере, а жесткий диск терпит неудачу или поврежден при скачке мощности, ваши бизнес-данные исчезли. И наличие бумажных копий бизнес-данных не является адекватной защитой данных; что, если ваши служебные помещения сгорят на земле или испытают сильное наводнение? Еще раз данные, которые вы должны вести в своем бизнесе, могут быть безвозвратно потеряны.

Для обеспечения адекватной защиты данных вам необходимо создать систему резервного копирования данных, которая будет следовать этим трем этапам:

• архивные бизнес-данные регулярно;
• создавать резервные копии данных на надежных носителях;
• сохранять обновленные резервные копии данных в безопасном месте за пределами площадки.

Основным правилом защиты бизнес-данных является то, что если потеря данных будет мешать бизнесу, сделайте резервную копию. Вы можете переустановить программы, если вам нужно, но восстановление данных транзакций или деловой переписки невозможно, если эти файлы потеряны или повреждены без ремонта. В остальной части этой статьи описывается каждый из перечисленных выше шагов, поэтому вы можете создать систему резервного копирования данных, которая эффективно защитит ваши критические бизнес-данные от катастрофы.

1) Архив критических бизнес-данных

Архивирование бизнес-данных - это не просто вопрос ведения домашнего хозяйства; это может быть вопросом выживания вашего бизнеса. Для успешного резервного копирования данных есть два шага для архивирования бизнес-данных;

• определение критических данных, которые необходимо архивировать
• , и использование метода архивации данных в обычном расписании.

Что нужно архивировать в резервной копии данных? Исполняемых программ, таких как программные продукты, не обязательно. Вы не создаете новые версии исполняемых программ и, как я уже сказал, если программа была потеряна или повреждена, вы можете легко ее переустановить.

Однако все файлы, которые вы создали и / или модифицировали, должны быть регулярно скопированы. Для многих предприятий это включает в себя все: от учетных файлов по электронной почте.

Вы можете упростить архивацию резервных копий, сохранив все файлы, которые необходимо будет архивировать на одном диске на вашем компьютере. Например, предположим, что вам необходимо создать резервную копию учетных файлов, текстовых документов, электронных таблиц, фотографий и электронной почты. Включение простого учета, Microsoft Office (включая Outlook) и Paintshop Pro на диске D: / упрощает архивирование всех файлов, которые вы создали или модифицировали с помощью этих программ. Все, что вам нужно сделать, это создать резервную копию диска. Хотя вам не нужно создавать резервные копии исполняемых файлов, это не повредит им, если вы это сделаете.

После того, как вы выбрали критически важные данные для архивирования, просто установить и использовать программу резервного копирования для архивирования ваших бизнес-данных по регулярному расписанию.

Я рекомендую резервировать свои данные в ночное время. Существует множество программ резервного копирования, которые позволяют вам устанавливать расписание, которое будет автоматически архивировать ваши данные. Посмотрите программное обеспечение для резервного копирования, которое зашифровывает и шифрует файлы для экономии места на диске и повышения безопасности данных.

Если возможно, выполните резервное копирование по сети вашего компьютера, сохраняя файлы резервных копий данных на отдельном жестком диске из исходных файлов.

Если это невозможно, потому что у вас есть автономный компьютер, поместите ваши файлы резервного копирования данных в отдельный каталог и увеличьте расписание создания физических резервных копий.

Какая система резервного копирования физических данных лучше всего подходит для защиты данных?

Второй шаг защиты данных - создание резервных копий данных - не один раз, а по регулярному графику. Но прежде чем вы это сделаете, вам нужно знать о различных доступных системах резервного копирования и ограничениях некоторых носителей резервного копирования.

2) Создание резервных копий физических данных

Резервные копии физических данных необходимы из-за возможности сбоя компьютера или повреждения. Даже незначительная авария, такая как пролитие чашки кофе на ваш ноутбук, может уничтожить все ваши данные, если это единственное место, где хранятся ваши данные. Вы должны создавать резервные копии физических данных своих бизнес-данных не реже одного раза в неделю или даже чаще, если ваш бизнес ежедневно генерирует большое количество новых данных.

Существует несколько способов переноса ваших файлов резервных копий на другой носитель, но некоторые системы резервного копирования данных более надежны, чем другие.

Какой носитель резервного копирования вы должны использовать?

Использование USB-накопителей

USB-накопители постоянно расширяются и очень полезны для быстрого резервного копирования данных. Не имея возможности внешних жестких дисков, они имеют быструю скорость передачи данных и очень портативны. Вы можете легко копировать данные на USB-накопитель и снимать его с сайта. Поскольку у них нет движущихся частей, USB-накопители очень надежны.

Использование внешних жестких дисков для резервного копирования данных

Для малых предприятий рекомендуемым методом является покупка и использование внешнего жесткого диска для резервного копирования данных. Внешние жесткие диски недороги по сравнению с системами ленточных накопителей. Они также просты в использовании; просто подключите жесткий диск к USB-порту вашего компьютера. Большинство внешних жестких дисков поставляются с программным обеспечением для резервного копирования.

Использование онлайн-сервисов резервного копирования в качестве резервных копий данных
Использование онлайн-сервисов резервного копирования упрощает резервное копирование ваших данных, что является одной из причин, по которой облачные вычисления идеально подходят для малых предприятий.

Но резервное копирование облачных данных - хорошая идея для вашего малого бизнеса? Есть и недостатки, главные из них - вопрос безопасности. Ваши бизнес-данные чувствительны; вопросы конфиденциальности всегда связаны с данными клиента и интеллектуальной собственностью. Если вы выбрали этот метод, выберите поставщика облачного резервного копирования.

Использование лент в качестве резервных копий данных

Если у вас есть большое количество данных для резервного копирования (или хотите создать и сохранить регулярные полные архивы данных для долговременного хранения), наилучшим вариантом будет резервное копирование на магнитной ленте. Они очень надежны, но значительно дороже других форм резервного копирования.

Использование DVD-дисков в качестве резервных копий данных
Использование DVD-дисков в качестве резервных копий данных больше не является популярным. Пустые DVD-диски недороги, а копирование данных на DVD-диски легко. Тем не менее, DVD-диски имеют низкую емкость и являются самым ненадежным методом для всех методов резервного копирования данных, перечисленных здесь. У кого не было опыта поместить DVD в диск только для того, чтобы обнаружить, что данные нечитабельные и диск «не работает»? DVD-диски имеют ограниченный срок хранения. Я не рекомендую этот метод резервного копирования данных для любого малого бизнеса.

3) Резервное копирование данных вне сайта

Единственными предприятиями, которые должны хранить свои резервные копии данных на месте, являются те, которые имеют огнестойкие, нерушимые сейфы. Инвестирование в ленточный накопитель или внешний жесткий диск и тщательное соблюдение регулярного графика резервного копирования данных не поможет, если все ваши резервные копии данных находятся в одном месте, и это место поражено катастрофой. Вы должны хранить копии своих резервных копий за пределами вашего сайта, если ваши бизнес-данные должны быть действительно безопасными. (Резервное копирование в облаке не полностью устраняет эту проблему, но, безусловно, лучше, чем во многих физических местах.)

Многие компании хранят свои резервные копии данных в блоках безопасности в банках. (Плата за ящик для обеспечения безопасности не облагается налогом, если вам нужен дополнительный стимул.) Некоторые владельцы малого бизнеса хранят несколько резервных копий данных своих записей в домах разных друзей или членов семьи. На самом деле не имеет значения, где вы решили сохранить их, если сайт, который вы выбираете для резервного копирования данных за пределами площадки, является безопасным, и у вас есть регулярный доступ к нему.

Назад или потерять его

Не рискуйте потерять свои бизнес-данные. Лучшей защитой от такой катастрофы является надлежащая защита данных. Создавая резервную систему, которая включает в себя архивирование и резервное копирование ваших бизнес-данных регулярно и должным образом, вы убедитесь, что ваш бизнес сможет выдержать любую бурю, с которой он сталкивается, и продолжать.