Знать, как и почему документировать производительность сотрудника

В мире человеческих ресурсов и занятости документация о производительности сотрудника может сделать или нарушить вашу способность дисциплинировать, прекратить или справедливо продвигать, вознаграждать и признавать сотрудников.

Документация важна для менеджеров и персонала персонала, поскольку вам необходимо предпринять серьезные усилия для записи всех событий в истории занятости ваших сотрудников - как положительных, так и негативных последствий.

Вот почему менеджеры и сотрудники HR хотят тщательно документировать все события.

Почему документ?

• Документация свидетельствует о том, что вопросы производительности обсуждались с сотрудником своевременно и кратко.
• Документация предлагает историю улучшения сотрудника или неспособность улучшить производительность с течением времени. Это хронологическое и точное описание действий сотрудника, действий менеджера и событий по мере их возникновения.
• Документация содержит данные, подтверждающие, что управленческие решения принимают неблагоприятные меры, такие как дисциплина или расторжение с сотрудником.
• Документация предлагает доказательства того, что сотрудник заслуживает доступной рекламы или возможности для других сотрудников, которые также имеют право на участие.
• Документация содержит доказательства для обоснования увеличения заработной платы, снижения или почему работник не получил повышение.
• В случае судебного разбирательства полная и тщательная документация защищает интересы работодателя. Документация может поддерживать действия руководства по прекращению неудачного сотрудника. Это также может доказать, что работник был прекращен по причинам, которые являются законными, в отличие от других, таких как незаконная дискриминация.

Что нужно документировать

Менеджеры должны документировать производительность сотрудников, как положительные вклады, так и неудачи производительности. Им нужно точно документировать, что сделал сотрудник, и сказал и что сделал менеджер, и сказал в ответ во время встречи или беседы.

Вам необходимо задокументировать любые соглашения, заключенные во время разговора, цели, необходимые улучшения и ожидаемые улучшения, а также сроки улучшения.

Документация должна также содержать обязательства, которые менеджер делает для оказания помощи сотруднику.

Как документировать

Документация должна быть написана во время или сразу же после собрания или беседы с сотрудником. Ни в коем случае не пропустите запись беседы в тот день, когда она на самом деле произошла. Ожидание дольше влияет на качество документации, поскольку оно основано на памяти.

Одна из худших ошибок менеджеров заключается в том, чтобы поверить, что они могут восстановить историю консультирования сотрудников по мере необходимости. Ни один человек из HR, который имеет опыт достойной, своевременной документации, никогда не обманывается реконструированной записью.Менеджеры, которые реконструируют из памяти, приносят ненужный и неприемлемый риск для своей компании, потому что составленная история не будет задерживаться в потенциальном судебном процессе.

Вам нужна ваша документация, чтобы выглядеть профессионально, аккуратно и организовано. Напишите документацию, как будто вы рассказываете об истории третьей стороне. Вы никогда не знаете, кто может прочитать вашу документацию в один прекрасный день, поэтому убедитесь, что это отражает ваш профессионализм. (Задняя часть коктейльной салфетки, конверта или липкой заметки не квалифицируется как профессиональная документация.)

Ваша документация должна перейти к новому менеджеру сотрудника, если сотрудник получит новое задание или в вашей организации.

Для вашей памяти и для информирования нового менеджера сотрудника вам необходимо указать имя и название сотрудника, ваше имя и заголовок и полную дату для каждого документа.

Напишите документацию, которая является фактической, справедливой, юридической, объективной, полной и последовательной. Избегайте мнений (Майк неаккурен. Алиса ленив, Том лгал мне.), Зовут, редактирует (Джон - рывок. У Марка есть проблема отношения) и маркировка (Мэри безответственна. Джордж - не команда игрок.).

Избегайте также попытки интерпретировать поведение сотрудника. (Марша не должна любить это задание. Паула, похоже, находится над ее головой.) Сведите к минимуму использование описательных слов, таких как прилагательные и наречия (медленно, неряшливо, несчастливо, капризно, грубо). Укажите конкретное поведение и действия сотрудника, а не ваше мнение или интерпретацию.

В документации требуется точная запись разговора. Придерживайтесь фактов и записывайте только то, что вы сказали, и то, что сказал сотрудник. Убедитесь, что ваша документация недвусмысленна и что факты прямо. (В любой потенциальной юридической ситуации ошибки в любом из документированных событий делают всю документацию подозрительной.)

Наконец, документируйте любые соглашения, обязательства, сроки, необходимые улучшения, контрольные точки и другие детали, которые могут проскользнуть из Память. Убедитесь, что вы установили дату и время для сроков и сроков, чтобы непонимание не произошло.

Знайте свою документационную политику отдела кадров, которая сообщит вам, какая документация нуждается в размещении в файле персонала сотрудника. Любая документация дисциплинарных мер обязательно должна быть включена.

Где хранить документацию сотрудника

Поскольку документация о сотрудниках является конфиденциальной и конфиденциальной для сотрудника, вам необходимо позаботиться о том, чтобы любая документация оставалась конфиденциальной для менеджера, HR и, возможно, следующего менеджера сотрудника. Таким образом, размещение документации на общем компьютере не рекомендуется. Рукописная документация и распечатка документации менеджера лучше всего хранить в заблокированном хранилище.

Если вы будете следовать этим рекомендациям, когда вы перейдете к HR, чтобы обратиться за помощью в дисциплинарную работу, прекратить или перенести сотрудника на работу с лучшим потенциалом, HR поможет вам решить проблему или улучшить ситуацию. Когда HR сообщает вам документы, документы, документы или они не могут вам помочь, вы будете иметь все свои базы.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.