Как разработать политику компании для сотрудников

Определение необходимости политики

Вы хотите иметь необходимые политики и процедуры для обеспечения безопасного, организованного, дружелюбного, расширяющего полномочия, недискриминационного рабочего места. Тем не менее, вы не хотите писать политику для каждого исключения для принятого и ожидаемого поведения. Разработка политики для многих сотрудников не за некоторыми исключениями.

Вы не хотите создавать кластер политик, которые контролируют действия ваших многочисленных сотрудников - когда вам действительно нужно, достаточно политик для контроля действий нескольких.

Следовательно, вы не хотите создавать политики для каждой непредвиденной ситуации, тем самым позволяя очень мало свободы управления для удовлетворения индивидуальных потребностей сотрудников. И наоборот, вы хотите иметь необходимую политику, чтобы сотрудники никогда не чувствовали себя так, как будто они живут в свободной для всех среде фаворитизма и несправедливого обращения.

Если у вас слишком много политик, вы также увеличиваете вероятность того, что ваши менеджеры будут применять их неравномерно и несправедливо. Вы увеличиваете потребность в разработке руководящих принципов и средств коммуникации, чтобы гарантировать, что политика является справедливой, последовательно применяемой и хорошо управляемой.

При разработке новой политики компании вам необходимо достичь здорового баланса. По большей части вам не нужно разрабатывать новую политику компании, если вы обращаетесь к сотрудникам, которые ведут себя так, как это не подходит для вашего рабочего места.

Эти десять шагов помогут вам определить необходимость политики путем распространения и интеграции политики.

Отметьте эти рекомендации, чтобы узнать, нужна ли политика

По каждой из причин, объясняющих, почему политика может быть необходима, приводятся примеры политик, которые могут попадать в эту категорию необходимости в политике. Необходима политика:

• , если действия сотрудников указывают на путаницу в отношении наиболее подходящего способа поведения (коды одежды, электронной почты и интернет-политики, использование смартфона),
• , если необходимо руководствоваться наиболее подходящим способом обработки различные ситуации (стандарты поведения, командировочные расходы, покупка товаров компании),
• , когда это необходимо для защиты компании на законных основаниях (последовательное расследование по обвинению в преследовании, недискриминационном найме и продвижении),
• , чтобы поддерживать компанию в соответствии с правительственной политикой и законами (FMLA, ADA, EEOC, минимальная заработная плата),
• для установления согласованных стандартов, правил и правил работы (прогрессивная дисциплина, правила безопасности, правила нарушения правил курения) и
• и справедливое обращение с работниками (право на получение льгот, оплачиваемый отпуск, помощь в обучении, время потери утраты, обязанность присяжных).

Кроме того, могут быть другие причины, почему вы хотите разработать политику.Помните, однако, что плохое поведение одного сотрудника не должно требовать политики, которая повлияет на всех других сотрудников.

Определите цель политики

После того, как вы определили, что политика необходима, определите цель, которую вы хотите выполнить при написании конкретной политики. Когда это возможно, вы захотите сообщить сотрудникам, почему вы выполняете политику.

Вам нужно достаточно подробностей в политике, чтобы сделать позицию компании понятной, но вы никогда не можете надеяться охватить каждую потенциальную ситуацию, рассматриваемую политикой.

Следовательно, цель с политикой коротка и проста. Признать, что это может оказаться невозможным с политикой в ​​таких областях, как подход компании к закону о семейном медицине и отпусках, дискриминация или расследование жалобы или система прогрессивной дисциплины.

Но, сколько вы действительно можете сказать о вождении во время разговора на смартфоне? Итак, используйте здравый смысл, когда вы определяете результат, который вы хотите от своей политики.

Сбор информации

Этот раздел TheBalance. com предоставляет типовые политики, как и многие другие веб-сайты, хотя другие компании часто взимают плату за свою политику. Даже веб-сайты, которые взимают плату, предоставляют бесплатные образцы, чтобы вы могли проверить их политику.

У вас возникнут проблемы с поиском типовой политики, которая точно подходит для условий вашей компании, языка и культуры. Но, исследуйте онлайн и найдите образцы политики, чтобы обеспечить основу для пересмотра типовых политик, а не для написания политики с нуля.

Вы также можете подписаться на услугу, которая предоставляет образцы, такие как кадровые политики и примеры. Источники внешней политики также представлены в этом каталоге образцов политик. Наконец, Общество управления людскими ресурсами (SHRM) предоставляет образцы политики для членов.

В некоторых случаях вы даже можете поговорить с адвокатом по трудовому праву. Юридические фирмы пишут общие политики для своих клиентов, которые вы также можете настроить для своих нужд. Особенно, когда новый закон проходит или Департамент труда выдает новые правила, ваш адвокат, скорее всего, разработает сопутствующую политику.

Разработка и запись политики

С целями и образцами в руке, напишите политику, используя простые слова и понятия. Говорите напрямую с людьми, которые будут читать, обеспечивать соблюдение и жить политикой.

После каждого абзаца задайте себе вопрос «что, если», чтобы убедиться, что политика охватывает основные принципы и обычные исключения и вопросы.

Не зацикливайтесь на этом, однако; как заявлено, ни одна политика никогда не охватывает все возможные непредвиденные обстоятельства.

Обзор политики

Выберите нескольких сотрудников или даже небольшую группу пилотов, чтобы ознакомиться с политикой и задать любые вопросы, которые могут возникнуть в отношении политики. Этот обзор дает обратную связь, что сотрудники смогут понять и следовать политике.

Перепишите политику на основе обратной связи.

Получить поддержку управления политикой

Ознакомьтесь с политикой с менеджерами, которым необходимо будет провести и ввести в действие политику. Вы захотите получить поддержку и владение политикой.Вы начнете этот процесс гораздо раньше, даже когда вы определили необходимость в политике, но поддержка управления при реализации политики имеет решающее значение.

Получить юридический обзор политики

Если политика имеет юридические последствия, является сугубо по своему характеру, имеет личные последствия для сотрудников (например, процедуры обеспечения безопасности), вы захотите, чтобы ваш адвокат пересмотрел политику, прежде чем распространять политика далее.

Обязательно сообщите своему адвокату, что вы не хотите, чтобы политика была перезаписана в legalese . Вы хотите, чтобы политика была проверена на предмет правовых последствий и соответствующих формулировок.

Реализация политики

В небольших группах, индивидуально или в собрании компании, в зависимости, как правило на противоречивый характер политики и легкость, с которой он будет понят, распространять и анализировать новую политику. Дайте сотрудникам возможность задавать вопросы.

Политика всегда должна состоять из политики на листе бумаги с подписью сотрудника на втором листе.

Сотрудники могут подписывать, что они получили и понимают политику, но сохраняют копию для своих собственных файлов.

Заявление о выписке политики политики

Это пример заявления о подписании для использования:

Я подтверждаю получение и понимание политики (вашей компании). Политика эффективна (дата) до дальнейшего уведомления.

_______________________________________________________

Подпись сотрудника

_______________________________________________________

Имя сотрудника (пожалуйста, печать)

________________________________

Дата

Решите, как вы будете связывать политику в будущем

Включите политику в Справочник вашего сотрудника. Вы также можете захотеть, чтобы политика стала частью вашей новой ориентации сотрудников.

Некоторые компании размещают политики в своей интрасети или в папке политики на общем диске компьютерной сети. Определите, хотите ли вы распространять политику с помощью дополнительных методов.

Вам также захочется архивировать и указывать прежние политики, которые эта политика заменяет. Возможно, вам понадобится их для юридической или другой ссылки в будущем.

Интерпретировать и интегрировать политику

Независимо от того, что вы пишете в политике, ваше более позднее приложение политики и методы работы будут определять реальный смысл политики. Подумайте последовательный и справедливый , поскольку вы интерпретируете политику с течением времени.

Когда вы найдете свои методы, отличные от письменной политики, пришло время просмотреть и переписать политику, и цикл начнется снова.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.