Как проводить эффективные встречи

Вы боитесь присутствовать на еженедельном собрании сотрудников? Вы когда-нибудь сидели там, закручивая ручку и сопротивляясь соблазну заглянуть на свой смартфон, удивляясь, почему на земле вы там, когда у вас есть так много других дел? Или, что еще хуже, вы возглавляете стол, ведущий встречу, поскольку вы наблюдаете чужой интерес? Ты не одинок. Плохо управляемые встречи - это убийца производительности, и они, безусловно, не помогают моральному духу сотрудников.

Попрощайтесь с этими скучными встречами и узнайте, как проводить эффективные встречи, которые оставляют занятых и мотивированных сотрудников.

7 советов для эффективных встреч

Задайте цель собрания

Прежде чем отправлять оповещение о встрече и помещать ее в свой календарь, спросите себя, почему вы хотите провести собрание и определить цель. Является ли это собрание, чтобы привести сотрудников к успеху в изменении управления? Принимаете ли вы решение относительно проекта? Это мозговой штурм для новой бизнес-стратегии? Будьте уверены, что для вашей цели необходимо собрать сотрудников в комнате для личного обсуждения и взаимодействия; если цель собрания - обновление статуса, возможно, отправка электронной почты группы - лучшее использование времени каждого.

Сообщайте цель собрания

При приглашении других на ваше собрание, проясните цель собрания. Это не только поможет вам сосредоточиться, но и позволит сотрудникам присутствовать на собрании, подготовленном либо с документами, либо с мыслями по этому вопросу.

Общение важно для эффективной встречи.

Будьте избирательны относительно Участников

Никто не ценит участие в собрании, которое не связано с ними или их работой. Определите, кто действительно должен быть там и почему. Чей вклад вам нужен? Какие коллеги должны участвовать и, вероятно, будут задавать вопросы по этому вопросу?

Если кто-то находится в вашем списке, который просто нуждается в информировании о том, что обсуждалось, тогда сделайте им одолжение и снимите их с списка. Они могут быть легко обновлены с последующим электронным письмом. Время ценно, и ни один работодатель не хочет отрицательно влиять на производительность, если сотрудники сидят на собраниях, которые не нужны.

Вы должны создать повестку дня встречи

Проведение встречи без установленной повестки дня собрания сродни взлету на парусник и надеется, что ветер приведет вас туда, куда вы хотите отправиться. Вы будете - буквально - потеряны в море. Ваша повестка дня встречи поможет вам добраться до конечного пункта назначения. Включите темы, которые будут обсуждаться, и кто будет рассматривать каждый элемент, если другие участвуют. Посылайте повестку дня участникам заранее, чтобы каждый знал, чего ожидать и готовится.

Придерживайтесь своего плана

Даже самое лучшее запланированное собрание пойдет наперекосяк, если обсуждение будет сорвано и исчезнет по тангенциальным темам. Вот почему большинство встреч не достигают своей цели - они не остаются на ходу. В начале вашей встречи устанавливайте основные правила и заданный промежуток времени для каждого пункта вашей повестки дня, а также общее собрание. Например, «Спасибо, что пришли сегодня. Время каждого человека ценно, и моя цель - сохранить это собрание менее чем за час.

Давайте придерживаться пунктов под рукой и обсудим другие темы на более позднем этапе. «Рейн в любом, кто монополизирует дискуссию или вводит темы, а не на повестку дня.

Keep Them Engaged

Наглядные пособия идут долгий путь, чтобы все сосредоточились на встрече, а не на своих телефонах или часах. Отправьте повестку дня на Smart Board в передней части комнаты. Визуализация проекта на большом экране с использованием компьютера; все, чтобы держать их глаза впереди.

Подведите итоги встречи

Когда-нибудь выходите на встречу и имеете совершенно иное вынос, чем ваш коллега? Удостоверьтесь, что это не происходит с вашей встречей, отправив письмо по электронной почте в течение 24 часов. Включите резюме, выделите ключевые темы, заданные и задайте предельные сроки. Отправляя это своевременно, убедитесь, что участники не направляются в неправильном направлении.