Узнать, как проводить минуты встречи

Протокол встречи - это подробные заметки, которые служат официальным письменным протоколом о встрече или конференции. Лицо, ответственное за сбор, обычно просит одного из участников стремиться к этой задаче. Однажды, кто-то может быть вам! Хотя это не очень трудная работа, это важно. Поскольку протоколы заседаний являются официальными отчетами о том, что выяснилось, требуется точность. Вам нужно будет принять подробные заметки, которые люди должны иметь возможность ссылаться позже, если это необходимо.

Вот несколько указателей, которые помогут вам справиться с этой задачей с утонченностью. Узнайте, что делать до, во время и после встречи.

Перед собранием

• Выберите свой инструмент записи. Первое, что вам нужно сделать, это решить, как вы будете записывать свои заметки. Будете ли вы ходить в старую школу и использовать ручку и бумагу, или вы пойдете по технологии и используете портативный компьютер, планшет или смартфон. Проконсультируйтесь с вашим боссом, чтобы узнать, предпочитает ли он вам использовать конкретный метод. Это маловероятно, но возможно.
• Убедитесь, что ваш инструмент выбора находится в рабочем состоянии и имеет резервную копию на случай неудачи вашего оригинального. Например, если вы принесете ноутбук, у вас есть ручка и бумага. Вы не хотите останавливать встречу, когда вы ищете что-то для записи, если ваш компьютер выйдет из строя.
• Прочитайте повестку дня собрания до начала собрания. Это позволит вам составить схему ваших минут. Оставьте некоторое пространство ниже каждого элемента на нем и напишите свои заметки. Это сделает вашу работу немного легче, если человек, возглавляющий собрание, придерживается повестки дня.

Во время встречи

• Пройдите по экрану посещаемости и убедитесь, что все подписываются. Вам нужно будет включить список всех участников в официальные минуты собрания.
• Убедитесь, что вы знаете, кто все. Таким образом, вы сможете определить, кто говорит и правильно записывает эту информацию.
• Обратите внимание на время начала собрания.
• Не пытайтесь записывать каждый комментарий. Вполне можно включить только основные идеи. Будьте очень осторожны, чтобы не оставлять предметы, с которыми вы не согласны. Ваши предубеждения не должны влиять на вас. Помните, что это официальный аккаунт, а не ваше мнение о том, что произошло!
• Запишите все ходатайства, кто их создал, и результаты голосования, если таковые имеются; вам не нужно записывать, кто приковал движение. Конечно, правила вашей организации могут отличаться, поэтому сначала проверьте их.
• Если голоса по любым ходатайствам или обсуждениям отложены до следующего собрания, отметьте это.
• Запишите время окончания собрания.

После встречи

• Введите минуты как можно скорее после встречи, пока все еще свежо в вашем уме. Если вы обнаружите ошибку в своих заметках или у вас есть вопрос, вы можете быстро ее очистить, поговорив с другими участниками.
• В окончательной копии протокола укажите название организации, название комитета, тип собрания (ежедневный, еженедельный, ежемесячный, годовой или специальный) и его цель.
• Дайте время, начатое и закончившееся.
• Предоставьте список участников и заметку о том, кто запустил собрание. Вы также можете указать здесь, что вы взяли минуты. Включите свое имя в список участников и в скобках после вашего имени скажите, что вы взяли минуты. В качестве альтернативы, в конце документа вы можете подписаться, написав «Соответственно представленный», а затем ваше имя.
• Корректируйте минуты перед отправкой. Спросите кого-то еще, кто присутствовал, чтобы посмотреть на них. Он или она сможет сообщить вам, случайно ли вы что-то вышли.
• Отправьте их лицу, которое запустило собрание, если не указано иное.