12 Простых шагов для планирования Эффективные встречи

Если вы похожи на большинство людей, которых я знаю, мысль о том, чтобы провести день на спинных встречах, вызывает чувство страха. Встречи могут быть скучными, часто ненужными и определенно требуют времени от работы. Но встречи могут быть очень эффективными и результативными, если они планируются правильно.

12 простых шагов для планирования эффективных встреч

Вам действительно нужна встреча?

Сначала решите, действительно ли необходимо планирование встречи.

Зачастую мы считаем, что официальное собрание является наилучшим способом обмена информацией или обсуждения темы. Но если ваши новости могут быть доставлены по электронной почте или по телефону, или просто путем сплочения нескольких человек в вашем офисе в течение 15 минут, пропустите официальное собрание.

Пригласите людей, которые действительно должны быть там

Когда-либо приглашали на собрание и задавались вопросом - на полпути - почему вы там? Не тратьте время на людей, пригласив их на собрание, которое им не нужно посещать. Это не будет эффективной встречей. Должен ли кто-нибудь из бухгалтерского учета присутствовать на собрании, чтобы ответить на вопросы бюджета? Затем пригласите одного человека из бухгалтерии, который подходит для этой задачи.

Если коллега или руководитель должен быть проинформирован о том, что обсуждалось на собрании, вам не нужно приглашать их на фактическое собрание. Просто подготовьте резюме собрания и отправьте его им позже. Они оценят экономию времени и у вас есть уверенность в том, что, поскольку вы пишете информацию в письменной форме, они полностью информированы о дискуссиях.

Отправить напоминания о встрече

Жизнь занята, и календари быстро становятся забронированными с запланированными мероприятиями. Отправляйте напоминание о встрече на следующий день за два дня до вашей встречи. Это подтвердит тех людей, которые ответили, что они будут присутствовать, а также сообщит вам заранее, если графики изменились, а ключевые участники не смогут назначить запланированное время встречи.

Повестка дня

Чтобы спланировать эффективные встречи, вы должны сначала спланировать то, что будет обсуждаться. Какова цель встречи? Чего вы добиваетесь?

Разработать повестку дня встречи досрочно и распространить ее среди участников. Укажите время начала и включите короткий список тем для рассмотрения. Не увязывайте свою встречу с длинной, чрезмерно подробной повесткой дня. Укажите по именам всех лиц, которые будут отвечать за отчетность в определенной области.

Будьте в курсе ожиданий

Когда вы впервые отправляете уведомление о встрече, будьте ясны относительно ее цели и ваших ожиданий. Будет ли собрание проходить вокруг презентации, и участники должны быть готовы сделать заметки? Или это сеанс мозгового штурма, где ожидается, что участники представят идеи и предложения?

В некоторых корпоративных культурах сотрудники собираются только для прослушивания, а затем возвращаются к своим рабочим пространствам. В других компаниях свободно участвуют сотрудники. В современных совместных рабочих местах взаимодействие и обмен идеями не только приветствуются на встречах; это часто цель самой встречи.

Начать время

Если вы являетесь человеком, который обычно появляется на собраниях вовремя, то вы понимаете, как расстраивает его, когда фактическая встреча не проходит в течение 15 минут, когда люди стекаются в комнату.

То, что неизбежно происходит, идет вперед, все знают, что эти встречи никогда не начинаются вовремя, поэтому все начинают появляться поздно.

Соблюдайте свою встречу. Начните быстро в указанное время начала. Закройте дверь и начните. Эти отставшие быстро получают сообщение о том, что они опаздывают, и они должны сделать только одну ошибку.

Держите его короче и просто

Большинство встреч запланированы на час, когда - во многих случаях - достаточно 30 минут или даже 45 минут. Когда выделяется слишком много времени, обычный результат заключается в том, что время тратится впустую. Люди задерживаются после завершения встречи или слишком долго проводят по данному пункту повестки дня. Держите встречи короткими и точными.

Пребывание в теме

Повестка дня сама по себе не будет эффективно выполнять вашу встречу. Придерживайтесь повестки дня и держите дискуссии от блуждания по касательным.

Обращайтесь к любым вопросам вне темы, заявив, что это тема для другой встречи, она будет рассмотрена в частном порядке или тому подобное. Никто не любит беглую встречу, где цель встречи взяла заднее сиденье в другой разговор.

Возьмите небольшие встречи за пределами конференц-зала

Сидя в том же знакомом конференц-зале, собравшемся вокруг того же знакомого стола, это просто знакомое. Чтобы побудить сотрудников к взаимодействию, творческому мышлению и оживленным дискуссиям, подумайте о встрече вне стандартного конференц-зала.

Рассмотрите возможность встречи за столом за пределами, если позволяют место и погода. Попробуйте собраться в общей зоне с диванами и маленькими столами вместо большого конференц-стола и вращающихся стульев.

Не бойтесь брать другой подход

Если подход к встрече не работает, не бойтесь переключать курс. Например, если сеанс мозгового штурма дает тихую комнату с очень небольшим диалогом, измените направление. Будьте гибкими и обращайте внимание на то, как проходит общее собрание.

Использовать технологию

Планировать использование технологии, чтобы поддерживать участие участников. В современном цифровом мире большинство людей привыкли видеть графику или видео, чтобы поддерживать слова, которые они слышат. Обращайтесь к этому мышлению и включите аудиовизуальные средства при планировании своей встречи.

Компьютеры, спроектированные на больших экранах и презентации Smart Board, которые поощряют взаимодействие, являются долгожданным изменением от стандартных длинных презентаций PowerPoint.

Отправить резюме собрания

В течение дня после собрания вышли краткий обзор того, что обсуждалось. Распространяйте это по электронной почте всем присутствующим, тем, кто не смог присутствовать на собрании, и тем, кто должен быть проинформирован.Также включайте любые элементы действия, указав, кто несет ответственность за каждый элемент, а также за установленную дату.