Форма IRS W-9 - Что это такое и как заполнить ее

Форма W-9 - это не то, о чем вам обычно приходится беспокоиться, если вы не являетесь независимым подрядчиком, консультантом или другим самозанятым работником. Вас могут попросить заполнить форму IRS W-9, если вы или ваш бизнес заключили контракт на предоставление услуг другой компании. Затем компания использует предоставленную вами информацию в форме для подготовки формы 1099-MISC, сообщая в Службу внутренних доходов сумму дохода, которую она выплатила вам или вашей компании.

Вы также можете попросить ваш банк или другие финансовые учреждения заполнить форму W-9, чтобы они могли подготовить различные типы 1099 форм для отчета о процентах, дивидендах и других видах дохода заработанные в IRS. Вы можете даже попросить его, когда вы открываете счет.

И, конечно же, если вы или ваша компания оплачиваете независимых подрядчиков или консультантов, вам также придется иметь дело с тонкостями формы W-9. К счастью, они не сложны.

Где получить форму W-9?

В большинстве случаев бизнес или финансовое учреждение предоставит вам пустую форму W-9 и попросит вас ее заполнить. В противном случае, если вы или ваша компания в состоянии предоставить форму W-9 независимым подрядчикам, вы можете загрузить форму с веб-сайта IRS.

Форма заполнения W-9

Завершение формы W-9 довольно просто. Просто укажите свое имя и номер социального страхования. Предприятия должны указать свое имя и идентификационный номер своего работодателя.

Когда вы отправляете форму W-9, вы подтверждаете IRS, что номер налогового идентификатора, который вы предоставляете, является правильным и точным.

Предупреждающие знаки, которые следует учитывать

Форма W-9 является стандартным налоговым документом. Само по себе это не создает много проблем, но есть несколько ситуаций, которые могут намазать красный флаг:

• Вы не знаете человека или бизнес, который просит вас заполнить W-9. Вы всегда должны проявлять осторожность при выдаче конфиденциальной информации, такой как ваше имя, адрес, номер социального страхования или идентификационный номер работодателя. Убедитесь, что вы знаете, кто просит вас заполнить форму, почему они это делают, и как будет использоваться налоговая информация.
• Обязательно отправьте W-9 надежно. Не отправляйте заполненный W-9 в качестве незакрепленного или незашифрованного приложения электронной почты. Используйте безопасный способ доставки, такой как доставка рук, почта или зашифрованное прикрепление файла к электронной почте.
• Спросите, какие типы налоговых документов запросит у вас запросчик. Если вы не знаете, почему вас попросят заполнить W-9, спросите, какие типы налоговых документов вы можете получить, когда информация используется.
• Вместо этого вы ожидали форму W-4. Если вы начинаете новую работу, а ваш новый работодатель вручает вам W-9 для заполнения, спросите, будете ли вы работать независимым подрядчиком или сотрудником.Сотрудники заполняют формы W-4, чтобы установить налоговые удержания. Самозанятые лица не имеют налогов, удержанных из их заработной платы - они несут ответственность за платежи в IRS самостоятельно.

Советы по заполнению формы W-9 Если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью

• Если ваше LLC является собственным отдельным налоговым субъектом, , например, партнерство, C-корпорация или S-корпорация, сообщите название LLC и его идентификационный номер федерального работодателя на форме W-9. Проверьте соответствующую графу налоговой классификации, указав, являетесь ли вы партнером, корпорацией C или S-корпорацией. Do not проверьте коробку с ограниченной ответственностью. Это звучит противоречиво, но это то, что IRS говорит в своих инструкциях.
• Если LLC принадлежит другому LLC, , вы должны проверить коробку с ограниченной ответственностью. Вы также должны указать налоговую классификацию родительского LLC.
• Если LLC принадлежит одному члену , укажите налоговую классификацию владельца.
• Если LLC принадлежит одному члену, который является лицом , IRS указывает, что вы должны указать имя владельца по строке «имя» и имя LLC в строке «название предприятия» , «IRS предпочитает, чтобы вы сообщали номер социального страхования владельца, а не идентификационный номер федерального работодателя LLC.

Советы, если вы подпадаете под обязательное резервирование резервных копий

Вы также должны сертифицировать форму Form W-9, если вы подпадаете под резервное копирование. Это удерживает фиксированную ставку в размере 28 процентов при выплатах, сделанных вам или вашей компании при определенных обстоятельствах.

Существуют две распространенные причины отказа в резервном копировании: ваше имя и SSN не соответствуют отчетам IRS, или у вас есть одна или несколько непогашенных налоговых долгов, и IRS уведомило вас о том, что вы подлежат обязательному резервному удержанию, пока эти налоги не будут выплачиваются в полном объеме.

Большинство налогоплательщиков освобождаются от удержания резервных копий, но если IRS уведомил вас о том, что вы подпадаете под это действие, вы должны вычеркнуть язык в пункте № 2 в области сертификации. В этом разделе говорится:

«2. Я не подкрепляю резервное копирование, потому что: (a) я освобожден от удержания резервных копий или (б) я не был уведомлен Службой внутренних доходов (IRS), которой я являюсь (б) IRS уведомил меня о том, что я больше не подлежал резервному удержанию ».

Ответы на часто задаваемые вопросы

Как часто следует Я обновляю форму W-9?

При изменении вашей информации вы должны отправить новую форму W-9. Заполните новый W-9, если ваше имя, название компании, адрес, номер социального страхования или идентификационный номер работодателя изменились.

Я получил W-9 из маловероятного источника. Что мне делать?

Некоторые люди получили заявки на форму W-9 у помещиков и других людей или предприятий. Форма W-9 используется для официального запроса лицу или бизнесу указать свое имя, адрес и идентификационный номер налогоплательщика, чтобы запрашивающая сторона могла надлежащим образом выдать налоговые документы в IRS.В целом, любой бизнес, который выплачивает вам проценты, дивиденды, вознаграждение, не относящееся к работникам, или другие виды отчетного дохода, вероятно, потребует форму W-9, поэтому маловероятно, что арендодатель попросит вас заполнить ее. Если вы получаете W-9 от маловероятного источника, которого вы не ожидаете, вы будете платить вам деньги по любой причине, спросите, почему это необходимо. Не заполняйте его и не отправляйте, если у вас есть опасения, по крайней мере, не посоветовавшись сначала с налоговым специалистом.

Я получил W-9 у своего работодателя. Что мне делать?

Если вас рассматривают как сотрудника с регулярной зарплатой, и ваш работодатель внезапно просит вас заполнить форму W-9, это означает, что ваш работодатель теперь хочет обращаться с вами как с независимым подрядчиком. Это может быть довольно липкая ситуация. С одной стороны, есть некоторые законные причины, по которым вы можете стать независимым подрядчиком, а не сотрудником. С другой стороны, работодатели иногда сталкиваются с финансовыми трудностями и больше не могут платить половину налогов на заработную плату.

Если вы получаете W-9 от своего работодателя, сначала спросите себя, являетесь ли вы сотрудником или независимым подрядчиком. Если вы считаете, что являетесь сотрудником и не можете достичь консенсуса после разговора с вашим работодателем, вы можете попросить IRS сделать определение вашего статуса работы. Конечно, ваш работодатель может не оценить это, но лучше быть в безопасности, чем сожалеть. Если ваш работодатель реклассифицирует вас как независимого подрядчика, вы становитесь ответственным за выплату своей половины налогов на заработную плату в качестве налога на самозанятость.