Пять советов по повышению уровня исполнительной поддержки вашего проекта

Менеджеры проекта имеют сложную работу. По своей роли они берут на себя ответственность за формирование эффективной команды, которая преследует и преуспевает в новых инициативах. Поскольку проекты охватывают всю работу, проделанную в фирме, включая временные и уникальные инициативы, а также повседневную повседневную деятельность, каждый проект является новым приключением.

Добавьте в реальность, что проекты - это то, как мы внедряем инновации; как мы выполняем стратегию и как мы строим инфраструктуру и возможности нашей организации, очевидно, что старшие руководители должны делать все возможное для поддержки руководителей проектов своей фирмы.

Одним из наиболее важных факторов, способствующих успеху проекта, является наличие эффективного, привлеченного исполнительного спонсора. Эта позиция давно связана с успехом проекта в отраслевых исследованиях, но обзор литературы, описывающей фактические практики спонсорства, предполагает, что нам предстоит пройти долгий путь, чтобы институционализировать присутствие и практику роли спонсора в наших организациях. Уместно немного контекста. Во-первых, давайте рассмотрим основные обязанности спонсора.

Основные обязанности Исполнительного спонсора проекта:

• Возьмите на себя ответственность за результаты проекта. (Этот момент часто описывается как общая ответственность с менеджером проекта.)
• Устав проекта и предоставление полномочий руководителю проекта и членам основной команды.
• Поддержка команды проекта за ресурсы и видимость.
• Обеспечить наличие и поддержку эффективных значений команды, включая отчетность и прозрачность.

• Поддержать команду перед лицом чрезвычайных трудностей.
• Тренер менеджера проекта.
• Защитите команду проекта от организационных помех.

Что происходит, когда исполнительный спонсор выходит из картины:

В отсутствие поддерживающего исполнительного спонсора все вышеперечисленные обязанности относятся к уже перегруженному менеджеру проекта, которому обычно не хватает полосы пропускания и политической поддержки для выполнения этих задач.

Отсутствие эффективного спонсора увеличивает риск проблем с проектом, включая, но не ограничиваясь: неудачу, субоптимальную производительность по сравнению с временем, стоимостью и целевыми показателями качества, а также с большими потрясениями в команде.

Проще говоря, присутствие эффективного исполнительного спонсора является положительным фактором разницы для сложной работы по успешному завершению наших важнейших временных и уникальных инициатив. Учитывая очевидную важность этой роли, было бы разумно предположить, что большинство организаций серьезно относятся к своей работе со спонсорами-исполнителями. К сожалению, немного времени, проведенного в реальном мире, предполагает иное.

Взгляд на то, как наши организации относятся к роли исполнительного спонсора

Будучи директором-инструктором по управлению проектами, мне посчастливилось регулярно узнавать о практике управления проектами работодателей моих студентов в крупной столичной области , От компаний из списка Fortune 100 до небольших, предпринимательских стартапов и некоммерческих организаций представленные организации являются поперечным сечением нашей экономики. Хотя было бы разумно ожидать в эту эпоху, когда практика управления проектами хорошо известна, что большинство фирм будут демонстрировать зрелые практики вокруг роли исполнительного спонсора, в действительности ситуация в точности противоположна .

Несколько неосновных результатов моего ежегодного неофициального опроса студентов МВА о роли исполнительного спонсора в их фирмах:

• В среднем более пятидесяти процентов студентов описывают свою фирму как не имеющую формальных практик вокруг исполнительного спонсорства.
• Немногие фирмы имеют формализованное обучение или стандартизованное описание роли и обязанностей спонсора.
• У меня еще не было одного студенческого отчета о том, что его / ее фирма обеспечивает обучение своих исполнительных спонсоров.
• Существует незначительное согласованное согласие в отношении ответственности спонсора за успех проекта.
• Когда учащиеся общаются с руководителями проектов в своих фирмах по поводу их удовлетворенности работой и поддержкой своих спонсоров, большинство опрошенных выразили разочарование.

Обзор более формализованных опросов отраслевых ассоциаций и частных консалтинговых фирм подтверждает общую обоснованность вклада моих студентов.

И хотя нынешнее состояние практики исполнительного спонсорства может оставлять место для улучшения, руководители проектов не имеют иного выбора, кроме как продолжать продвигать свои инициативы. Тем не менее, есть несколько шагов, которые могут предпринять руководители проектов, чтобы привлечь столь необходимую исполнительную поддержку.

Пять советов для получения поддержки для вашего проекта:

1. Нанять спонсора. Если ваш проект имеет стратегические последствия для вашей фирмы, либо напрямую для клиентов, либо косвенно, обеспечивая более эффективную и эффективную внутреннюю деятельность в поддержку клиентов, вы должны нанять спонсора. Работайте напрямую с вашим отчетом-менеджером или руководителем вашего офиса по управлению проектами, чтобы укрепить важность проекта и обратиться за помощью. Подчеркните роль и обязанности спонсора, как указано выше, и укажите на отраслевые исследования, которые сопоставляют успех проекта и эффективное спонсорство.
2. Обучите своего спонсора. Подчеркните роль как стратегического, а не тактического или номинального. Большинство руководителей приходят на роль спонсора без формального обучения или даже контекста для своих обязанностей. В то время как вы находитесь в несколько неудобной роли обучения исполнительной власти, большинство из этих людей оценят ваш контекст и руководство. Вопросы, связанные с подотчетностью, укреплением ценностей и защитой команды, должны быть в центре вашего внимания при размещении вашего спонсора.
3. Активно задействуйте и привлеките своего спонсора. Лучшие партнеры проекта / исполнительные спонсоры очень интерактивны. Важно, чтобы обе стороны установили четкий протокол связи для обновления деятельности по проекту, а также пометили и ответили на чрезвычайные ситуации. Менеджер проекта должен поощрять исполнительного спонсора периодически посещать статусные или командные встречи, чтобы проявлять неподдельный интерес, а также служить активным болельщиком организации для успеха команды.
4. Обратитесь за помощью к вашему спонсору. Всегда полезно иметь кого-то с большим опытом, чем вы наблюдаете и предлагаете конструктивную и положительную обратную связь и коучинг по вашей работе. Пусть ваш спонсор знает, что вы приветствуете этот ввод в своем драйвере, чтобы улучшить его, и когда он будет получен, примите его изящно.
5. Внимательно используйте спонсора для больших проблем . Соблюдайте осторожность, чтобы не слишком часто рассматривать или относиться к своему спонсору по тактическим вопросам. Самое высокое и самое лучшее использование вашего спонсора - помощь в защите ресурсов; выступая в качестве представителя проектной группы для более широкой группы управления и помогая вам укрепить важные командные ценности. Существует балансирующий акт, который менеджер проекта должен соблюдать при рассмотрении вопроса о привлечении спонсора к работе в команде.

Нижняя линия на данный момент:

Роль исполнительного спонсора - одна из важных частей головоломки для успеха инициатив проекта. Успешные руководители проектов понимают, насколько важна эта роль и работают, чтобы получить исполнительную поддержку на правильном уровне и интенсивности. Если роль спонсора отсутствует или нечеткая, возьмите на себя ответственность за вербовку и обучение своих исполнительных спонсоров, чтобы поддержать вас, вашу команду и вашу фирму за успех.