Советы по обеспечению эффективных встреч, которые дают результаты

Люди проводят столько времени на собраниях, что время встречи с постоянными результатами является приоритетом для успешных организаций. Действия, которые делают встречи успешными, требуют руководства лидера собрания до, во время и после собрания.

Если вы пренебрегаете какой-либо из этих возможностей управления встречами, ваши встречи и команды не будут приносить плоды, которые вы хотите, с момента вашего инвестирования. Возьмите эти двенадцать советов по управлению конференциями, чтобы помочь своим посетителям достичь ожидаемых, позитивных и конструктивных результатов.

Что делать перед совещанием для обеспечения эффективных встреч

Действия перед собранием создают основу для достижения результатов собрания. Вы можете сделать все необходимые последующие действия, но без эффективного плана встречи, чтобы начать, ваши результаты вас разочаруют. Эти советы помогут вам спланировать и реализовать встречу.

Планирование совещания

Эффективные встречи, которые дают результаты, начинаются с планирования собраний. Во-первых, укажите, нужны ли другие сотрудники, чтобы помочь вам спланировать встречу. Затем решите, что вы надеетесь выполнить, проведя собрание. Установите выполнимые цели для вашей встречи.

Цели, которые вы поставили, создадут основу для эффективного плана встречи. Как говорит Стивен Кови в Семь привычек высокоэффективных людей , «Начните с конца». Цель вашего совещания будет определять фокус встречи, повестку дня собрания и участников встречи, которые необходимо выполнить для достижения этой цели.

Убедитесь, что вам нужна встреча

После того, как вы разработали свой план встречи, убедитесь, что собрание является подходящим средством для достижения поставленных целей. Запланировать и провести встречу дорого, когда вы учитываете время присутствия людей, поэтому приложите усилия, чтобы определить, что встреча - лучшая возможность решить проблему, улучшить процесс или сделать текущий план.

Вы можете обнаружить, что вы можете достичь целей встречи с помощью обсуждения по электронной почте или путем распространения и запроса информации через информационный бюллетень компании. Удостоверьтесь, что встреча необходима, а не только удобнее для вас - вы получите лучшие результаты от своих участников собрания, когда вы действительно подберете их потребности.

Обеспечить надлежащее участие на собрании

Если собрание является подходящим средством для достижения ваших целей, проконсультируйтесь с участниками, которые должны присутствовать на собрании, чтобы добиться успеха. Необходимые участники должны быть доступны для участия в собрании.

Отложите встречу, а не проведете встречу без критических сотрудников. Если делегат будет присутствовать на месте ответственного лица, принимающего решения, убедитесь, что назначенный сотрудник имеет полномочия принимать решения или отложить собрание.

Распространять и просматривать предварительную работу перед собранием

Сколько собраний вы посещали, которые начались с фасилитатора собрания, передающего список раздаточных материалов или проецирование слайда Microsoft PowerPoint для обсуждения? Разочарование? Вы делаете ставку. Встреча становится групповым чтением, вряд ли продуктивным для достижения цели.

Когда заявленные цели проведения собрания - это принятие решений и ответы на вопросы, групповое чтение - позорная трата времени людей.

Вы можете делать собрания наиболее результативными и обеспечивать результаты, предоставляя необходимую предварительную работу до фактического собрания. Предоставление предварительной работы, диаграмм, графиков и материалов для чтения за 48 часов до встречи влияет на успех встречи. Чем больше времени подготовки вы выделите, тем лучше подготовленные люди будут для вашей встречи.

Документация, которая поможет вам достичь целей встречи, может включать в себя отчеты; данные, диаграммы и ссылки на конкурентную информацию, продажи с самого начала и планы производства; Слайды Microsoft PowerPoint, которые иллюстрируют ключевые моменты обсуждения; и протоколы совещаний, заметки и последующие действия по сравнению с предыдущими или связанными с ними встречами и проектами.

Предварительная работа, а также просто ссылки для последующего ознакомления с информацией, распределенной своевременно, с серьезным ожиданием того, что участники прочитают предварительную работу перед собранием, поможет вам добиться успеха в вашей встрече.

Во время Совещания по обеспечению эффективных встреч

Эффективное использование времени собрания увеличивает энтузиазм по этой теме. Это порождает приверженность и чувство удовлетворения от участников. Люди чувствуют себя частью чего-то большего, чем их повседневные проблемы. Таким образом, хорошо подготовленное, активное совещание, которое создаст основу для последующих действий, приведет к результатам собрания.

Эффективное упрощение встреч

Лидер встречи устанавливает позитивный, продуктивный тон для взаимодействия между участниками собрания. Эффективное облегчение встреч начинается с обзора целей или ожидаемых результатов и повестки дня. Помощник помогает членам группы оставаться целенаправленными и продуктивными.

Дизайн собрания и повестка дня устанавливают рамки для встречи. Эффективный координатор, который следит за участниками, обеспечивает достижение ожидаемых, желаемых результатов встречи.

Использовать предварительную работу на собрании

Использовать или ссылаться на предварительную работу и другую информацию, представленную до собрания во время собрания. Вы подтверждаете необходимость того, чтобы участники тратили время, необходимое для просмотра материалов, которые являются неотъемлемой частью для достижения желаемых результатов.

Ваши участники подготовят перед началом ваших встреч, и ваши результаты будут свидетельствовать о твердой подготовке и лидерстве. Никто не хочет казаться неподготовленным, незаинтересованным или не способствующим в глазах товарища по команде.

Привлекать каждого участника к действиям

Каждая рабочая группа имеет разные личности, которые появляются на собраниях. У вас есть спокойные коллеги и люди, которые пытаются доминировать на каждой платформе. Независимо от того, помогаете ли вы или принимаете участие в собрании, вам необходимо привлечь каждого участника к достижению целей встречи.

Это гарантирует, что каждый участник инвестируется в тему собрания и в последующие действия. Вы будете добиваться большего результата с целым командой, чем с одним доминирующим персоналом, который пытается подтолкнуть всех остальных на холм.

Создать эффективный план последующих совещаний

Во время встречи вы можете составить план действий с элементами действий. Эффективные планы включают следующее.

• Конкретный элемент действия,
• имя лица, которое обязалось «владеть» выполнением пункта действия,
• срока действия элемента действия и
• соглашение о том, что составляет завершение элемента действия.

Обсудите реальные сценарии и препятствия для успеха, которые могут испытывать члены команды, когда они пытаются выполнить предметы, которые будут давать требуемые результаты. Установите время для следующей встречи, если необходимо, пока участники будут присутствовать.

После Совещания по обеспечению эффективных встреч

Действия и планирование до и во время встречи играют большую роль, помогая вам достичь ожидаемых, позитивных и конструктивных результатов. Ваши действия после собрания так же важны. Последующие действия на следующей запланированной встрече никогда не будут достаточными для обеспечения инвестиций.

Опубликовать минуты собрания

Начните с публикации ваших минут и плана действий в течение 24 часов. Люди будут наиболее эффективно способствовать достижению результатов, если они сразу начнут действовать. У них все еще есть свежая память о встрече, обсуждении и обосновании выбранного направления.

Они остаются в восторге и готовы начать работу. Задержка в распределении минут может повредить ваши результаты, поскольку большинство людей ждут, когда будут появляться протоколы, прежде чем они начнут решать свои обязательства.

Эффективное наблюдение за собранием

Уважение и соблюдение сроков и последующих действий помогут вам достичь результатов ваших встреч. Крайний срок был установлен во время встречи. После собрания каждый человек, у которого есть пункт действия, должен также составить план их личного выполнения своих обязательств.

Описывают ли они шаги в своем планировщике, делегируют задания другому персоналу или просто выполняют задачу, человек несет ответственность за последующее наблюдение.

Итак, планировщик встреч. Вы можете улучшить результаты собраний, следуя каждому человеку, у которого есть элемент действия на середине между встречами. Ваша цель - проверить прогресс и обеспечить выполнение задач. Помните, что то, о чем вы просите, достигнуто.

Ответственность за последующее наблюдение на следующем совещании

Вы когда-нибудь сидели на следующей встрече, состоящей из каждого участника, рассказавшего группе, почему они не смогли выполнить свои обязательства? Результат прискорбный. Установление нормы или обычаев отчетности для результатов начинается в начале цикла вашей встречи.

Последующие действия посредника в середине встречи помогают, но группа должна не выполнять обязательства неприемлемыми. Сообщите о ходе и результатах на следующем совещании и ожидайте, что все будет выполнено.В качестве альтернативы, проверьте прогресс на следующем совещании, и если есть реальный препятствие для прогресса, определите, как действовать.

Подведение итогов процесса собрания для непрерывного совершенствования

Практика разбора каждой встречи является мощным инструментом непрерывного совершенствования. Участники по очереди обсуждают, что было эффективным или неэффективным в текущем процессе собрания. Они также обсуждают прогресс, который, по их мнению, делает группа по теме, на которой проводилась встреча.

Постоянное совершенствование на другом уровне, успешные команды освещают весь свой проект, а также процесс определения того, насколько эффективно им удалось создать результаты. Будущие совещания отражают оценку. Встречи развиваются как еще более эффективный инструмент для создания результатов организации.

Заключение

Результаты достижимы и предсказуемы из хорошо спланированных и реализованных встреч. Следуйте этим двенадцати рекомендациям, чтобы обеспечить, чтобы участники собрания достигли ожидаемых, позитивных и конструктивных результатов с момента их участия в собраниях. Ваша организация вознаградит ваше достижение, и ваши коллеги будут любить вас, когда вы будете использовать эти эффективные советы для встреч.