Видео: Как написать e-mail. 2024
Многие люди, которые отправляют деловую корреспонденцию по электронной почте, не понимают, что существует большая разница между ее использованием для этой цели и для общения с друзьями и семьей. Когда вы отправляете сообщение другу или родственнику, вы можете быть довольно случайным. Вы можете использовать сленг, если хотите, или можете даже придать ему неподходящий язык, если вы знаете, что у получателя не будет проблем с этим. Другими словами, вы можете писать так, как будто вы разговаривали с этим человеком.
Деловая переписка совсем другая. Хороший электронный этикет, фактически деловой этикет в целом, диктует, что вы проводите себя с профессионализмом. Если вы слишком случайны, используйте сленг или неприемлемый язык или отправляйте сообщения с ошибками, это оставляет плохие впечатления получателям вашего сообщения. Вот некоторые основные правила этикета электронной почты.
Mind Your Manners
Даже в мире, где мы, похоже, всегда стремимся сделать все как можно быстрее, чтобы мы могли перейти к следующей задаче, хорошие манеры не вышел из моды. Вы не будете звучать старомодно, если всегда будете использовать слова «пожалуйста» и «спасибо». Ваш получатель оценят вашу вежливость.
Еще один способ показать хорошие манеры - обратиться к людям, которых вы не знаете, или иметь только официальные отношения, по их названию и фамилии, например, г-н Уайт или г-жа Грей. Если получатель вашей электронной почты предпочитает быть вызванным по его или ее имени, он или она, вероятно, исправит вас.
-3 ->Когда ответ на письмо и отправитель исходного сообщения использовали только его или ее имя, вы можете с уверенностью предположить, что использовать имя этого человека также вполне нормально.
Watch Your Tone
Тон - это оратор, или, в случае электронной почты, писателя, способ выразить свое отношение. Это трудно передать в письменной форме, но обычно вы можете достичь правильного тона, перечитывая свое сообщение несколько раз, прежде чем нажимать отправить.
Убедитесь, что вы сталкиваетесь с уважительным, дружелюбным и доступным. Вы не хотите казаться резким или требовательным.
Если вы пишете кому-то, с кем вы общались раньше, начните с чего-то дружелюбного типа «Я надеюсь, что вы в порядке». Авторы электронной почты часто используют смайлики или эможи, чтобы передать особое чувство: счастливое, печальное, смущенное или возбужденное. Используйте здесь хорошее мнение. Если вы часто пишете кому-то и имеете менее формальные отношения с ним, то смайлики и эможи могут быть в порядке. Например, для официальной электронной почты, например, когда вы пишете потенциальному работодателю, придерживайтесь только слов.
Это всегда считается плохим почтовым этикетом, чтобы использовать все буквы верхнего регистра. Похоже, вы кричите. Не используйте все строчные буквы.Некоторые люди говорят, что это будет похоже на то, что вы бормочете.
Будьте краткими
Время каждого очень ценно, и вы должны это уважать. У вашего получателя может быть только мгновение, чтобы прочитать ваше письмо и ответить на него. При составлении сообщения будьте как можно более краткими, сохраняя при этом все соответствующие сведения. Предоставьте столько деталей, сколько вашему читателю нужно будет понять, что вы пытаетесь передать.
Избегайте использования сокращений текста
Как общество, которое тратит много времени на наши текстовые сообщения, мы привыкли использовать аббревиатуры для любого слова длиной два или более букв.
Мы используем U вместо вас, UR вместо вашего, 2 вместо или вместо PLZ вместо просьбы, а вместо спасибо. Это нормально, если ваш получатель - друг. Деловая электронная почта должна быть более формальной. Конечно, обычно используемые сокращения, такие как г-н и г-жа, FYI (для вашей информации), вкл. , и т. д. в порядке.
Использовать профессиональный адрес электронной почты
Всегда используйте адрес электронной почты, присвоенный вашему работодателю для переписки по работе, но не используйте его ни для чего другого. Например, если вы работаете в поисках работы, используйте личную учетную запись электронной почты, но убедитесь, что ваш адрес выглядит профессионально. Подумайте, что он говорит о вас. Вы сексуальный @ isp. com или hotdad @ isp. ком? Может быть. Но вы хотите, чтобы потенциальный работодатель так подумал? Рассмотрите возможность получения адреса, в котором используется ваше первое начальное и фамильное имя или полное имя.
Если вы так привязаны к своему адресу, что вы не хотите его менять, подумайте о добавлении второго для профессионального использования. Если ваш интернет-провайдер (ISP) предоставляет только один адрес, изучите возможность получения бесплатной учетной записи.
Помните, что количество орфографии и грамматики
Всегда тщательно проверяйте электронную почту. Вы хотите быть внимательными к правильному написанию и правильной грамматике. Используйте автоматическую проверку орфографии, если хотите, но будьте осторожны, полагаясь на нее слишком сильно. Если вы используете неправильную орфографию для конкретного использования слова, например, два против или против, это не приведет к вашей ошибке. Не пытайтесь угадать написание слова. Вы должны посмотреть его в бесплатном онлайн-словаре.
Хорошая грамматика важна. Вы можете использовать сокращения, когда хотите передать более разговорный тон. Никогда не используйте сленг или какой-либо оскорбительный язык.
Бизнес Email Этикет
Электронная почта стала предпочтительным вариантом для всех деловых коммуникаций, и эта тенденция продолжает расти.
Как выбрать аксессуары для вашей деловой одежды
Аксессуары - важная часть создавая успешный бизнес-образ. Женщины должны использовать их в качестве инструментов, чтобы произвести хорошее впечатление.
Email Этикет Советы для соискателей
Вот информация о том, что включать в свои поисковые запросы, как для форматирования электронной почты и для того, чтобы убедиться, что ваши сообщения электронной почты открыты и прочитаны.