Easy Home Business Filing Systems

Даже в этом цифровом мире удивительно, сколько бумаги может заработать домашний бизнес. Кроме того, есть так много, чтобы отслеживать в домашнем бизнесе, от ваших финансовых счетов, маркетинговых стратегий, проектов, клиентов и т. Д. Крайне важно разработать организационные системы на раннем этапе вашего бизнеса, чтобы гарантировать, что вы сможете найти то, что вам нужно, когда вам это нужно.

Что вам нужно сохранить и организовать

В определенной степени предметы, которые вам понадобятся для разработки системы подачи заявок, будут во многом зависеть от вашего бизнеса.

Например, если вы продаете материальный продукт, вам понадобится то, что отслеживает ваш инвентарь. Однако здесь приведен общий список предметов, которые вам нужно отслеживать в своем домашнем бизнесе:

• Бизнес и маркетинговые планы.
• Юридические документы (например, документация по LLC, бизнес-лицензия и регистрация интеллектуальной собственности, контракты)
• Контакты (профессиональные, клиенты, поставщики, поставщики услуг и т. Д.)
• Финансовая информация (отчеты о прибылях и убытках, кредиторская задолженность / дебиторская задолженность)
• Налоги
• Бизнес-расходы (поступления)
• Проекты

Наряду с этим списком вы захотите добавить элементы, характерные для вашей компании.

Системы для организации домашнего бизнеса

Коэффициенты - вы будете использовать различные методы для хранения и обработки ваших документов и другой важной информации. Ключевым фактором является выбор метода, который наилучшим образом подходит для вас. У каждого есть разные способы мышления и организации. Например, для некоторых людей имеет смысл организовывать файлы в алфавитном порядке, но для других им легче организовать по дате.

Если вы не знаете, что будет лучше для вас, попробуйте один, и если вы будете бороться за его поддержание, примите другую систему.

Вот три способа организации ваших файлов и информации:

Простая система подачи писем:

Для небольших предприятий, которые не создают слишком много документов, система связывания является хорошим выбором.

Он также идеален для людей, которым нравится иметь все в одном месте или кому нужна их информация для мобильных устройств. В связующей системе используется большое три связующего кольца, протекторы листов и разделители разделов. Используйте разделители разделов для организации ваших бизнес-категорий, таких как отложенные ордера, завершенные заказы, мастер-копии различных форм … и т. Д. Оттуда вы начнете собирать файлы в защитниках листа.

После того, как связующее вещество заполнится - в конце недели, месяца или трех месяцев - это будет время для очистки. Вы просто перенесите файлы заказов клиентов и другие исторические записи в традиционную систему подачи, которая точно отражает организацию вашего связующего.

Традиционная система подачи:

Традиционные системы подачи заявок используют шкаф для хранения документов, висячие файлы и папки для манилин. Почти каждый бизнес в конечном итоге нуждается в таком типе подачи, поскольку их бизнес растет.Слишком много документов, созданных с течением времени, чтобы их не было. И так как налоговые записи необходимо сохранить в течение семи лет, вам нужно место для хранения всех этих записей. Традиционные системы подачи документов идеально подходят для товаров, которые необходимо хранить, но не регулярно доступны, например, налоги за предыдущий год и лицензию на бизнес. Вот несколько советов, чтобы получить традиционную систему подачи документов с земли и успешно:

• Подумайте о том, какой тип системы вы фактически будете использовать. Вы можете сходить с ума, покупая прохладные канцелярские принадлежности и разрабатывая самую сложную и красочную систему подачи в мире, но если это не соответствует вашему стилю работы, это будет пустой тратой времени и денег на настройку.
• Создайте систему для управления бумагой, которая позволяет наименьшее количество «касаний». Вы хотите избежать создания груды бумаги и много раз иметь дело с каждой частью. Вместо этого, работайте над тем, чтобы принять решение о том, где должен стоять лист бумаги, когда вы прикоснетесь к нему.
• Отложите время для подачи. Легко избежать этой задачи, как чума, но она необходима и поможет вашему бизнесу работать намного плавно. В частности, квитанции и другие предметы, используемые в налоговое время, сохраняя этот материал, упрощают подачу ваших налогов.

Электронная система подачи:

Цифровой мир не полностью устранил необходимость хранения бумаги, но он значительно облегчил хранение информации. Цифровые системы могут создавать, отправлять и обрабатывать счета-фактуры, а также отслеживать ваши домашние финансы, а затем импортироваться в налоговое программное обеспечение для электронной подачи. Вы можете сканировать квитанции и хранить их в файле на вашем компьютере (хотя вам, вероятно, следует сохранить и бумажную версию). Электронные системы могут хранить ваших клиентов, информацию о клиентах и ​​потенциальных клиентах в системе управления взаимоотношениями с клиентами, чтобы обеспечить легкий доступ, электронную почту, биллинг и многое другое. Онлайн-системы могут использоваться для сохранения ваших идей, помощи в управлении проектами, организации информации или исследований.

Но, как и бумажные файловые системы, ваша цифровая система регистрации должна иметь организационную структуру, используя папки и файлы, хранящиеся на вашем компьютере, или в облаке. Для простого управления используйте одну и ту же структуру и имена файлов в вашей цифровой системе, как и в вашей бумажной системе.

Чтобы защитить ваши цифровые файлы, выполните резервное копирование их на отдельный жесткий диск или в онлайн-систему хранения.

Комбинация всех выше

Скорее всего, вам нужно будет использовать более одной системы для управления всеми данными и материалами, необходимыми для хранения в вашей компании. Сначала вам нужно решить, что лучше всего подходит для вас, а затем реализовать его. Например, у вас может быть связующая система, которая поможет вам организовать ежедневное управление вашим бизнесом, например, ваше расписание, маркетинг и копии ваших форм. Ваша традиционная система может хранить все ваши долгосрочные документы, такие как налоги, разрешения на выдачу лицензий и бизнес-лицензии прошлых лет, а также регистрацию интеллектуальной собственности. Вы можете использовать цифровую систему для хранения ваших идей, таких как Evernote и отслеживать проекты.

С другой стороны, вы можете быть как можно более цифровыми, используя онлайн-список дел и календарь, сканирование всех поступлений на ваш компьютер и использование программного обеспечения или онлайн-сервисов для всех остальных ваших потребностей в управлении бизнесом. Тем не менее, вы все равно хотите, чтобы система управляла бумагой, которая генерируется. Ключом является найти систему, в которой вы легко сможете найти нужную вам информацию, когда она вам понадобится.

Обновлен сентябрь 2016 Лесли Труэкс