Что такое корпоративная книга записей? - Определение

Что такое корпоративные записи?

Корпоративные записи - это те записи, которые американская корпорация должна сохранить, чтобы показать, что она функционирует в соответствии с требованиями Службы внутренних доходов и законов государства, в котором эта компания включена (сформирована как корпоративный бизнес).

Почему необходимы корпоративные записи?

Корпоративные записи необходимы, чтобы показать, что корпорация функционирует должным образом в соответствии с требованиями Службы внутренних доходов, чтобы показать, что корпорация является отдельным лицом и поддерживает корпоративный щит от ответственности.

Что такое книга корпоративных записей?

У некоторых корпораций есть корпоративная запись «Книга», которая включает все необходимые документы. В других случаях корпоративные записи хранятся в сети или в файловом кабинете. Записи должны быть в одном месте и доступны, если Служба внутренних доходов проверяет вашу корпорацию.

Вы также можете хранить свои корпоративные записи «в облаке», но эти записи могут включать конфиденциальную информацию и проприетарные процессы, поэтому убедитесь, что ваш сервер защищен. Сьюзан Уорд, специалист по малым бизнес-канадцам, имеет отличную статью об управлении документами, которая может помочь вам в этом проекте.

Как создаются корпоративные записи? Кто хранит корпоративные рекорды?

Корпоративные отчеты создаются советом директоров вашей корпорации. Совет создает такие документы, как учредительные документы вашей корпорации и годовые отчеты. Совет также создает и редактирует документы, такие как движения и минуты в ходе заседаний совета директоров.

Корпоративный секретарь обычно предназначен для хранения всех корпоративных записей. Конечно, все записи должны быть подписаны, и любые предпринятые действия должны иметь документацию. Если у корпорации есть акции, корпоративный секретарь (обычно офис этого лица) отслеживает записи о долевом участии.

Корпоративный секретарь также призывает крен на каждом заседании правления, отмечая, какие члены совета присутствуют и отсутствуют.

Ведение протокола о решениях Совета директоров

Корпоративные советы утверждают общую политику и резолюции (решения), и они не участвуют в повседневном принятии решений о бизнесе. Одним из наиболее важных видов деятельности корпоративного совета является принятие резолюций. Резолюции - это в основном документы, которые записывают решения совета. Корпоративные решения могут приниматься по многим вопросам, в том числе:

• Записи крупных сделок корпорации
• Одобрения договоров
• Отчеты о продаже или покупке недвижимости (земли и здания)
• Наем или увольнения большое количество сотрудников
• Расширение на новый рынок или новое место

Все эти решения и многое другое должны быть записаны.

Какие еще записи должны быть включены?

• Ваши уставы и любые статьи, вносящие изменения в этот документ. Эти статьи подаются в ваше состояние, но вам все равно нужна копия оригинала и все изменения.
• Корпоративный Устав. Устав является руководящим принципом, регулирующим работу совета директоров корпорации. В устав включены обязанности офицера, информация о годовом собрании и порядок правления и голоса.
• Протокол всех собраний акционеров и директоров, включая годовое собрание
• Годовые отчеты
• Фондовый регистр для отслеживания операций с акциями и владения акциями.
• Решения о корпоративном бизнесе и налоге
• Решения о найме и назначении
• Резолюции по урегулированию конфликтов интересов
• Резолюции по кредитам и корпорациям
• Решения в отношении вознаграждений работникам и пенсионных планов
• Решения о выплате дивидендов

Следуйте государственному закону при формировании совета и ведении записей

По мере формирования своей корпорации вам необходимо будет проверить свое состояние, чтобы убедиться, что вы выполняете государственные инструкции по организации и управлению вашей корпорацией. Все штаты имеют конкретные правила, регулирующие корпорации. Проконсультируйтесь с государственным секретарем штата или с вашим адвокатом для получения дополнительной информации.

Вернуться к Контрольный список запуска корпорации