Общие ошибки при заполнении формы W-2

Общие ошибки при заполнении формы W-2

Предусмотрено предупреждение. Прежде чем отправлять формы W-2 сотрудникам и хранить эти формы в Администрации социального обеспечения (вместе с формой передачи W-3), просмотрите эти распространенные ошибки, чтобы избежать проблем.

Подача форм W-2 в конце

Начиная с налогового года 2016 года, срок подачи заявок на формы W-2 (и 1099 форм) был перенесен на 31 января. Таким образом, ваши формы W-2 2017 для сотрудников должны быть отправлен в Администрацию социального обеспечения не позднее 31 января 2018 года.

Есть штрафы за позднюю регистрацию. Подробнее о новых сроках для форм W-2 и 1099.

Использование формы W-2 неправильного года

Используйте форму W-2 в течение года, когда доход облагался налогом, а не год, в который вы подаете форму. Например, для заработной платы работника в 2015 году используйте форму W-2 2016; эта форма будет предоставлена ​​сотрудникам и подана в Администрацию социального обеспечения в 2017 году.

Отсутствие сроков подачи заявок. Вы должны предоставить формы W-2 сотрудникам не позднее конца января, и вы должны отправить эти формы в Администрацию социального обеспечения не позднее конца февраля. Сроки изменяются каждый год в зависимости от того, когда дата падает на календарь. Если крайний срок находится в выходные или праздничные дни, дата переносится на следующий рабочий день. Ниже приведены точные сроки для налогов на фонд заработной платы на конец года за текущий год.

Не использовать одобренную форму W-2

Вы не можете загрузить форму W-2, скопировать и использовать ее.

Красный на A - специальная чернила. Вы должны получить одобренные формы, от компании по поставкам офиса, IRS или от компании-производителя программного обеспечения. Узнайте больше о том, где вы можете получить утвержденные формы W-2.

Неспособность прекратить удержание социального страхования

Удержание социального обеспечения должно быть прекращено в размере максимальной налогооблагаемой заработной платы социального страхования за каждый год.

(Это максимальное изменение в большинстве лет, чтобы отразить стоимость жизни.) Хотя это не является особой ошибкой W-2, это является обычным явлением и заставит вас перечитывать заработную плату социального обеспечения для сотрудника. Затем вы должны вернуть избыток работнику и исправить как W-2, так и форму 941, ежеквартальный отчет о заработной плате и налоге для любых кварталов, которые отражают избыток. Например, если сотрудник достиг максимума для удержания социального обеспечения в сентябре, вы должны изменить форму 941 за третий квартал.

Отправка форм W-2 в IRS

Формы социального обеспечения должны быть предоставлены сотрудникам к концу января и поданы в Администрацию социального обеспечения к концу февраля вместе с формой передачи W-3, которая накапливает всю информацию со всех W-2.

Неспособность получить отказ от IRS для не E-fling

Работодатели, подающие заявки на участие в 250 или более формах W-2, должны получить отказ, если они не хотят использовать электронный файл.Подробнее о том, как получить отказ от подачи форм W-2 в электронном виде (PDF).

Выполнение этих ошибок общей формы на форме W-2

Наиболее распространенные ошибки формы в формах W-2 включают в себя:

• Неспособность включить десятичные числа и центы в количествах
• Невозможность использования черных чернил (создание записей слишком светлый)
• Сделать записи слишком большими или слишком маленькими. IRS предлагает использовать 12 пт. Курьерский шрифт шрифта для печати W-2.
• Неверное имя сотрудника. Первое имя сотрудника и средний начальный номер идут в первом поле, фамилия сотрудника входит во второй блок, и любой суффикс (например, «младший») отправляется в третий ящик.

Использование финансового программного обеспечения поможет вам избежать многих из этих ошибок в формах W-2, особенно ошибок формы, и ваше программное обеспечение может предупредить вас, когда вы достигнете максимальной суммы заработной платы социального обеспечения. Ознакомьтесь с этой статьей, посвященной программам бухгалтерского учета 2012 года Розмари Пивлер, «Руководство по бизнес-финансам», в которой основное внимание уделяется программам, которые включают функции расчета заработной платы.

Как исправить форму W-2

Вы должны предоставить форму W-2 каждому сотруднику к концу января каждого года (за предыдущий календарный год), но вам не нужно представлять эти формы до Администрации социального обеспечения (SSA) до конца февраля. Эта задержка обеспечивает время для исправления ошибок.

Если вы можете исправить ошибку до подачи в SSA, просто сделайте исправление и отправьте исправленную форму.

Если вы обнаружили ошибку после того, как вы подали заявку на SSA, вы должны отправить исправленный W-2 вместе с исправленной формой передачи W-3c).

Подробнее о том, как внести поправки в форму W-2, читайте более подробно после того, как вы отправили ее в Управление социального обеспечения.